强化企业文书档案管理的策略探讨

董 晓

（济南水务集团有限公司，山东 济南 250000）

文书档案在整个企业档案管理体系中的占比不是最大的，然而，由于其信息机密性高，且信息具有一定的广度，促使文书档案管理水平直接影响着企业的正常运作，并且文书档案管理质量也充分体现出企业管理的实际水平。以往的文书档案管理模式已然不能满足企业发展的实际需求，对此，我们应重视文书档案管理的规范性与合理性，及时提高文书档案管理水平，以求为企业长远发展提供重要保障。

1 强化企业文书档案管理的重要意义

1）促进企业的改革与发展。对于企业而言，文书档案管理是企业开展经营管理、沟通交流与科学决策的核心支撑，而企业改革与发展必须要拥有完整、系统、规范与有序的文书档案管理作为重要的保障。

2）便于传承企业文化。文书档案充分反映出企业发展与成长的重要过程，也反映出企业管理、经营、决策与科技等活动情况，便于传承企业的优良文化，其也充分体现了企业发展的历史成果。强化企业文书档案管理工作能够深度挖掘与利用文书档案的实际价值，便于推动企业健康而稳定的发展，便于更好的发扬与传承企业文化，对于企业发展而言意义重大[1]。

2 企业文书档案管理现状分析

1）文书档案管理意识淡薄。部分企业对于文书档案管理还不够重视，还未意识到文书档案资源对于整个企业发展的重要性，再加之管理人员的信息化意识与归档意识都相对淡薄，导致资料归档变得片面化，仅仅重视纸质档案，而未及时同步做好电子档案的归档处理。在管理文书档案时，上下级、各个部门间的配合度与协调性不强，导致文书档案管理不是很恰当。此外，在整理文书档案资料时，资料收集不够完整、不够及时、不够系统，再加之对资料整理的过于混乱，都会影响文书档案管理效率[2]。

2）与其他资料归档工作的衔接性不强。文书档案是企业管理体系中的档案资料，主要是指企业在生产、设计、研发、服务、经营与管理等过程中产生的记录。因此，文书档案管理应和企业各部门展开密切的联系，及时做好材料的有效收集与归档处理。从企业文件到文书档案，管理过程中会涉及多种材料归档处理工作，其是档案管理的重要基础与核心内容，更是一项承上启下且非常关键的工作，且资料整理质量直接影响着档案的利用情况与保管效果。然而，大多数企业在实际经营过程中，时常存在把文书档案、红头文件混为一谈的问题，致使工作人员误以为把那些红头文件及时规整到档案管理系统内即可，导致文书档案管理与其他管理工作衔接时存在脱节的问题[3]。通常来讲，红头文件归档相对完整，且各个部门的“白头文件”的具体归档意识不是很强，在企业规划、工作总结、统计报表、领导讲话等方面疏于归档，致使文书档案资料归档与收集不完整问题出现。

3）人员素质待提升。诸多企业对于文书档案管理工作的重视度不高，且以为文书档案工作并没有什么技术含量，因此，大多数从事文书档案管理人员都是被抽调来的，且此部分人员的专业性不强，且并未意识到文书档案管理的关键作用，还有一些员工都不具备文书档案管理的基本常识，且无证上岗问题突出，导致文书档案管理工作执行过程中不能高效而顺利地开展，经常存在档案管理遗漏、混乱等问题。另外，档案继续教育未跟上，也未及时掌握档案的新动态与新法规，再加之工作标准也不是很规范。同时，部分档案管理人员不是很重视档案管理工作，责任感不强，不能主动而及时的收集重要资料与数据，因此，导致文书档案完整度被破坏。如果企业未对文书档案管理内的问题予以重视与调整，久而久之，会给企业文书档案管理工作开展带来一定的滞后效应。

3 强化企业文书档案管理的策略

1）增强对文书档案管理的重视。文书档案管理优劣主要受领导的影响，且领导是否重视文书档案管理工作，导致文书档案管理也受到一定的制约[4]。因此，为强化企业领导对文书档案管理的有效重视。其一，确保业务扎实，应选择合理的档案资料来提供一定的档案利用与服务工作，例如，为满足档案业务使用的实际要求，运用不同检索模式来开展目录检索操作，主要提供一定的全文阅读和下载服务，以提升档案资料的利用价值。其二，对企业领导开展档案知识宣传与档案普法宣传工作，以强化档案管理系统建设，遵循上行下效的基本原则，让企业的领导、员工可以意识到文书档案管理的实际价值和重要性。

2）做好文书材料和档案间的有效衔接，在文书档案管理过程中，为更好的区分文书材料和档案的区别与联系，应强调文书材料和档案工作间的有效衔接，以确保文书档案管理的实际质量。在具体工作过程中，要意识到文书材料和档案管理间的衔接性与关联性，结合企业需归档的材料与不应归档材料的实际范围，保证需要归档的文书材料能够实现彻底的归档，而那些无需归档的则不能予以归档处理，从而使得文书材料和档案工作的有效协调与统一。

3）完善档案管理机制，为确保企业内部文书管理的科学性与规范性，必须构建相对规范的文书档案管理工序，以求为文书档案管理提供科学的管理制度，对程序规定进行不断的细化，保证其在企业内部具有良好的实用性与可操作性。如，自动办公系统签发相关的公文时，要求文件发放之后可以发挥出其效用，通过一定的程序审核之后送到相关部门与领导处予以审核，而后套红加盖印章，以形成相应的电子文件。在整个公文流程之中，需要设置一定的电子文件归档功能，以提升文书档案资料归档的完整度与及时性。对此，若想更大程度上提高档案管理效率，需实现文书档案管理机制的细致化，确保全部要求都能全面、简单扼要的提出，而在整个文书档案管理系统内依照具体流程实现电子文件的直接性归档，既可提升资料的查阅效率，还能达到和纸质档案的双模式归档。

4）提升档案管理人员的专业素质。文书档案管理人士的整体素质对于整个企业管理工作而言意义重大。而就新员工来说，需要开展岗前培训，保证全部档案管理人员都要做到持证上岗，可到档案实际部门独立完成档案的收集、归档与整理工作。同时，文书档案管理人员应重视对档案法律法规的学习，按照具体的规定与规范开展文书档案管理工作，确保档案整理的标准化与规范化。同时，管理人员需要积极学习信息化技术，主要是借助计算机平台实现对文书档案的高效检索，以提高档案管理水平。

4 结束语

综上所述，文书档案管理水平的高低直接凸显出企业的档案管理效率，且伴随着信息化技术的快速发展，文书档案管理也逐步向信息化方向发展。对此，企业应正确认识到文书档案管理的实际价值，完善与优化档案的完整度，充分发挥出档案资料的实际价值，以提高文书档案管理水平，推动企业的长远健康发展。