浅谈公共就业和人才服务档案规范化管理

马爱侠

（鱼台县公共就业和人才服务中心，山东 济宁 272300）

世界各地的就业问题都是十分困难的存在，中国人口众多，就业问题更加严峻。为促进就业各地区构建公共就业服务中心，来解决就业困难的问题。在公共就业中，人才服务档案管理的重要性在不断的凸显出来，本文主要从公共就业档案存在的哪些问题，档案管理怎样做对公共就业的意义更加突出。和公共就业机构怎样进行人才档案管理作出说明。

1 档案的管理对公共就业的意义

随着社会的不断发展不断进步，对于档案管理的重视程度也逐渐提高。档案是我国人事管理制度中十分重要的一部分，主要有个人的身份信息，还有其他多方面信息，是对每个人在社会上进行的实践存在这重要证明。而且像保险等诸多的社会保障制度都与档案密不可分。而且现在对于招聘就业来说，档案也是一个对于招聘者来说的考虑因素。所以说加强对于人事档案的管理与公共就业服务机构的发展，也是帮助应聘者进行就业的重要途径。

2 公共就业机构档案现存问题

2.1 纸质版档案存在较多，信息化较低

随着网络的发展，信息化更加普遍，而公共就业服务机构人才档案管理信息化较低。可能是人才服务中心的档案管理技术不够成熟，归档管理工作以简单的Excel表格来进行。提醒对于档案管理技术要不断进行完善，紧跟信息时代的发展。还有一部分是因为我国档案记录时间较早，学生从小学开始进行记录，档案伴随着一生。因为存在较早的原因，所以目前的档案以纸质版记录的档案为主。而想要把众多纸质版的档案录入网络中，形成电子版档案，需要消耗大量的财力与人力，而对于大部分公益性的就业服务机构，是承担不起的。

2.2 转移档案是较乱

有一些高校可以允许大学生把档案转回生源地，学生再在将档案转移到公共就业服务机构过程中，会遇到快递人员工作的失误导致档案丢失，或者出现私自拆掉档案密封的现象，这些现象都不利于档案进行保存。而且有些大学生对于档案没有引起重视，没有回到生源地进行报道，或者对档案进行不管不顾，导致档案遗失，同样对档案管理带来很大的困难。而且随着毕业生的不断增长对于档案管理人员的需求也不断增大。而且一个人的一生中，重要时刻都会被存入在档案中。每次的就业，每次的创业。就业中的升职，降职，创业时的成功，创业的失败。都会存在于档案之中。同样也会加大对档案工作的难度。

3 公共就业机构怎么样进行人才档案管理

3.1 人员分配清楚，进行档案数字化

对于档案管理人员的工作安排，需要慎重考虑，可以选择有良好作风，责任心较强的人对档案进行管理。对于档案的分类归纳，档案信息调动，对档案的细致检查都应该配备专门的工作人员。信息技术的快速应用，是档案归档有了更便捷的方式。将收集到的档案资料进行整理，通过图片，文字等进入档案系统变成数据化资料，和档案室中的纸质版档案共同保存。对于不需要秘密保存的档案信息可以进行共享，面向社会推荐人才的档案信息，更大程度的促进就业。在传统招聘时，主要以人才市场信息招聘为主。但是如果进行人力资源信息共享，会使招聘者了解到应聘者详细的社会的实践信息。更方便，快捷，准确地找到需要人才。同时一定要防止档案的泄露，对档案进行集中管理是非常必要的，不能在盲目追求促进就业的同时使信息泄露。

3.2 档案设施配备齐全

在档案室要有档案密集架，用来放置档案，档案可以按地方不同、学历不同、户口不同等进行分门别类的摆放。做到清晰明了，查找方便迅速。还应该具备去湿机，许多纸质档案放置时间较长，因空气湿度较大，档案室的通风效果不佳，容易造成字迹模糊。同样，档案室也应该具备空调，档案室有许多重要档案，档案室中需要保持干湿适中，需要非常精密的空调。在制冷时不会出现是有小水珠的现象，小水珠会影响档案的保存时间长。运用空调在档案室进行通风换气，不仅方便，而且安全性较高。同时为防止发生意外，灭火器与防盗门也是必不可少的。而监控设备也要配备，可以对档案室更放心。

3.3 完善机构的规章制度

在档案管理时要具有有力的措施来保证档案工作管理，这样才能更好地完善管理工作。所以制定了关于档案的相关管理制度，对档案的每一步都应该具有相关的管理制度，比如，档案的存入是否准确、档案的调动是否清楚、档案是否及时归档等。也应有对应的档案管理考核制度，不可缺少的还有关于档案的追责制度，在档案调动时，对于档案是否存在改动，内容是否丢失进行严格审查，追究到个人。所以追责制度必不可少。

4 结束语

信息时代的不断发展，社会的不断进步。互联网的应用也逐渐加入公共就业和人才服务的平台，会使公共就业服务机构更好地做好人事档案工作，运用信息技术，及时对档案信息进行整改，对于信息的传输和对信息的接纳更加方便快捷。更加方便招聘者进行人才的聘用，不断的推进就业困难的问题。