论提高办公室文件档案管理工作质量的有效对策

梁 晓

（绥芬河市卫生计生综合监督执法局，黑龙江 绥芬河 157399）

办公室文案档案所涵盖的领域众多，档案管理十分特殊，其在指定的工作领域构成。其管理内容为实际工作中出现的各项数据、事件的记录、不同部门的情况等，其掌控着办公室的所有信息。

1 办公室文件档案管理工作的重要性

1.1 对各项工作的开展速度和效率发挥着重要作用

如果想促进工作有效地开展，就需要制定完整的计划，还需要将过去的记录作为参考，从而让工作方法得到完善[1]。资料的完备可以作为工作的重要依托。此时，要对办公室中的所有文件档案进行有效管理，以方便查阅。另外，在工作中，就会出现各种资料以及各项数据。此时必须将它们进行记录，为以后的工作总结经验。因此平时的档案管理工作发挥着至关重要的作用。

1.2 促进各项工作的顺利开展

开展各项工作都需要与实际相联系。要使工作有效地开展，就需要去参考资料。从有关部门的联系方式到需要动用人力和物力，此时办公室文件所发挥的作用是极为关键的。倘若在档案管理中发生错误，造成重要信息发生错误，就会给工作的有效进行带来严重影响[2]。不但会耗费大量时间，还会给单位造成无法弥补的损失。所以，文件管理工作的效果对部门工作的有效开展发挥着决定性作用。

2 提高文件档案管理工作质量的有效策略

2.1 在管理中运用新兴的互联网信息技术

在管理中采用数字化技术，与以往管理模式相比，其不同之处在于把信息存入计算机中。在此种模式下信息的查找、插入、分类等都能够通过计算机完成，非常快捷，让管理的实效性最大限度地提升，还可以避免文件的丢失，并且能够确保存储空间的充足，不会由于大量的信息给工作带来压力。另外，通过互联网信息技术，通过云盘以及局域网，让不同部门的信息实现共享。具备完整的数字管理模式，能够把实际工作列入信息平台中，让办公与文档管理成为一个整体。如此，在工作中产生的信息，就能够第一时间上传至档案平台。在进行查询时，就能够十分便捷的通过云数据进行调动，从而让办公室的工作实效性进一步提升。

2.2 建立完善的文件档案管理制度

不同的人都对文件的理解存在着差异，其与操作技术不同，倘若不进行规范，就会在核审中出现如下状况：一份十分重要的文件，会因为核审人员的错误判断，被当作垃圾文件。要杜绝此类状况出现，就需要制定完善的文件档案管理制度[3]。其一，需要具备一套完善的对文件进行评级的制度，其二，要对分类和保存模式进行规划，需要具备健全的保密机制以及措施，以防止重要文件发生丢失。另外，拓展档案信息途径，对文件采集制度进行完善。目前，微信公众号等信息已得到广泛重视，因此逐渐趋于系统化。各个单位也需要跟上时代的脚步，从而琐碎的档案进行有效管理。

2.3 加强对高素质的管理人员进行培养

管理人员需要具备较强的技术水平，倘若技术实现创新，可很少有人会操作。在此种背景下，如果管理人员素质低，就难以胜任档案管理工作，因此就需要对培养优秀的管理人员加以重视[4]。单位就必须在此方面进行投资，比如可以提升薪资以及增加各种福利，进而吸引更多的优秀人才加入进来[5]。此外，单位还可通过开展培训进行考核，让管理人员的素质能力得到有效地提升。更为关键的是，管理人员要对工作作出正确认识，从而让本身的责任意识进一步加强，从而促进各项工作更好地开展。

2.4 创新文件档案管理理念

办公室档案数量多而杂，因此就需要对其进行合理的管理。需要根据时代的特点和办公室的实际工作进行有效管理[6]。所以就要对文件档案管理理念进行创新，在以往的档案管理工作中，档案管理员需要亲自对档案进行整理、收集以及保存等。人的时间和精力都十分有限，如果在此过程中发生任何差错，就会给档案的利用受到很大程度的影响[7]。此时就需要有效凭借信息化手段实现档案的管理，加强对人员的教育，使其认识到档案管理的重要作用，针对办公室档案内容，可以通过手动录入对档案进行保存，如此让档案管理水平进一步提升。针对档案管理人员而言，需要认识到档案管理的意义，不是对其管理就完成任务，是要加强对其完善和维护，在实际工作中要将档案资料的价值有效地发挥处理，从而的实现各项工作更好的展开。

3 结束语

总而言之，单位在发展中要将档案资料作为重要依托，因此办公室文件档案管理在组织管理中十分关键，其对于办公室工作的顺利开展存在重要的联系，对单位的工作效率发挥着重要影响。本文提出了实际文档管理的完善策略。在互联网时代的背景下，不同部门就需要有效地利用信息化技术手段，对本身的工作模式进行不断改进，从而培养出更多优秀的档案管理人才，让档案管理制度进一步完善，使得工作效率得到有效提升。