档案基础性工作在现代档案管理中的作用探思

梁小旺

（邹平市综合行政执法局，山东 邹平 256200）

现如今的社会发展速度非常快，人们进入到了一个信息化的时代，而且计算机网络技术发展非常迅猛，为人们带来非常多的便利。在开展现代档案管理的过程中，将档案基础性工作实施进来，可以保障档案管理的完善性，提高档案管理工作的实效性。

1 档案管理基础工作性质及作用

对于档案管理而言，其最为明显的性质，就是“服务”，也就是说以服务为主要的追求目标，在实际之中，无法收到直接的物质回馈，但是以全局的角度进行思考，在社会发展中，档案管理具备不可替代的作用，可以保证各项工作的正常开展，而且属于基础力量。

在开展档案管理工作的过程中，必须要对一定的原则进行遵循，也就是说要集中统一的管理国家的档案，并且使档案的安全性和完整性得到保证，提高档案信息的应用便捷，其中，在整个档案管理工作开展谷草中，提升档案信息利用的便捷性则是主要工作的围绕中心，也是对档案管理工作水平的重要衡量标准。对于档案工作而言，其具备重要的现实意义，可以见证一个企业乃至一个国家的发展，因此，不论是任何修改和篡改适宜，都并不合法，因此，在档案管理工作中，最需要遵循的原则之一就是保证档案的真实性。

2 档案管理基础工作目前存在的问题

2.1 档案号码标记不够规范

对于任何一个档案而言，都有属于自身专属的号码，而且以具体的类别为依据，必须要将相应的标志实施进来，进行相应明显的区分，如此，才能保证档案的规范性。但是在实际的档案管理基础工作之中，对于号码标准并不重视，未将明确的规范制度实施进来，而且很多的档案并不属于一个类别，但是实际的型号却完全一样，进而使很多档案雷同的现象进一步发生，在现实之中，实际的内容不同，导致区分受到影响，进而出现内容缺失和缺陷等问题。

2.2 档案标注标题不够规范

在实际的档案之中，具体的内容并不相同，很多时候，相应档案存在一部分相关的信息，而对于档案类别进行区分的方式，最为直接的方法就是找到档案上面标注的标题，进而进行区分，以标注的标题为依据，可以对档案记载的相关内容进行了解，进而对相关人员寻找的内容是否满足需求进行确定。但是对于大部分的档案而言，都没有将标题标注进来，而且即便标注了标题，实际也存在不够准确的问题，因此，通过此标题，相关人员在查询的过程中，会浪费非常多的时间。此外，对于一部分档案而言，虽然将相应的标题标注了进来，但是实际概括不够全面，因此，在查询的过程中，就会被遗漏掉，进而无法的大完整的局面，出现不利影响。

2.3 档案信息利用效率低下

在当前阶段，虽然大部分的档案部门已经将信息化管理实施进来，但是以往的档案管理方法还仍然继续沿用，因此，在实际的档案检索和应用过程中，存在不便的问题，导致一些年代非常久远的档案已经完全丢失，无法检索到一些关键信息。

3 提高现代化档案管理中档案管理基础工作的作用对策分析

3.1 重视档案管理基础工作，优化管理人员结构

对于档案管理人员而言，必须要仍是到档案管理基础工作的重要性，并且只有在开展档案基础管理工作的过程中，相应的管理人员只有将自身的档案管理意识提升上来，才能使档案管理基础工作实效性提升上来。对管理人员结构进行优化，主要就是对管理人员的年龄结构进行优化，在以往的人们认知之中，档案管理工作属于非常轻松的工作，只需要在办公室坐着花费一些时间，就可以完成档案管理工作，而存在此种认识，主要原因就是档案管理人员年龄结构相对偏大。

对管理人员结构进行优化，主要就是在实际开展档案基础管理工作的过程中，将年轻的管理人员增加进来，使工作人员的工作活力提升上来。此外，对于年轻的管理人员而言，可以很快地接受新知识，并且掌握一些性的管理方式，使档案管理水平提升上来。对于档案工作而言，其并非管理人员的工作职责，在一个企业发展过程中，需要相应的单位和各个岗位人员进行积极的配合，因此，必须要确保档案管理人员形成档案收集和按时段移交档案的习惯，进而提高管理基础工作的实效性，在现代化档案管理之中，将档案管理基础工作的作用充分发挥出来。

3.2 对档案进行全面普查，去除杂劣

对于档案管理工作而言，其具备长时间性的特点，而且基于长时间的档案收集和管理，实际的管理档案数量也在进一步增加，实际的分类跨度也越来越大。在实际开展档案管理的过程中，会出现档案资料杂乱的问题，以及档案标题不全面的问题。要想使档案基础管理的作用充分发挥出来，就要全面的普查档案，对于实际档案存在的页码、标题、类别号标识不明以及缺失的问题，进行重新的整理，并且及时的补充完整，对于一些档案而言，时间跨度非常大，且失去的管理意义，则要进行其他的处理或者相应的销毁，保障档案管理的现实意义。

4 结语

总而言之，本篇文章主要对档案基础性工作在现代档案管理中的作用进行了深入的分析和探讨。对于档案管理基础工作而言，虽然具备琐碎的特点，但是在实际的档案管理中却非常重要，只有将基础做好，才能提升档案管理的水平，将更为全面的档案信息获取进来，进而进行严谨的编号和分类，相关企业必须要对档案管理中基础工作的重视程度提升上来，对具体的管理体系进行完善，最终保障档案基础工作的作用全面发挥出来，提高现代档案管理水平。