如何加强人事档案管理工作

姜俊男

（栖霞市公共就业和人才服务中心，山东 栖霞 265300）

按照国家的相关政策，应为下岗职工免费提供档案管理服务，失业人员的档案中记录着个人的工作经历、工资等重要信息，是办理退休金的重要依据，对于维护失业职工具有非常重要的意义。档案作为各种信息的载体，具有庞大的数据量，如何科学、迅速、完整的管理这些档案是如今各事业单位都要面临的问题。

1 人事档案的主要内容

人事档案是记载个人经历、工作履历、思想道德等内容的重要材料，合理的人事档案管理规则能够促进人才的选拔与应用，使合适的人对应合适的岗位，只有重视人事档案的管理工作，才能够更好的选拔人才，应用人才。而对于失业人员而言，档案能够证明其以前的工作经历，证明其工作能力，是保证失业人员再就业最有效的证明之一。

2 人事档案管理中存在的问题

现阶段，我国事业单位中人事管理普遍存在以下几方面的问题：

一是，档案管理人员对管理工作的不重视，简单地认为档案管理就是对人事档案的装订、保管等工作，管理人员普遍认为只要档案不丢即可，这就越来越是档案管理工作不细致，信息整理不够清晰，从而影响档案信息的准确性。

二是，管理制度不够完善，事业单位本身对档案管理工作不够重视，没有制定完善的管理机制。缺乏系统的管理制度，这一方面导致档案的管理存放不科学，人事档案的资料没有科学的编排，这就导致在寻找档案时效率非常低，另一方面这种管理机制容易是档案丢失。

三是，没有引进先进的信息化管理模式，人事档案会随着时间的发展越来越多，并且越来越复杂，还需要不断进行更新，每个人的人事档案信息都可能非常复杂。因此单位应当引进先进的信息管理模式，从而不断提高管理效率。

四是，人事档案管理工作人员的专业能力不强，现在的人事管理人员普遍存在思想落后，管理模式老套等现象，并且专业能力不强，当遇到问题时不能够及时解决。另外，事业单位对档案管理人员的薪酬待遇不高，这也就导致管理人员积极性较差。

3 加强事业单位档案管理的措施

3.1 重视档案管理工作

首先，事业单位领导要充分意识到人事档案的重要性，然后才能不断提高人事档案的管理水平，人事档案是工作开展的依据，根据人事档案可以清楚的认识到每个人的工作履历及个人的重大事件，能否胜任将要安排的工作，都是重要的参考。事业单位要充分意识到人事档案管理是单位日常工作中非常重要的一部分，要让人事档案管理者也意识到这一点，并将结合时代的发展，不断更新档案管理的方法。另外，事业单位的其他部门应当配合人事档案管理的各项工作，只有各部门之间彼此配合，才能够使新形势下的人事档案管理工作有序开展。

3.2 完善档案管理制度及加大宣传

现阶段，社会中普遍存在一种现象：认为人事档案管理是一种非常空闲的工作，还有的认为只有在国企等大型企业中才需要建立人事档案，而对于普通老百姓而言根本无需什么人事档案。另外，刚毕业的大学上对人事档案也不够重视，只知道在找工作时需要，工作之后也不再关注档案情况，不知道档案如何托管、如何更新。在事业单位中，应当依据自身企业的特点制定完善的人事档案管理制度，完善的制度是档案管理的有力前提。

但在现实生活中，每当需要进行档案调动及更新时，大部分人都会不知所措，人们对档案的认识还足。事业单位应当加强对人事档案重要性的宣传，可以通过企业微信公众号、广播等渠道进行宣传，使人们能够意识到自己档案的重要性。失业人员也要注意关注自己档案的去向，若暂时不能再就业一定要托管好自己的个人档案，定期进行档案管理的续约，切勿形成“死档”现象。

3.3 人工智能技术可降低档案管理成本

传统的档案信息管理成本较高，由于档案信息非常庞大，需要专门的人员对档案进行分类与查找，并且日常维护成本也较高。而档案信息化可显著降低档案的管理成本，通过将档案数字化后上传于网络，再通过人工智能系统将上传的档案信息进行智能分类，而查阅人只需要在网络上检索自己所需内容即可。档案管理信息化后，档案后期的维护成本也较低，管理人员的工作效率也明显提高。

3.4 建立健全规章制度及提高管理人员的专业能力

事业单位一定要建立完善人事档案管理制度，使人事档案管理规范化，明确人事档案的管理目标，加强信息收集、梳理、审核等工作，档案的接收、保管、查阅等一定要有明确的规定，任何人不得擅自翻阅、借阅人事档案，同时提高对人事档案管理人员的考核力度，对于表现出色的人员应当给予一定的奖励，提高档案管理人员的福利待遇。

事业单位要定期安排档案管理人要进行专业培训。特别在新时代的背景下，事业单位中的人事档案都在不断地发生着变化，一定要做到及时更新。事业单位一定要注意不断加强档案管理人员的专业知识培养，事业单位应当将档案管理人员的培养纳入企业的人才培养体系内，加大对档案管理人员的培训力度。此外，事业单位应当建立完善的奖励机制，提高档案管理人员的积极性，促进其主动来提高自己的专业素养。

4 结束语

综上所述，事业单位应当加强对人事档案的重视，制定完善的人事档案管理制度，提高人事档案管理人员的专业素养，同时加强个人档案重要性宣传，采用信息化的方式进行档案管理，不仅提高了档案的安全性，而且使后期档案的维护成本降低。