机关事业单位档案管理信息化建设途径分析

李 叶 左洪波

（法库县产业转型升级促进中心，辽宁 沈阳 110400）

档案管理工作是机关事业单位日常管理工作的重要内容，对整合其各项内部资料，提升工作效率有极大的意义。当下，我国已经进入信息化时代，在信息化时代里，我国机关事业单位在档案管理信息化建设中依旧存在着一定的不足之处，如重视度不足、缺乏专业人才等。本文分析了当下机关事业单位档案管理信息化现状，针对其中存在的问题提出相关改革策略，以期为今后的档案管理工作提供意见和建议，更好提升档案管理效率，促进机关事业单位长远发展。

1 机关事业单位在档案管理信息化建设中存在的问题

1.1 重视程度不足

档案工作因不直接产生经济效益，使得相关单位负责人对其重视程度不足，当下是市场化时代，绝大多数单位的工作重心都在提升经济效益上，忽略了档案管理工作的重要意义，对档案管理重要性认识不足，对档案管理信息化建设投入资金也不足，使得档案管理在信息化建设中缺乏相关设备和设施，更缺乏相关管理制度来保障，一定程度上阻碍了机关事业单位档案信息化建设的正常发展，更对机关事业单位的长远发展起到一定阻碍[1]。

1.2 缺乏专业人才队伍

在部分机关事业单位中，档案部门因不直接产生经济效益使得负责人重视程度不足，不注重引入专业档案管理人员，档案部门通常变成养老部门，工作人员年龄普遍较大，专业知识不足，对计算机操作不熟练，信息化建设意识不足。且由于单位的不重视，导致工作人员在工作时积极性不强，不重视信息化建设，一定程度上也影响了机关事业单位的档案管理信息化建设工作的正常开展。

1.3 信息化程度不足

档案管理工作有极大的专业性和严谨性，需及时加强信息化建设来提升管理效率，保证相关数据的精确性。部分机关事业单位不重视信息化的重要性，没有加大资金投入力度搭建信息数字化平台，相关人员对提升自身计算机操作能力并不重视，对于信息安全的认识程度也不足，极大的阻碍了机关事业单位档案信息化建设的开展[2]。

2 加强机关事业单位在档案管理信息化建设的相关策略

2.1 加大重视程度

在新形势下，事业单位需认清档案管理的重要性，提升对档案管理的重视程度，加大力度推进档案管理信息化建设进程。机关事业单位需完善档案管理信息化工作各项所需，给予档案部门一定的决策权，避免档案部门沦为养老部门。更要加大对专业人才的重视程度，提升薪酬福利待遇，拓宽招聘渠道，招聘专业档案管理人员，提升档案管理部门总体人员专业水平。对已有的档案管理工作人员，需加大培训力度，培训内容需包括档案管理的专业知识及计算机操作知识，更要注重提升工作人员的道德素养，培养其责任感及对工作的使命感和认同感，树立起正确的价值观，使其更好地为档案管理事业而服务。

在提升重视程度的同时，更要加大资金投入力度，根据档案管理信息化建设的需求购置所需的各项设备设施，如计算机、打印机和扫描仪等，大力保障机关事业单位档案管理信息化建设的顺利开展[3]。

2.2 建立健全各项管理制度

在推动档案管理信息化建设的过程中，需建立健全各项管理制度，才能保证信息化建设的顺利开展。机关事业单位需立足于自身实际情况和今后发展方向，对已有的档案管理制度进行完善，更要建立顺应时代发展潮流的档案管理制度，如各类信息化机制等，来指导和规范档案管理人员各项工作内容和工作标准，避免误操作带来的损失。更要完善责任机制，将档案管理工作落实到个人，确保档案管理人员能够明确自身工作职责和工作标准，提升工作水平，更好的保证档案管理信息化建设的不断推行。

2.3 提升信息化程度

在机关单位档案管理信息化的建设过程中，需认识到档案的隐私性，加大对档案信息安全的重视程度，提升信息安全性。首先，需提升档案管理人员的专业水平和道德素养，增强其保密意识，敦促其在工作中端正工作态度，杜绝故意泄漏档案信息现象。另一方面，在推动信息化建设中，需引入信息加密技术，在管理系统中做好各项加密手段，如访问权限和身份识别、人脸识别等，更应注重网络安全，在系统中设置各类防火墙，安装杀毒软件，并随时对其进行升级和更新，来提升其预防能力。对于一些机密性较强的机关单位，更应按照保密要求中各项规定，对各类文件进行专业整理和归档，确保其安全性。在档案室中设置专门储存位置，并配备各类档案管理基础设施，如档案柜、红外监控、除湿器和消防基础设施，更大程度上提升档案的安全性[4]。

2.4 推动纸质档案和电子档案融合

在当下，计算机技术不断发展，信息化已经深入各个领域。在机关事业单位的档案管理信息化建设中，需认清电子档案和纸质档案的优点和局限性，在提升对电子档案重视程度的同时，更要注重电子档案和纸质档案的互相融合，提升档案管理水平。纸质档案是传统机关事业单位档案管理的主要手段，使用简单，且信息直接明了，方便检索。但纸质档案也有一定的局限性，如对场地要求较高，工作耗时长，且损失不可逆等。电子档案优点众多，例如可保存多种类型的档案内容，如音频视频图片等，且占据空间小，传输速度快等。但电子档案也有其自身的局限性，如对档案管理人员计算机水平要求较高等。因此，机关事业单位在开展档案信息化建设中，可将二者有机融合在一起。在具体操作中，可在管理中引入双轨制的概念，同时实施纸质档案和电子档案共存，将纸质档案作为正本，电子档案作为备份副本，提升档案管理效率的同时也极大地提升档案检索效率，更对档案的存储及管理起到了极大地保障作用。

3 结语

在信息化时代中，各个领域应顺应时代潮流，积极引入信息化技术，搭建数字平台，来提升工作效率。在机关事业单位中，更应认识到档案管理信息化建设的重要性，积极引入计算机技术，搭建符合自身发展的系统平台，保证档案管理的顺利开展；更要提升管理人员的专业水平，创新服务最佳模式，来保障事业单位总体管理水平的不断提升，实现事业单位的可持续发展。