文书档案收集及归档工作对策分析

吕秀玲

（吉林省第六地质探矿工程大队，吉林 延吉 133000）

1 前言

文书档案是指单位在行政管理事务活动中产生的报告、批复、通知等的总称，这类档案之间因其在某些方面具有相似性，所以被统称为文书档案。文书档案在单位建设发展中扮演着重要的角色，能够为单位开展工作作为依据、凭证等，其中对其的收集及归档，是做好文书档案管理的基本要求与关键步骤。随着档案管理在技术层面的不断突破，当前文书档案收集及归档已与传统管理方式有了很大的出入，这不仅是技术上的进步，更是文书档案收集及管理工作发展历程中的一次突破。即便在管理技术不断成熟的背景下，文书档案收集及归档工作中仍然避免不了出现问题与不足，为了保质保量的做好收集及整理工作，必须要建立完备的文书档案收集及归档管理机制与工作流程。

2 收集及归档中应该坚持的原则分析

1）必须要做到真实。文书档案收集及归档必须要做到真实，根据事实来落实工作，这也是做好收集及归档最基础、最根本要求。文书档案资料是对历史的一种记录，所以必须要遵循历史本来的面貌，如果被篡改、编造，后期将直接影响单位、部门、个人查阅及使用文书档案资料，会造成工作失误、错误等，带来的后果无法估量，所以保证真实性是首要原则。

2）必须专业及规范。文书档案收集及归档按照档案法规定是有一定的格式要求、排序、装订等各种细节上的要求，所以对于文书档案收集及归档一定要细心，要按照档案法及其他规定来实施，以便按照要求来进行收集、归档。某些单位在收集与归档文书档案时，并没有严格按照档案法要求对文书档案资料分类、编码、装订等，这种做法体现不出文书档案收集及归档的专业性与规范性。

3 文书档案收集及归档工作中存在的主要问题分析

1）无论是单位还是档案工作人员对文书档案收集及归档的重视程度仍需提高。文书档案在单位中的地位与价值往往没有得到承认，在很多单位中档案工作只能作为第二、第三梯队的工作，部分单位领导并没有档案思维，更别说对文书档案的认识了。此外，很多档案工作人员对文书档案收集及归档的认识也不够科学，在实际收集与归档工作中，往往只对一些自认为重要的文书档案资料比较用心，而认为不重要的便不用心，这种工作认识与态度是不可取的。其次，单位中没有建立全员性文书档案收集及归档认识氛围，这也不利于文书档案收集与归档工作的开展。

2）档案工作人员能力、素质参差不齐。做好文书档案收集及归档是档案工作人员的本职工作，是评判一名档案工作人员是否满足工作要求、具备工作能力的标准，而且随着文书档案收集与归档工作要求的不断提高，对从业人员的要求自然也越来越高，但显然某些档案工作人员并没有履行好工作义务和工作责任。部分档案工作人员思想政治与职业素养较低，对工作没有一个科学的认识，在工作中既不争取，也不表现，好逸恶劳的态度极不利于保证工作质量。此外，部分单位忽视了档案工作人员培训对做好文书档案收集及归档工作的重要性，在工作中鲜有培训，通常情况下都是走走过场，给领导做做样子，培训通常没有实质性的作用与效果。其次，部分单位中，档案管理人员的薪酬、福利待遇往往要比其他一些部门的人员要低，这不利于提高档案工作人员的工作满意度，会降低他们的工作主动性和积极性，长此以往很难留住人才。

3）规章机制与工作流程不完备。现阶段仍有一些单位在开展文书档案收集及归档工作时，没有建立完备的规章机制与工作流程，这会导致工作没有秩序、没有方向，很容易出现失误或错误。在文书档案收集及归档工作中，单位并没有明确要求档案工作人员应该按照何种要求与规定来进行档案资料的收集及归档，大多情况下都是凭着档案工作人员的工作经验来对档案资料进行收集及归档，经常会出现收集来的文书档案资料不知道放在哪里了，什么时候收集而来，从何收集等。此外，随着文书档案数量的不断增加，走信息化文书档案收集及归档道路是必然的，但是很多单位并没有建立完备的文书档案收集及归档信息化管理机制，往往管理系统中的风险隐患比较高，很容易遭到外部入侵与攻击，诱发信息化风险。

4 做好文书档案收集及归档的方法

1）建立全员性文书档案收集及归档意识。文书档案资料的形成是在单位日常工作中所产生，每个管理部门都有可能产生文书档案资料，所以想要做好文书档案收集与归档工作，不仅要靠档案管理人员，还需要单位中其他管理部门及人员共同参与、共同努力。所以，一定要在单位内部普及全员意识，进一步提高档案工作在单位内部的地位，并做好相关宣传工作。此外，作为一名档案工作人员，一定要不断提高自身的思想政治觉悟、职业素养觉悟等，树立科学的工作观，统筹兼顾文书档案收集及整理的各个环节，做到文书档案收集及整理无遗漏、无死角。

2）保证档案管理人员能力及素质。文书档案收集及整理是一项严谨性、科学性、规范性的工作，需要档案工作人员既细心，又有能力，这样才能够在档案资料收集及归档中少出错误，提高工作效率，保证工作质量，但前提是必须要保证档案工作人员能够具备这些好的习惯与能力。首先，要提高对档案管理人员的培训力度，制定科学详细的培训方案，定期对档案工作人员开展各种主题、形式的培训，保证培训工作能够真正落实下去，并发挥出应有的作用来。如，单位可以安排每个月进行一次档案工作培训，且为每个月固定日期，在培训之前提前研究、分析并确定培训重点，而在培训中要积极利用讨论、实操等多种方式来完成培训，调动档案管理人员的参与积极性，在培训后要及时与档案工作人员进行交流，做好记录与总结，形成一套闭环的培训方案。其次，要制定科学的档案薪酬、福利待遇等，保证档案管理人员的最根本要求与需求，从而不断提高档案工作人员对工作的满意度，使其能够更好地做好文书档案收集及归档工作。

3）完善管理制度与工作流程。单位必须要建立起一套符合单位文书档案收集及归档工作需要的管理机制与工作流程，在实际工作中要明确文书档案材料的收集和归档范围，并加强监督力度，以便科学、规范开展文书档案收集及归档工作。此外，要全力推进文书档案信息化发展，实现档案收集及整理的信息化操作，以便减轻档案工作人员的工作量与工作压力。更为重要的是，在文书档案信息化过程中，一定要具备风险防范意识，对信息化风险做好分析与防范，保证管理系统的安全，为此一定要在档案系统中配备必要的杀毒软件、拦截软件等，还要定期的做好系统清理、维护等。

5 结语

做好文书档案收集及归档工作对单位发展非常重要与关键，必须要从优化管理机制、工作流程，搭建管理团队等方面着手，以便构建完备的管理体系，从而为做好文书档案收集及归档工作打好基础。