新时期工会档案管理的功能与发展研究

周红梅

（喀喇沁旗总工会，内蒙古 赤峰 024400）

工会作为党与群众相联系的重要基地，工会档案中记录着党建工作的重要内容。在新时期背景下，工会档案管理的地位与价值不断提升，充分发挥出政治、服务、佐证与凝聚等功能。为了适应网络时代发展要求，工会应做到与时俱进，确定新的服务目标，注重挖掘服务资源，并加大工会成员的培训力度，使档案管理效率极大提升，大力推动工会建设与发展。

1 工会档案管理的主要功能

随着时代的飞速发展，人类社会从农耕文明朝着网络科技时代转变，工会档案管理也应紧跟时代潮流，不断向前发展。在档案管理功能方面主要体现为佐证、服务、政治与凝聚力等方面，具体如下。

1）佐证与凭据功能。工会档案中记录着党的工作内容，属于原始文件，对其管理十分关键。在职工维权过程中会产生许多资料，这些均可为后续维权提供佐证，如法院文件、工资条、劳动合同等等，一旦这些关键资料丢失，势必会影响维权结果。这就要求工会要加强档案管理，特别注重佐证功能，以免职工权益受到不良侵害。工会档案管理工作具有缜密严谨的特点，档案从业者肩负着机密要职，应做好细节工作，在工作中以真实资料信息为依据，确保档案真实可靠，努力维护职工上下的合法权益，促进档案管理效率提升[1]。

2）服务功能。档案管理还具有较强的服务功能，主要因不同部门的档案自求不同，为使各部门能够系统规范的开展各项工作，应强化档案管理服务性，使其满足不同群体的个性化要求，引导工会档案朝着规范有序的方向发展。在工会档案中记载着许多重要信息，如工会进程、制度以及行为规范等等，可对员工工作评价提供辅助作用，督促每位员工都要严格按照规定内容做事，科学调整工作计划，避免造成管理混乱影响工会正常运行。其服务功能还体现在帮扶方面，可为帮扶对象诉求提供调查依据，为困难员工提供相应的帮助，营造温馨和谐的工作环境，将人性化管理特征充分体现出来。

3）政治功能。工会档案是连接党与群众的纽带，加强档案管理有助于共产党更好的领导人民谋发展，推动社会主义建设大步向前。通过工会档案可使领导者更加全面的了解员工过往经历、优势与缺点。在社会飞速发展下，工人阶级日益壮大，档案管理工作量随之增加，工会组织的地位日益提升，只有工会档案得到系统性的管理，才可充分发挥其政治工作，维护员工权益，推动社会建设与发展。

4）凝聚功能。工会档案内的优秀文化作为员工宝贵的精神财富，是工会成员公认的价值观，将对全体成员产生强大的凝聚力，引导成员形成正确的人生观，使职工工作有目标，充满热情的开展档案管理工作，并能够紧紧的团结起来，激励每位员工不断朝着共同的目标迈进，促使工会不断进步。

2 工会档案管理与服务的发展路径

当前社会与科技在不断发展，要求工会档案管理能够做到与时俱进，充分适应信息化发展趋势。对此，工会应借助网络技术不断提高档案管理信息化水平，确定服务目标，深挖服务资源，并加大培训力度，使档案资源得到专业系统化的管理，为广大职工群众提供更多贴心服务。

1）与时俱进，确定服务目标。在档案管理服务期间，应坚持与时俱进原则，使服务目标得到进一步明确，为档案管理提供指导作用。对此，在档案管理中应结合现实要求进行细化管理，充分发挥档案的服务功能，为群众提供优质服务。以往工会档案以纸质形式为主，不利于快捷高效的开展管理工作，为档案管理者带来更加繁重的负担。在网络时代下，应借助先进的网络技术，将档案信息以电子形式存储，不但可将管理者从繁重的任务中解放出来，还可深化管理工作，切实关注群众需求。例如，在设置工会目标时，应确保服务对象为工会成员，并将民生信息应用到群众生活中，不断提高群众的服务满意度。

2）技术更新，深挖服务资源。工会档案管理不但要归纳整合民生数据，还要促进服务资源开发，使信息采集更加全面，具有较强的时效性。在新时期下，档案管理不但要充分发挥服务功能，还要不断完善档案内容，为相关部门科学决策提供有利依据，服务资源的开发措施如下。（1）研发相关应用软件。工会主要为工人阶级服务，力求维护每位员工的合法权益。因员工自身特点不同，如若过于依赖某种特定的信息开发方式，在资源挖掘与利用方面的助力势必有限。对此，工会应采取多元手段进行信息挖掘，使不同员工现实需求得到满足。例如，H工会利用先进信息技术研发出“H工e家”APP，职工可利用该软件办理合同签订、入会等业务，使员工能够享受人性化的工会服务[2]。（2）健全信息开发体系。在档案资源挖掘中，可借助网络渠道健全信息开发体系，利用大数据技术从海量信息中提取优质高效的内容，为相关资源快速寻找与高效开发提供强有力的技术支持。（3）提高档案信息利用率。在档案信息采集中，应根据社会需求与档案管理要求，从细微之处着手，确保信息资源能够正确归类，提高档案资源利用率，使每位职工都能够共享资源。

3）完善制度，加大培训力度。在管理制度方面，信息化管理先要不断完善制度，促使管理服务更加多元，例如，在网络技术应用中，可采用多种计算机设备，使不同部门间能够有效沟通。在管理制度制定中，还应对信息归档时间、管理内容进行名曲，引导管理者科学筛选信息；还应根据实际需求设置专门的工作职责，使管理者的行为得到有效规范。针对管理者素质不高问题，应加大培训力度，提高管理者的专业知识储备与技能，具体措施为：一是强化信息化服务意识，提高思想觉悟与服务质量。例如，在档案管理中应坚持服务至上原则，深刻意识到信息化建设价值，通过采集工会档案，拓展资源服务路径，使职工群体能够充分感受来自工会的尊重与关怀，彼此建立强烈的信任感；二是提高管理者信息素养，单位可定期举办“计算机技术培训大赛”，使管理者能够充分掌握操作要点，通过信息化管理落实职责，为职工群众提供良好的档案服务[3]。

3 结论

综上所述，当前市场经济不断发展，配套设施日益齐全，工会档案管理也要随之发展和完善。这就要求工会人员深刻认识到档案管理的重要性，并将其纳入主要工作中，坚持与时俱进的原则，通过明确服务方向、深挖档案资源、加大培训力度等方式，使工会档案的佐证、政治、服务与凝聚等功能得以充分发挥，有效维护职工合法权益，并为其提供贴心全面的服务，推动工会工作的顺利高效开展。