浅析人事考试机构考试档案管理工作的思考与建议

龙 祯

（襄阳市人事考试院，湖北 襄阳 441000）

人事考试机构考试档案管理是一个相对重要的环节，因其可以提升考试工作水平或质量，特别是对社会考试而言，又显得尤为重要。因为它是对历年来考试而形成的一个真实记录，是对历年考试真题、文件、资料或成绩内容的归档整理。这对考试工作管理，具有非常重要的作用。

1 人事考试机构考试档案管理的作用

1.1 为掌握或研究考试标准提供相应的依据

研究或分析考试档案能保证相应的考试标准或质量，通过分析历年考试命题，能较好了解相应考试命题规律，解析考生试卷答题情况，可分析比较考试在答题过程中容易出现的易错点，也能分析比较考试命题的相对简单之处，以此判断考生存在学习知识的问题，且能以此当作一种基础，筛选出相对重要的题型，并将它们存入题库，以利改进考试命题形式。

1.2 为摸索考试发展规律提供相应条件

多年考试而形成的通知、文件或办法等，都能从相应的侧面反映当时考试的决策依据或结论，且含有当时参与考试决策领导或专家的意见。这些档案资料，都能记录或反映考试的相关变化，也能反映多年人事考试的相关发展历程，由此可变成相关部门探讨考试规律的重要依据。不仅如此，还可以通过查阅考试档案资料，解析以往考试计划、考试性质或划定的分数线等，进而提高目前的考试命题质量。

1.3 人事考试档案是体现公正与公平的一种手段

运用考试已经成为人们获得生存与发展的一种选择途径。不过，有人则是认为，再依靠考试改变自己的命运，似乎不再符合时代发展。这是因为考试的公信力已经存在较大折扣，生活中流出的考试弊端传说可谓是比比皆是。但是，各个单位选拔人才，还是以考试作为一种主要选择依据，那么，规制考试尽可能体现公平与公正，还是需要建立诚信档案。这是因为考试诚信档案，是记载考生违规事实的资料，记载考生这些内容，就是为了体现考试的公平与公正，并以此威慑考生作弊行为，维护考试的严肃性。

1.4 为用人单位提供考生的真实情况

通过建立考试档案，可以使人事考试机构了解考生的相关基本信息，也能了解考生对所学专业知识的掌握情况。如果将这些信息提供给用人单位，用人单位就可以根据考生的专业知识水平或能力，安排相对适合的工作岗位。从这个视角看，能对用人单位合理用人，提供相应的帮助。

2 人事考试机构对考试档案管理的原则与要求

2.1 方便利用原则

考试档案能为考试命题形式或组织考试工作提供相应依据，也能为相关教育部门提供相应的资料或文件。这就需要人事考试机构相对重视对考试信息或资料的收集、整理与归档工作，以利在需要相关资料时，便于对资料的查询或查找。

2.2 统一管理原则

不要小觑考试档案，它能关系到人才选拔的质量问题，是用人单位选拔人才的一种依据。为此，考试档案需要由人事考试机构做统一的管理。人事考试机构还要安排专人，负责管理考试档案，并负责每次考试的资料收集、整理与归档工作，以利提升人事考试档案管理质量，体现考试档案的使用价值。

2.3 完整性原则

收集考试档案信息或资料，一定要体现一种完整性，既不能存在遗漏，也不能进行随意的堆放，需要根据考试性质、专业或时间等，对考试档案信息或资料，实施分类整理，并加注明显标签。负责管理考试档案人员，要爱护考试档案，切实将档案信息或资料保存好。同时，还要对考试档案进行定期检查，力争补齐相应考试档案信息或资料，尤其要保存好考籍档案，并不允许出现任何的学习与资料差错。

2.4 坚持保密原则

用人单位依靠考试选拔人才，是一件相对严肃问题，不能泄露考试试题方面的任何信息，尤其要做好考试试卷命题、印刷、运送与发放过程中的保密工作。作为考试档案管理人员，更要严格遵守保密制度，做好保密工作。如果出现了泄密问题，将会受到严格追责或承担法律责任。

3 人事考试机构考试档案管理工作的思考与建议

3.1 构建科学考试档案管理机制

管理考试档案，就是要对考试各专业信息或资料，实施有序划分并进行归档保存，提高考试档案利用效率。这就需要构建科学的考试档案管理机制，既要严格考试档案信息搜集、整理与归档等程序，进行规范性归档，又要根据考试档案重要性，划定保密级别，特别是要管护好重要的信息或资料，并对各类考试档案信息或资料进行清晰的标签标注，便于使用与查找。

3.2 提高考试档案管理人员素质

在许多人事考试档案机构，考试档案管理人员以兼职居多，因而缺少相应考试档案管理专业知识，所以，需要对他们进行相应专业知识培训，提高他们的管理素质。新时代考试档案管理已经实现了信息化，这就需要培训他们还要了解、学习或掌握相关信息化技术，为构建数字化考试档案，奠定相应基础。只有这样，才能适应新时代考试档案管理工作，并提高考试档案管理工作水平与质量。

3.3 加强考试档案现场管理工作

对考试档案实施分类管理，弄清档案信息或资料来源，列出详尽档案目录，寻找相关专业趋同点，进行规范化分类。运用数字化考试档案管理手段，利用档案信息或资料编号法，将考生必要信息输入数字化档案管理系统当中，为日后查找相关档案信息或资料提供便利。一定要保护好纸质档案信息或资料，根据规范化要求，誊写档案信息，对待零星档案资料，要进行立卷装订，并将所有纸质档案信息或资料，妥善保存到专用档案柜中，严防出现鼠害或虫蛀问题。

4 结束语

人事考试机构考试档案管理需要体现规范化管理，在提高考试档案管理人员素质中，根据考试档案管理制度，既要做到对考试档案信息或资料收集的全面性，又要根据保密规定，做好档案管理保密工作，并坚决管好护好考试档案信息或资料，为人事考试发展、单位选人用人等提供宝贵的档案历史资料。