事业单位档案工作现存问题与改进措施

郭玉桃

（山西省大同市平城区图书馆，山西 大同 037046）

对于事业单位而言，档案工作是非常重要的，从档案资料的收集、整理、保存、利用等，都要认真对待，细致整理，科学保管，有效利用，这样才能为开展各项工作提供更好的参考和指导作用。事业单位的档案管理工作，对事业单位的长远发展是十分重要的。但是，当前的事业单位档案管理工作存在着重视程度不够，管理过程混乱等一些问题。如何有效进行档案管理、档案利用是事业单位在管理过程中亟待解决的问题。

1 档案管理过程中存在的问题

1）对档案管理工作不够重视。由于大多数的事业单位属于特殊性质的单位，其开展的工作不仅关系到国计民生，同时也对人们的日常生活有着十分重要的影响。而事业单位的档案工作中大多是对各种重要文件进行的详细记录。一旦档案管理发生差错，就可能会导致档案无法及时有效地为相关部门领导进行决策提供所需的相关资料，进而影响事业单位的正常工作，也对服务对象产生不良的干扰。然而，由于档案工作的质量无法直接影响到事业单位的经济效益，因此，部分事业单位的领导和工作人员对档案整理工作还没有足够的重视。在他们看来，只要有一个管理员来保证文件不发生丢失损坏，就没有必要增加资金投入来提高档案管理工作的效率。

2）档案管理制度不完善。在当前的环境下，大多数的事业单位内部其档案管理系统还不完善，只是简单的几个互动程序，而且大部分都是直接从网上下载的，没有针对自己单位情况，这就与事业单位内部开展档案管理工作的实际需求缺乏必要的联系，因此，导致档案管理制度不真正发挥其开展制度保障的基础性作用，起到的是事倍功半的效果。此外，由于大多数事业单位对于档案管理的保存以及使用都缺乏具体详细的规定，导致档案管理不能充分发挥及时性、有效性以及完整性，难以达到档案管理的高标准化，这就会影响档案工作的正常开展。

3）档案服务能功能不强。当前，受传统对于档案管理不重视等观念的影响，部分档案管理的工作员对自己的业务内容认识不足，导致档案人员的服务能力较差，对于单位的档案服务功能无法充分体现。他们一般会认为所谓的档案管理工作就是将相关档案存放在合适的位置，只要确保档案的完整性和安全性即可，就不用考虑其他问题了。还有，档案管理工作中还存在一些重存轻用等问题，即使许多档案多年堆积他们也不加以整理，导致无法充分发挥档案的价值。另外，由于事业单位进行档案管理的方式相对落后，一般都是采用手工的方式进行档案整理以及查阅，这就使得档案的利用效率非常低，需要用时，档案管理人员就很难及时、准确地找到相关档案资料。而这对于事业单位内部充分提高档案的利用是十分不利的。

4）档案工作电子信息化程度较低。由于电子信息技术水平的不断进步，互联网信息技术已经应用在我国经济生活的各个领域。而如果事业单位在档案管理的工作过程中能够提高信息化的使用程度，不但可以促进档案管理者提高档案管理的工作效率，还能够帮助事业单位更加便捷地运用档案中的各种资源，从而为事业单位更长远的发展奠定坚实的基础。但是，当前我国事业单位内部的档案管理工作中信息化应用水平还很低。大多数档案记录都是以纸张的形式保存的。而且公共事业单位内部没有档案查阅的电子检索系统，导致档案查阅效率很低。此外，由于对电子档案的缺乏，使得远处的档案查询工作无法通过互联网找到所需的数据和信息。

2 完善事业单位的档案管理工作及改进措施

1）提高对档案管理工作的重视程度。为了提高事业单位内部的档案管理水平，部门领导必须重视档案管理工作。主要从以下三个方面开展：（1）部门领导要认真学习档案管理工作的法律法规，明确开展档案管理工作在事业单位发展过程中的重要性，确保进行的档案管理工作能够满足国家有关部门的要求，让档案管理工作为事业单位的政策运行和发展不断服务。（2）部门领导应积极学习档案管理有关的知识，理解档案的重要性。而且，在事业单位内部，还要积极宣传档案管理工作的重要性，不断提高档案管理工作人员以及其他工作人员对开展档案管理工作的认知，让他们在日常工作的过程中能够更积极地促进档案管理工作的开展，确保档案管理工作高效地完成。（3）要想全面提高事业单位内部的工作人员对档案管理工作的重视程度，事业单位内部应制定与档案管理工作结合的绩效奖励政策，对能够积极开展档案管理工作的基层员工进行适当的奖励，从而提高档案管理人员的积极性，不断提高档案管理工作的效率和质量。另一方面要提升档案管理人员综合素质，针对管理人员进行定期培训，丰富他们的专业知识，致使在档案管理工作过程中拥有敏锐的信息意识，并且进一步解决实际问题，做好本职工作，推进档案管理的发展。

2）创新管理理念和管理措施。事业单位内部要做好档案管理工作，必须紧跟时代发展，不断提高本部门的档案管理理念。而针对事业单位当前档案管理工作服务程度较低的现状，在事业单位内部，部门领导应让基层员工树立明确的服务意识。而且档案管理人员也应该明白，进行档案管理工作的最终目的是让档案在需要的时候用在需要它产生服务价值的人地方。因此，档案不能总是处于保存状态，这样就能充分发挥档案的信息价值作用。事业单位应遵循“方便高效”的原则，不断创新档案的整体归档系统，真正实现对于档案信息的分类存储以及快速查阅档案信息的目标。

3）建立完善的法律法规。随着信息化的不断进步和的发展，我们迎来了数据信息时代。在当前的背景下，档案相关方面的法律法规还是做到不是很完善，应该针对档案管理工作颁布相对应的法律法规，从而来提升档案管理工作的规范性。另一方面利用电子信息的科技时代普及力度解决当前的实际问题。

4）提高档案管理人员素质。加强档案工作队伍建设，选择责任心强、政治可靠的人员从事档案管理工作，加强档案知识、法律法规的培训，激发工作热情，提高档案业务水平，树立服务意识，培养认真负责的态度和无私奉献的精神，充分发挥他们的积极性和创造性。档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案工作人员。作为档案工作人员，要注重自身专业水平的提高，通过自学、参加培训等方式，熟悉档案工作的各个环节和基本要求，努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，提高档案工作质量。积极探索新的管理模式，使档案工作更加科学化、实用化。

3 结语

随着社会的经济发展以及科技进步，事业单位的档案管理工作也进入了一个新的高速发展阶段。当前的事业单位要想充分发挥档案信息的价值，就必须紧跟时代潮流，运用先进的管理手段，切实提高档案管理工作的效率。因此，必须不断改进管理，提高档案管理的效率，引进先进技术以及设备，培养高素质的档案管理人才，强化管理人员的安全意识，适应相应的法律法规，以此来推动档案管理的发展，从而更好地为国家的政治、经济、文化、民生服务。