浅谈新时期如何做好事业单位档案管理工作

李凤珍

（临县城乡居民最低生活保障中心，山西 吕梁 033200）

档案对一个单位来说不是可有可无的，相反是至关重要的，甚至对一个国家也是一样的，一个好的档案管理系统是一笔重要的财富，关系到单位的各个部门和每一个人的具体利益，对于事业单位来说，不仅仅是关系到单位内部人员，更是关系到社会大众的利益，真实的记录了单位和个人有价值的重要信息，通过这些记录可以还原历史，为以后的工作提供借鉴功能。借用现代化设备保存档案，对档案的查找，检索以及存储功能的发展十分重要，现代社会要求档案管理要有一定的实际意义，能够适应社会大众的具体需求，为了实现这个要求，要有新思想，新方法，来更好地适应现代社会的发展，同时树立更好的为民服务意识，找准自己的定位。

1 档案管理工作的社会意义

档案管理的工作是对社会方方面面的各个环节有价值的东西进行记录保存的系统过程，为领导的决策提供参考性凭证，为后续的工作提供考察的依据，在发展和谐稳定社会的进程中，档案管理渐渐的渗透到社会生活的各个方面，而机关事业单位的档案管理工作可以进一步的诠释党的思想，提升党的领导力，同时可以推动社会的进步，具有非常好的实际意义。机关事业单位的档案记录了机关工作人员的工作情况、综合能力与素质，为机关事业单位的人事任免工作提供参考性的依据，减少了人事调查过程所耗费的时间与精力。不同单位的档案记录的内容各不相同，但是整体的档案记录了社会中有价值的知识与文化，是社会发展的进程中大众所需要的知识，这加快了知识和文化的分享与传播，因此构建良好的档案管理的系统可以使文化知识能够更好传播的重要途径。

2 事业单位档案管理工作中存在的问题的现状分析

1）档案管理规则不明确。优秀的档案管理规则是事业单位档案管理工作开始的良好开端，目前我国事业单位的档案管理的各项制度规则都没有明确，导致档案管理工作开展缺乏依据性，出现档案混乱，查找不方便等问题，这些问题的形成除了是因为档案管理的制度规则不明确外，档案管理的工作人员工作效率低下，不认真也是造成这种结果的主要原因。

2）档案管理的工作人员的素质较差。人是工作的主体，事业单位也一样，工作人员的工作能力与素质对工作的开展有很大的影响力，好的人才对于一个单位的发展有着不可估量的作用，但是当前的机关事业单位招聘的人水平参差不齐，工作的时候难免有人消极怠工，不能严格按照规则去具体执行操作，这就降低了档案管理工作的时效性，延误了重要内容的登记与保存，造成信息的遗漏。如果档案出现问题，没有立即纠错的能力，不能采取有效的措施，这是工作人员素质低下的体现，需要事业单位在招聘的时候把好关，选取有责任感能力较强的人员，同时要定期组织培训，不断地提高档案管理工作人员的整体素质，为社会大众提供更好的服务。

3）现代科学技术的应用度不高。现在是信息化时代，社会各行各业都将现代科学技术应用在工作当中，既提高了工作效率，也提高了工作的质量。但是在档案管理中现代科学技术的应用度还不是很高，很多的工作人员不会操作现代化的设备。当前的事业单位在进行查找方面依然是靠人工进行搜索，查找，数据信息的存储。我国的信息化发展还处于滞后的状态，档案管理信息化是需要现代科学技术中的计算机来展开工作的，可以提高检索的效率以及精准度，当前应用计算机的事业单位工作人员的能力不足，不能熟练地操作计算机，导致无法使用计算机来提高工作效率，造成档案管理工作发展缓慢

4）工作人员流动性较大。在档案管理工作中，人员的稳定度不高，经常会有员工的流动事件发生，事业单位也不例外，工作人员因为离职或者是退休的原因离开原来的工作岗位，对档案管理的工作开展有一定的影响，但是事业单位在遇到这些问题时，不能够及时有效地解决，离岗或退休的工作人员在进行工作的交接时，没有做完善的交接，对之后的工作开展有很大的影响。事业单位对人员的管理方面存在这不足，管理的方式相对落后，对信息的利用度较差，导致档案资源的浪费，甚至档案被损坏的事情时有发生。

3 解决事业单位档案管理的方法

1）构建良好的档案管理规则。严格规范的管理规则对一个单位来说至关重要，可以通过严格的规则来约束工作人员的行为，为档案管理工作提供理论依据，事业单位也是一样的，依据当前的社会形势作出相对应的规则，并且设计出完善的执行方案，有目标，有条理的开展工作。在日常的工作的过程中，事业单位需要不定时地更改管理规则，使其更加完善，更能适应社会的需求，增强档案管理的工作效率，从而提高整体的档案管理水平。

2）提升工作人员的整体水平。档案管理工作人员的素质对档案管理工作的展开有实质性的意义，事业单位可以每隔一段时间对工作人员进行培训，既可以提高工作人员的工作能力，也可以强化档案管理的意识，使档案管理工作人员能够在思想上重视，行动上努力，在现代社会高速发展的时代，信息化已经成为社会发展的常态，因此工作人员的计算机操作能力变得十分重要，加强工作人员的信息化水平，对事业单位档案管理工作的开展十分重要，可以提高档案管理工作的整体效率和质量。

3）促进信息化在档案管理工作中应用。机关事业单位也要顺应时代的潮流，强化信息化办公在工作人员中的地位，建立完善的有信息化特点的档案管理制度，档案管理的工作人员要重视信息化对于档案管理工作，认识到建立科学的、规范的、现代化的信息化管理体制对事业单位来说是至关重要的，不仅可以精确的对档案进行分类，而且同时可以更加方便的对档案进行查找，获取需要的档案，让信息化能够更加有效的应用于档案管理的工作中，为事业单位的档案管理工作带来更好的结果。

4）更好地把控工作人员的流动性管理。人才是工作的主导，档案管理的一切规则、技术设备都是建立在以人为本的基础上，只有好的人才才可能使档案管理工作越来越好，当有人员流动的时候，需要按照指定的规则妥善合理地安排好离职或退休的人员，同时还要制定出一套合理的高效的流程，来确保交接工作能够更快更好地完成，不留历史问题，使工作能够平稳过渡，保证后续的工作不受影响，从而提高事业单位工作的效率。

4 结束语

机关事业单位的档案管理对社会的影响力较大，关系到很多人的切身利益，因此提高事业单位档案管理的创新意识和服务意识是特别重要的，只有不断的创新才能更好地服务于社会大众，适应时代的潮流，更符合事业单位的社会定位，从而改善机关事业单位中存在的不足和出现的各种问题，遇到问题能够及时解决，使事业单位的档案管理系统能够更快更好的发展。