精细化思维在文书档案管理工作中的应用路径

郑晓娟

（内蒙古赤峰市红山区政府棚户区改造管理办公室，内蒙古 赤峰 024000）

1 精细化思维在文书档案管理工作中应用的必要性

1）提升文书档案工作实效的必然要求。新时期，必须要从精细化的角度开展文书档案工作，全面提升档案工作人员的精细化意识和能力，实现“文书档案工作促业务、促发展、促升级”的良好局面[1]。除此之外，抓牢抓实文书档案工作，减少工作中存在的纰漏，能够有效保障文书档案资料的完整性、系统性、规范性，打破传统、单一的文书档案思维模式以及管理模式，全面发挥文书档案的价值。

2）减少文书档案工作成本的内在要求。信息化社会，信息资料的价值不言而喻。许多信息资料已经成为单位“智库”“知识库”建设中重要的凭证。在这种环境下，单位愈发重视信息资料收集，使得文书信息资料的数量不断增加，档案工作难度和压力也随之增加。因此，必须要将管理学中精细化的管理理念应用到文书工作中，确保文书档案装订、排列、编号、编目、装盒、排架等各个环节规范有序，缩减不必要的工作流程，减少文书档案工作所消耗的人、财、物。

2 文书档案管理工作中常见的问题

1）文书档案数字化转型慢。实践中，部分单位对信息技术的应用能力不足，难以发挥信息技术在数据处理、数据管理、数据应用中的作用，文书档案精细化水平不高。一是基础设施配套不到位，典型表现在：计算机性能单一，处理文件速率缓慢；电子扫描设备缺失，难以对纸质档案进行扫描；档案管理系统功能单一，缺乏数字著录、自动同步上传、深度检索、文件共享等功能；微缩相机缺失，缺乏对纸质图片类文书资料进行清晰化处理；文件压缩软件缺失，难以节约文书档案存储空间。二是部分单位协同办公系统与文书档案管理系统未有效对接，许多文书资料仍然需要人工传输后才能够接收并归档，不利于档案资源共享[2]。三是文书档案数据库建设滞后，影响文书档案编研效率，不利于后期对文书档案资源进行系统化、全局化处理。

2）文书档案的完整性待提升。从现有实践来看，部分单位文书档案资料仍然存在归档不全、收集不完整、卷宗质量差等问题。一是尚未从制度上明确文书档案的资料收集范围和内容，导致档案工作人员在工作过程中未能及时、规范、科学、高效地将相关资料进行立卷和归档，加之后期资料补充工作难度大，影响了文书档案工作的整体质量。二是文书档案资料形成部门与档案管理部门之间的协调、沟通、合作力度不足，导致文书档案在传输、更新、归档方面存在不流畅的问题[3]。三是文书档案工作的整体质量不高，档案工作出现管理空白，容易产生责任不明、资料丢失、资料损毁等问题，影响了文书档案工作的整体形象。

3）文书档案工作制度缺失。文书档案作为重要的行政类档案资料，在单位决策研究、政策拟定、重大事项讨论中都发挥着重要的作用。然而，由于实践中部分单位忽视文书档案工作制度建设，导致文书档案难以在单位管理活动中发挥出应有的价值[4]。一方面，制度内容单一，与时代发展背景、单位实际需求、精细化管理要求不相适应。另一方面，文书档案绩效考核制度以及责任落实制度不完善，难以实现“被动管理”向“主动管理”的转型。

3 精细化思维在文书档案管理工作中的应用路径

1）加快文书档案数字化转型，实现技术赋能目标。信息技术正在给档案事业带来巨大变革，大数据、智能分析、云计算等工具使得单位文书档案工作更为高效便捷。为此，单位必须要探索建立文书档案数字化平台，不断提升文书档案管理的精细化水平。一是要加快基础设施配套工作，营造数字化、电子化的管理环境。要购置并更新计算机，确保计算机能够高效处理各类文书档案；配备相应的电子扫描设备，对既往存量纸质档案进行数字化扫描，并继续下一步的数字著录工作，便于统一管理；完善档案管理系统功能，结合单位文书档案工作需求进行系统采购以及升级工作；配备微缩相机，对图片类纸质文书资料进行清晰处理；引进文书压缩系统，将系统中的大型文件压缩成KB级别的文件。二是要打通协同办公系统、文书档案管理系统之间的数据链，实现文书档案资料一站式同步、更新、传输、共享的目标，节约处理成本，提升工作效能。三是要加快文书档案数据库建设，进一步细化文书档案的分类，形成政策类、法律法规类、公文类以及其他类别的子数据库，记录每一份文书档案资源的数据，并形成数据目录，便于后期编研、检索以及开发利用。

2）树立精细化理念，强化文书档案立卷归档工作。作为文书档案工作的前置环节，立卷归档的效率和质量都会影响档案工作的整体质量。为此，必须要树立精细化理念，做好前期的文书资料收集、归档工作。一是要从制度层面明确文书档案资料收集的范围、内容，按照“应收尽收，及时归档”的原则开展工作，进一步保证文书档案系统、完整、连贯。二是要加快统筹协调，完善组织领导，厘清文书档案管理部门与资料形成部门之间的权责。各个文书资料形成部门应当设置1-2名兼职档案员，以季度、半年度、年度为单位，定期将相关的文书资料送交文书档案管理部门，形成相互配合、齐抓共同、统筹兼顾的精细化工作格局。三是要从制度层面严格立卷归档的格式、标准以及流程，确保编号、编码、著录、装订等各项工作规范有序，减少立卷归档过程中存在的纰漏，全面提升文书档案工作质量。

3）完善文书档案工作制度，为文书档案精细化建设提供制度支撑。单位要立足于精细化管理要求以及单位实际需求，在结合《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》《机关档案管理规定》《机关档案工作条例》等文件的基础上，制定符合本单位实际情况的工作制度，坚持用制度管人、管事，确保文书档案工作有据可依。除此之外，要进一步从责任落实制度、绩效考核制度等角度开展文书档案工作，将文书档案是否完整、准确、系统以及文书档案服务工作是否优良作为考核的重要指标，全面强化档案工作人员的责任意识。

4 结束语

文书档案作为保存、记录单位重要业务工作的重要信息载体，具有一定的社会价值、文化价值以及经济价值。新时期，要将文书档案精细化建设工作作为基础性工作来抓，持续发力，全面提升工作质量。具体而言，一是要加快文书档案数字化转型，实现技术赋能目标；二是要树立精细化理念，强化文书档案立卷归档工作；三是要完善文书档案工作制度，为文书档案精细化建设提供制度支撑。总之，只有真正以“精细化”为趋向，将精细化理念应用到文书档案工作中，才能不断应用新思维解决文书档案工作中存在的难题，才能真正重塑并创新文书档案工作的各项内容。