加强疾控中心档案管理的建议

黄海金

（海南省海口市疾病预防控制中心，海南 海口 571100）

疾病预防控制中心的档案是我国进行疾病分析、预防的重要信息来源。其所涉及的档案不仅种类相当多，而且内容十分广泛，所使用的周期也比较长。通过对档案管理工作的完善，可以很大程度上提高整体档案的利用效率，对于疾病预防控制中心开展各项工作都有着良好的推动作用。本文就疾控中心档案管理作一粗浅探讨，谈一些自己的见解，愿与同行一起切磋。

1 档案管理存在的主要问题分析

1）缺乏新时期信息技术的掌握。伴随着信息时代的到来，信息技术开始为各行各业形成了良好的推动力，其本身在档案管理当中也有着相当高的适用性。但是疾控中心的档案管理，并没有过多地运用信息技术，导致实际的功能发挥存在相当多的问题，无论是系统的功能，还是档案管理的形式，都有待于得到实时的提高。一部分档案管理人员甚至依旧习惯于传统的纸质档案管理，缺乏对新时期信息技术的综合应用和掌握，因而难以实现良好的管理效用。

2）档案管理意识十分匮乏。疾病预防控制中心的档案管理工作，不仅要求档案管理人员需要保持较高的工作积极性，还需要有良好的业务技术，能够认真仔细地做好每一项档案管理工作。疾病预防控制中心本身能够为广大群众提供良好的卫生防疫服务，但对于这项服务的效益提升，疾病预防控制中心往往并没有过多地关注档案管理。

2 加强疾控中心档案管理的建议

1）为领导决策提供准确的信息。在传统档案管理模式下，文件和信息查找费时费力，大量信息闲置在文件柜中，严重影响了信息利用。随着计算机网络技术的发展，档案管理实现信息化，建立档案信息统一的管理平台，将档案检索查询系统安装到各个科室客户端，工作人员通过赋权申请即可通过计算机查看资料并下载打印。同时，各科室产生的档案材料也可通过客户端即时上传到档案管理中心，方便档案员的收集汇编、浏览和存取，大大提高了档案原件的利用率以及信息服务的时效性，实现档案信息资源共享。作为疾控部门，在应对公共卫生突发事件时，能否迅速通过网络平台，及时有效地完成各科室之间信息共享，提供高效率的信息传输、处理，实现多项任务，为领导决策提供准确的信息，直接关系到人民群众的生命健康。档案信息化打破了传统档案管理的种种局限，尤其在信息资源共享等方面具有明显优势。

2）为社会发展提供服务。利用现代计算机技术、网络技术和信息技术处理、管理、开发和提供档案资料的文件，以便为社会发展提供服务。由于疾病控制工作的特殊性，每天都有大量的档案，如传染病报告管理信息、免疫预防数据、慢性病管理信息、健康教育资料、图像资料和各级管理文件等。档案资料是制定决策和合理规划的重要参考依据。当前，疾病预防工作发展日新月异，新形势下更好地提高疾控档案管理工作水平及利用率，更好地为上层决策服务，最终要通过档案管理信息化来解决。通过构建档案管理信息化管理，使疾病控制档案信息资源管理逐步摆脱传统的手工处理方式，实现档案管理信息化，从而达到实现文件信息资源的有效开发利用和信息资源的共享。档案管理信息特点之一是信息技术在档案信息系统集成上的应用，有序分类，便于查询，开发和应用档案识别的分类、编目、排序、检索、归档等高效管理提高管理效率。第二个特点是规范信息流通档案的使用，最终实现无纸化管理，促进管理创新。

3）同步规划、同步发展。档案管理信息化在日常工作中已经有不同程度的实施，但仍存在档案信息化建设意识薄弱、信息化建设不完善、电子文档保密性不强等问题。在档案信息管理方面，还没有形成共识，没有建立相应的档案数据库，缺乏对档案信息巨大价值的认识。档案信息化建设也普遍停留在简单的输入、查询和利用水平上，很难满足更多用户的档案信息需求，信息安全存在巨大风险。从领导到员工的思想观念、工作方式和工作条件都有不同程度的不足，不能满足疾病控制和社会发展的需要。要及时转变思想观念，把档案管理纳入疾控工作发展和管理的重要日程来抓，与其他各项工作建设同步规划、同步发展。

4）查阅利用电脑。日常工作中产生的大量有价值的档案材料，档案实行信息化管理后，通过计算机直接进行收集、分类和利用，大大提高了工作效率，降低了保管成本。记录形式更具有直观性和选择性，档案的存储和管理方面也更经济。实现信息化后资料查阅可直接利用电脑，免去了库房翻找的繁琐，延长档案的使用寿命。传统档案管理检索方式当面对综合档案复杂的数据信息时就显得力不从心。对档案资料进行信息化处理后，以电子目录和电子文档方式归档，管理手段和检索工具方便快捷、手段多样，电子信息查询系统更加科学完善，工作效率显著提升。电子文件的内容属性和目录属性同时合并存在，调阅文件保证了较高的查全率和査准率，而且检索范围广、速度快，档案的应用程度和应用范围明显拓展。

5）电子档案采用联机备份、脱机备份和异地备份。电子档案信息安全是信息化建设的前提条件。要确保电子档案利用安全。加强安全教育，全面提升档案管理人员思想认识和风险防范意识，明确责任，建立健全管理制度。严格执行访问用户权限设置、分配和身份认证制度，全程实时监控每份档案的浏览、查询、使用情况，确保安全访问、下载、复制及打印。

6）掌握计算机应用技术、网络技术及数据库技术。现代档案管理人员是档案信息管理的保证，档案信息技术建设涉及强大的技术，需要既掌握档案管理知识，又熟练掌握计算机和网络技术的复合型人才。档案管理人员只有按照时代发展的需要，具备扎实的管理知识和优秀的专业技能，才能胜任档案信息工作。因此，要重视加强档案工作者的培养，采取多种措施，实现计算机应用技术、网络技术、数据库技术等基础课程的多元化和数字化，提高档案作业人员掌握和运用现代技术技能。

7）提高综合素质。加强对疾控档案管理工作人员的素质培养是十分重要的，这不但关系到档案管理工作的正常高效完成，也关系到疾控事业的健康发展。疾控中心首先要加强对工作人员的管理工作指导，可以通过制定专门的考核制度来进行培训。建立起档案管理人员的任免制度、再教育制度等等来提高工作人员的责任意识和危机感。提高工作人员的综合素质最重要的一点就是要激发他们的工作热情，提高他们自觉学习进步的意识。努力提高档案管理队伍的综合实力，可以通过开展讲座、会议等方式的培训来提高他们的专业知识、信息化水平管理能力。

3 结语

随着健康中国战略的全面推进以及信息化技术应用的加快，公共卫生事业特别是疾病预防控制工作越来越受到公众关注，抓好档案信息化建设至关重要。面对新常态，疾控中心要加强档案信息化基础设施的投入，提升档案信息化管 理水平，发挥专业人才优势，全面推动疾控中心档案信息化建设创新发展，为健康中国发展助力护航。我国疾控事业发展好了，才能更好地为人民的健康服务。