人事档案管理中存在的不足与优化策略研究

罗建英

（济南市济阳区城乡交通运输局，山东 济南 251400）

当今社会，市场竞争愈加激烈，人才的竞争逐渐成为事业单位之间竞争的关键环节。事业单位想要脱颖而出，必须提升人力资源管理能力，掌控人才主动权。人事档案管理工作在人力资源管理中至关重要，它起着重要的资源整合与调配作用，只有合理配备高质量人才，不断完善管理机制，才能让事业单位发展壮大。可以说，事业单位人事档案管理水平直接影响了其市场竞争力。

1 人事档案管理中存在的不足

1.1 对于人事档案管理工作没有足够的重视

人事档案管理在事业单位的各项工作中是一项相对来说比较简单的工作，因此从事该工作的工作人员在工作的过程中并不会因为取得什么重大的成就而被领导夸赞和重视，因此这项工作就非常容易受到别人的忽视。大部分人的认知中人事档案的管理工作就只是单纯的对人事档案进行分类保管，只要能够对人事档案做好保存，在档案管理中只要小心谨慎，不发生人为原因或者外部原因造成的档案的丢失，损坏，信息登记错误等状况，在需要进行档案的查询、调阅时能够提供相应的服务，那么任务就完成了。正是由于事业单位工作人员对于人事档案管理工作的认识不够全面，所以工作人员在工作的过程中并未对工作给予足够的重视，因此，在工作中很多方面都存在不恰当的地方，最终导致事业单位的人事档案管理工作受到很大的影响。

1.2 档案管理模式落后、不规范

人事档案管理工作的开展需要一个长期性和持续性的过程，但是一直以来，受到传统档案管理思想的影响，管理方式单一陈旧，基本还是靠人工完成，不注重现代化信息设备的运用，工作效率很低。并且，还存在着管理不规范的问题，对于人事档案资料没有做好收集和整理，资料信息的真实性和准确性难以保证，并且档案信息的安全保密以及原始备份等方面都存在着隐患，缺乏统一完善的工作制度进行规范。

1.3 人事档案管理人员素质参差不齐

人事档案管理是一项政策性、专业性较强的工作，管理人员需要具备过硬的业务素质，但目前很多事业单位人事档案管理人员素质参差不齐。首先，人事档案管理人员上岗前，事业单位没有考量其胜任能力，也未进行专业培训和指导，使他们对其工作职责认知模糊，对档案管理工作敷衍了事。其次，很多事业单位人事档案管理人员身兼数职，既无时间和精力投入到人事档案管理工作中，也无闲暇学习专业的档案管理知识。他们只应付基本的档案工作，如及时转递、归档材料等，根本谈不上对专业性内容，如信息审核认定、真假辨别等的学习和整理，更不可能利用和开发信息化技术进行人事档案管理。再次，有些员工认为人事档案管理工作岗位缺乏挑战性和升职空间，只是抱着短期过渡的目的，工作岗位频频更换，使得长期有经验的人事档案管理人员缺乏。员工素质参差不齐给事业单位人事档案管理工作留下较多隐患，大大影响了人事档案管理的水平。

2 加强人事档案管理的优化策略

2.1 提升事业单位对人事档案管理的重视程度

事业单位的领导层要起到模范带头的作用，积极地进行人事档案管理重要性的宣传，加深工作人员对这一理念的认知，让他们的错误思想从根源上进行转变，对本单位的人事档案管理工作的重要性重新进行定位，此外，事业单位的领导决策人员也要增加在档案管理工作中的资金投入，对于在档案管理工作中表现突出的工作人员给予充分的肯定以及资金奖励，这样才能够充分的促进工作人员工作积极性的提升，同时，档案管理工作人员也要端正对待工作的态度，对于工作的重要性有深刻的认识，保持一个正确的，积极向上的工作态度，以便更好地完成人事档案的管理工作。

2.2 健全人事档案管理机制，明确岗位责任

对于人事档案管理工作的开展，为了确保其规范性和高效性，建立健全人事档案管理机制是一个必要的保障，因此事业单位要在这方面进行不断探索和研究。在人事档案管理制度制定的过程中，要求明确划分岗位责任，在工作内容、工作方式方法等方面都应该规定，还要注重单位部门协作以及组织保障等方面。在制度建立之后，可以组织召开人事档案规范化制度管理会议，将其在整个单位内部进行公布，指派专门领导负责监督实施，确保该制度能够真正落实到位，不能流于书面化和形式化。要做好对人事档案管理工作的考核评价工作，明确反映该工作是否真正发挥出在人事管理方面的重要作用，对存在的问题要及时发现，并且进行针对性的改正和完善。

2.3 提升事业单位人事档案管理人员的素质

首先，事业单位在选人用人上把好关，设置高标准的人事档案管理人员选拔条件。工作人员应政治素养过硬，做到坚持原则、遵守纪律、保守秘密，档案管理水平专业、细致耐心、责任感强。其次，事业单位要加强人事档案管理专业培训。一是进行入职培训。让初入职的人事档案管理人员对人事档案管理机制、内容、需注意的问题等基本常识熟悉；还可通过老带新，让新入职员工在老员工指导下尽快熟悉人事档案日常管理工作。二是重点培训。新入职员工经过一段时间工作后，一方面初步了解了人事档案管理工作，另一方面肯定会遇到很多不确定或不太清楚的专业性问题。事业单位针对这种情况开展重点培训，着重解决员工业务实践中的具体问题，加深其对档案管理知识的理解。三是提升培训。人事档案管理人员要与时俱进，参加档案业务新知识的培训，比如人事档案信息化建设培训、安全性培训等。通过培训促使其快速成长，从而更好、更高效地管理人事档案，提高人事档案利用率。

3 结语

总而言之，事业单位的人事档案管理工作是一项对于专业能力和素质要求较高并且十分繁琐的一项基础性的工作，要想将这项工作做好并不是一件容易的事情，现今发展的情况下，我国的事业单位人事档案管理工作中还存在着许多问题，需要事业单位在发展过程中对其进行持续的完善，保证人事档案管理工作的顺利进行，与此同时，对于事业单位的可持续发展也有着积极的推动作用。