城建档案管理与开发利用应对措施

陆建华

（海南省儋州市城建档案馆，海南 儋州 571799）

城建档案记述和反映城市规划、建设、管理工作的真实面貌和历史过程。一个建设项目一般都要经过前期论证、考察洽谈、工程设计、工程施工、设备安装调试、生产准备、竣工投产等工作主要阶段。从项目前期工作到竣工投产的全过程，每一个环节都有大量的文件、资料、图纸等。这些文件资料构成了城市建设管理的重要内容。它不仅是城市建设各个阶段工作成果的重要记载，而且是工作、实施的重要依据。离开这些文件、资料，项目就无法顺利地实施，建成投产后的评估及其修缮、改扩建等也无法进行。因此，国家历来十分重视城建档案管理，把它作为考核建设单位管理工作的一项重要指标，作为固定资产管理不可缺少的内容。本文就城建档案管理与开发利用阐述一管之见。

1 重要意义

结合当前城市建设实际以及成熟的城市建设经验，在城市规划和建设之前，需要对城建档案进行详细的分类归纳和整理，掌握城市建设情况以及建筑物的建设年代和类型等基本信息，并以此为依据进行城市规划，提高城市规划的准确性和科学性。通过对城建档案的管理和开发形成有效思路，对整个城市建设和城市规划能够起到积极作用。从目前的城建档案管理来看，城建档案涵盖了城市建设中每一个建筑物的基本信息和建设规划等内容，信息量很大，涵盖整个城市的建设内容，对城市建设的推进及城市的规划和开发有着重要的作用。做好城建档案的管理与开发利用，不但可为城市建设提供基本的信息支持，同时也能保证城市建设在规划质量、建设措施、建设方案的制定方面准确有效。因此，城建档案的管理与开发利用对城市建设和规划有着直接的推动和促进作用。

2 面临的问题

1）重视程度不足。城建档案管理部门对档案管理没有十分重视，对档案管理所具有的优势也并不了解，使得城建档案管理的价值没有更好地体现出来，很多时候对档案管理的执行力度不够，重视程度不足。

2）缺乏现代化的档案管理设备。城建部门并不重视档案管理方面的工作，投入的基础设施与经费往往不足，在进行档案管理的过程中，相关设备比较简陋，缺乏现代化的档案管理设备，没有充分认识到城建档案的重要性，导致档案整理工作规范性明显弱化，这些均给档案管理工作增加困难。

3 应对措施

1）城建档案在城市建设中是不可或缺的。一项工程建设覆盖辖区内所有新建、改建、扩建的建设工程，流程覆盖从立项到竣工验收。城建档案利用工作是在《中华人民共和国档案法》和《城市建设档案管理规定》的指导和规范下展开的，依法为利用者提供服务是城建档案馆的义务，依法利用档案是前来查档者的权利，而维护档案的完整与安全是每个公民的义务。这就在《中华人民共和国档案法》的基础上，形成一个规定细化，可操作性强且完善的城建档案利用制度，加深标准化建设，规范办事流程。通过规范和标准，以地级市为辐射点在行政区域内推行统一的城建档案利用制度，减轻社会需求对城建档案馆的压力。城建档案馆的馆藏数量在城镇化进程快速推进中不断增长，城建档案资源系统化、数字化水平日益提升，城建档案的合理利用在城市建设管理过程中是不可或缺的。合法性和合理性兼具的城建档案利用制度是实现城建档案利用精准化服务的必要依据。

2）做好利用服务的基础建设。在保证电子档案的可靠性、真实性、可读性和安全性的基础上，打造一个成熟的城建档案接收管理模式，加强纸质档案和电子档案同步管理，减轻城建档案接收过程中的重复劳动，做好利用服务的基础建设，使城建档案利用更加智能高效。系统、成熟的建设工程文件归档管理是城建档案利用精准化服务的基础。就实际工作来说，城建档案的利用需求以近几年的建设项目居多，数字化扫描的速度跟不上新项目进馆的数目，各地城建档案馆除了纸质档案接收和保管之外，为保障利用的高效便捷，需加快对电子档案的接收管理。

3）服务社会化、精准化。城建档案数字管理系统是实现城建档案利用精准化服务的重要组成部分。城建档案利用模式的重心已经从实体纸质档案转向电子扫描档案，纸质档案不太需要频繁调卷复印，而是转为电子件提取打印或者处理拷贝。这就需要城建档案管理部门深入建设和完善软硬件技术，在做好基础的馆藏城建档案数字化处理工作的同时，积极推进以图查档系统的运维和利用。依托城建档案数字管理系统和政务服务平台，可建立区域性城建档案信息共享平台，实现足不出户实时自助查询，做到城建档案利用服务社会化、精准化。

4）建立明确的建档标准和管理规划。通过建档标准和管理标准的制定，能够为整个城建档案的管理体系建立提供基本的支持，使城建档案在管理中无论是在管理效果还是在管理水平上都能够获得提高。基于城建档案管理的难度以及实际情况，在城建档案管理工作开展过程中，既要明确档案管理的目标和开发利用的目的，同时还要根据城建档案的现有管理实际进行管理模式和管理方法的创新，其中应当建立明确的建档标准和管理规则，对整个管理工作的细节做出明确的规定，保证城建档案在建档、归档、整理以及利用过程中有标准规范作为指导，提高城建档案管理的整体水平。通过建档标准和管理标准的建立，也能够解决城建档案管理中无制度可依靠的问题，为城建档案的管理和利用指明了方向、夯实了基础。

5）做好信息挖掘与综合利用。在档案信息的利用过程当中，能够提高信息调用的时效性，保证信息在较短的时间内完成调用，并且对信息当中所蕴含其他有价值的信息进行有效地呈现。在这一过程中可以适当运用档案查询方法和电子档案的转化方式，使整个城建档案能够在信息挖掘和综合利用方面有好的表现，满足城建档案的管理和开发利用，提高档案资料的开发利用价值，切实解决城建档案管理开发利用中速度慢的问题。在城建档案管理中，做好信息的挖掘与综合利用十分重要。既要对城建档案中的重要信息进行登记和记录，同时也要对城建档案中有价值的信息线索进行整理，并采用专门的档案管理方式予以归档管理，实现城建档案信息的快速收集、快速整理和快速查找。

6）对档案管理人员素质获得更多的提升。城建档案管理部门必须要大力提升对档案管理工作人员的培训力度，尽量提高档案管理人员的业务素质，要能够让档案管理工作人员获得更加专业的理论培训，同时也应该选用更加专业的工作人员来进行档案管理的业务，要对已有的档案管理人员进行全面的提升，通过一些培训手段促使计算机技能以及档案管理的相关专业技能可以获得很好的提高，从而帮助员工的综合素养获得更多的提升。

4 结语

城建档案是城市建设主管部门进行规划编制、审批、实施等管理工作的主要凭证与依据，在城市建设工作中尤为重要。城建档案是留下施工依据的重要手段，对施工项目的顺利竣工验收都会起到一定的借鉴作用。城建档案是城市建设的历史记录，也是评定工程质量等级的重要依据，它还作为重要的信息资源直接服务于城市建设和经济建设。