浅谈基建项目工程档案管理的对策

张秀芳

（福建省龙岩技师学院，福建 龙岩 364000）

基建项目档案主要指的是将不同建筑物、地上地下管线等相关基本建设进行勘察、设计、施工、管理等工作，从中形成的档案。基建项目档案直接影响着基建项目的开展的意义，并且是基建项目的重要组成部分，它能够对项目建设进行真实记录，同时也是对基建项目开展各项工作重要基础，在一定程度上保证了基建项目的正常开展，并为基建项目提供重要的数据支持。在新时代背景下，我国社会经济飞速发展，基建项目档案管理也应该不断进步，减少档案管理中存在的问题。在现阶段，解决基建项目档案管理是基本建设工作或者能够非常关键的问题。

1 基建项目工程档案管理问题

为了更好地改善新的基础设施建设项目的管理方法，以适应我国建设项目的持续发展趋势，我国制定了一套适用于项目风险管理和项目文件存储的政策法规。因为基础设施文件具有多样性，复杂性和完整性的特点，又由于诸如经济利益或加班之类的原因，人们通常只重视项目本身的建设，而忽视基础设施项目的档案管理。基础设施项目档案的收集，分类和归档无法与基础设施项目的建设协调，从而导致基础设施档案的严重延迟。项目管理和技术文档分散，损坏或丢失，影响基础设施档案的使用，限制了单位档案管理的可持续发展。其中，对基础设施档案管理的意识不强，对档案保护缺乏足够的重视也是至关重要的问题。为了业务上的方便，基础架构部门不能自愿提交基础架构项目文件。从技术专业的角度来看，档案数据权威专家在档案数据层面具有专业技能，但缺乏建筑工程专业知识，对基础设施建设基本建设项目的管理过程不了解。基础设施建设单位的人员和工程建设专业人员在基础设施建设方面具有丰富多样的工作经验和专业技能。双方各有长处，但彼此之间无法沟通，并且由于缺乏沟通和交流，基础设施档案的收集和存储工作无法正常进行[1]。

2 基建项目工程档案管理问题解决措施

一是完善基础设施档案管理体制，建立健全基础设施档案管理规章制度。根据基础设施项目的特点和基础设施档案管理的要求，每个参与部门都应建立相应的档案代理机构，部署专职档案人员，明确各自的管理职责，建立基础设施档案管理网络系统，并加强执行职能，加强所有工程和档案人员业务沟通，基础设施归档工作包括项目批准，勘测，测量和制图，初步设计，施工，竣工批准，评估和选择步骤。基础架构归档业务包括收集，评估，归档，使用和存储；该系统实际上已实现。在部门和员工的工作中，要确保完整收集基础结构文件，规范组织，及时提交和安全存储。

二是根据基础设施项目的建设过程来跟踪基础设施文件的收集。基础设施项目管理过程包括基础设施档案管理，并且基础设施归档工作应与施工过程同步。当建设项目申请批准时，开始对基础设施文档进行收集，分类和审查；当项目完成并开始施工被接受时，应对项目文档进行存档，验收，从而控制基础设施文档管理的质量。项目建设应建立限制机制，例如监督系统和合同系统。签订合同时，指定要传输的基础结构档案材料的数量，套数，提交时间和质量要求，项目成本的一部分应用作基础设施档案库的建立，以保留储备金，除非提交完整的基础设施文件并且有效控制、监督和检查基础设施文件的质量，否则不会付款。对基础结构归档操作执行“包括3”和“同步4”操作。即基础结构归档任务包括在基础结构项目计划中，包括在基础结构项目规则和条例中，并包括在后责任系统中。基础结构文件操作与基础结构项目的启动同步，施工进度与基础设施项目的工作检查以及基础设施项目的竣工验收同步进行，我们通过确保基础设施档案的顺利进行来保证基础设施项目的质量[2]。

三是抓好项目的竣工验收。在收集城市建设档案中，适应项目是一项关键且非常重要的任务。重点是对项目形成的档案详细接受，对图纸是否一致以及施工质量好坏的审查和意见。接受时，必须有三点耐心。1）坚持该项目必须在接受之前得到政府的批准。2）仅当图形和对象匹配时，才接受验收。3）如果文字材料和图纸的装订和折叠不符合要求，则必须将其退回并改写。归还后，档案工作人员将及时提供指导和帮助，直到所有人都接受之后，才会满足相关要求。在完成基础设施项目的批准之前，必须由城市建设档案管理部门检查并批准基础设施档案。基础架构档案的转移将在项目完成后的3个月内完成，基础架构档案的接受改善了基础架构项目和档案的管理。

四是，基础设施档案的质量是为了确保基础设施档案的管理和利用，所有参与的建设单位必须在其工作范围内严格进行基础设施档案的组织，编目，存储。基础结构档案的归档必须遵循基础结构档案的形成规律，保持基础结构档案的有机联系，并且项目必须彼此独立，清晰地分类，连续并且构成一个完整的整体。根据《国家重大建设项目文件归档与档案整理规范》(DA/T28-2002)和《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822-2008)，指导基础结构档案的操作，规范基础结构档案的组织和归档，并进一步标准化基础设施档案的管理。

五是应该保证档案部门参与到整个管理过程。全过程管理就是在科技文件材料形成过程中和在档案收集、鉴定、整编、归档的过程中，档案部门都要参与管理。由于基建项目在改扩建过程中，有效提升档案的利用效率，相关档案工作人员也应该不断提升自身的工作水平，不断提高自身综合素质能力，有效掌握项目建设的相关技术，保证参与到档案管理部门的整个管理过程。其次，档案管理人员在掌握基建项目主要性质的过程中，在进行整编时，使新产生的科技文件材料与原有基建项目档案之间成为有机联系体，使档案更加真实、准确、完整地体现基建项目建设发展的过程，也能为今后查考利用提供详实的依据。

3 结语

在基础设施建设过程中，会形成各种各样的文档材料，这些材料全面反映了这些基建工程的建设情况，对工程质量评定、工程竣工后的管理和维护，以及对新建工程的准备等，具有重要的利用价值。因此，做好基建工程档案收集管理工作至关重要。