新形势下公立医院干部人事档案规范化管理对策刍议

鲁 亮

（宁夏医科大学总医院，宁夏 银川 750000）

人事档案是公立医院档案的重要组成部分，它详细记录全院医护人员的工作经历、专业职称、工作业绩及工作表现等内容，能反映每名医护人员的业务能力和工作水平，是公立医院人力资源管理的重要依据和基础条件。近几年，公立医院人事档案管理工作虽然有了很大发展，但仍面临一些困难，需要引起我们的重视，采取有效措施，找准破解途径，及时加以克服。

1 促进档案管理信息化的必要性

1）为选聘人员提供信息参考。以往的传统档案管理主要是通过纸质材料进行收集与记录，这样不仅会浪费大量的人力物力，同时档案还容易出现丢失、损坏等现象。借助计算机技术对公立医院人员档案进行存储与梳理，这种无纸化管理能够大大方便档案信息整理工作，解决了过去档案管理方法的弊端。当公立医院需要招收人才时，借助互联网计算机技术，可以方便快捷地获取想要了解的人才资料，有利于尽快熟悉求职人员的基本情况，从而能够根据学历、工作经历、所获奖项等等因素快速进行判断与选择。人员信息不仅可以用于人员的选聘，还可以用于对内部人员的专业情况进行分析，以便更好地根据这些情况对人员进行培训与教育。2）增强信息管理的有效性。在以往的信息管理过程中，由于档案信息数量大、内容繁杂，包括各种医生和护士的从业执照，以及学历、证书、获奖情况等，这就导致档案信息管理的工作量非常大，经常出现档案信息损坏与丢失的情况。相关政府部门会定期审核这些资料信息，以保证其真实可靠性。以往的纸质档案与材料移送会导致巨大的不便。计算机技术的引入为传统信息整理工作提供了极大的帮助，使人员的信息管理高效、快捷，能够随时调出所需资料进行查看，借助计算机技术，实现了公立医院信息管理的现代化。

2 新形势下公立医院干部人事档案规范化管理对策刍议

1）推进干部人事档案管理信息化建设。经济社会的繁荣发展使得档案管理信息化成为档案事业发展的必然趋势。近年来，随着国家对档案管理工作重视程度和要求的不断提高，各级档案部门都在积极推进档案信息化建设，成绩显著。公立医院虽非专业档案管理部门，但是从长远着眼，档案信息化建设势在必行。因此有条件的公立医院，可以尽早开展档案信息化建设。档案信息化建设是系统工程，并非一蹴而就，可以先从最基础设备购置、人员培训、纸质档案扫描录入到最后的建成集网络查询、档案数据智能统计以及卷宗在线借阅和归还、打印等功能于一体的档案信息化管理系统。逐步推进，逐步实现。信息化的实现，大量干部人事档案从纸质版转化为电子信息，使得干部人事信息检索和查询更加便捷省时，大大提高工作效率，让档案管理人员从繁杂的基础工作中脱离出来，将更多精力放在钻研档案的创新利用上。2）完善档案管理制度，改变管理理念。针对公立医院人事档案管理工作的问题以及社会群众的需求，公立医院应当完善档案管理制度，制定一系列条例及办法，并监督落实到位。首先，建立健全人事档案计算机辅助管理制度，对档案的收集、归档、转进、转出、修改、更新等制度要严格监督，防止虚假材料进入。其次，完善人事档案整理工作。让负责人事档案工作的人员更加科学全面地进行档案整理工作，确保工作水平优秀。最后，要建立一系列规范的档案管理流程，档案的收进要先找谁再找谁，更新时要在哪里备案，取出时要有材料提交，档案调动要有调档函等，这些问题都应当在严格的规章制度下进行。在选拔提升的方面，需要对专业人员的素养做出综合的考察，确保专业人员处理档案信息时，能够满足先进性的要求，确保准确性。档案的鉴定需要准备基础材料，也需要准备专业技术资格任职有关材料和专业技术成果材料，这是档案的鉴定中最主要的三个内容。基础材料是证明自身水平的必备内容，包括个人的学历学位证明、技术证明等等。3）坚持档案信息管理的及时性。由于每个人都是不断变化发展着的，所以档案信息需要不断进行更新、补充、完善。具体需要进行三个方面的工作：首先，加强档案信息管理系统的建设。根据需要可以引进国内外先进的档案信息处理技术，对过去的档案信息进行大规模的录入与更新，工作完成之后，可以通过互联网便捷地对这些档案进行管理。其次，要及时对人事档案进行更新与补充。由于公立医院的人事档案需要记录每个人的工资情况、职位变动情况、奖惩情况以及职称情况，这些内容总是处于不断变化之中，所以要定期对数据信息进行完善与更新，保证档案信息的时效性与准确性。再次，要重视人才的培养与教育。加强人才的教育与培训，提升信息管理人员的计算机使用能力，及时对新进人员以及调走的人员档案进行处理。4）加快推进基层公立医院人事档案管理信息化。各基层公立医院要顺应社会发展要求，加快推进档案数字化，实现人事档案信息化管理。应加快对现有人事档案的数字化扫描加工，开发符合人事档案管理的信息化系统，对数字化的人事档案进行规范管理，方便档案管理人员对档案进行补充完善、整理保管和查阅利用，在单位进行人事调整、医疗科研等工作时，能够以最高的效率为公立医院领导决策提供档案依据和参考。5）及时更新档案管理技术，落实好档案基础工作。第一，公立医院需要及时更新技术环境。完善和升级人事档案信息的管理要求，并结合当今现状，建立不同的体制以适应发展。第二，建立相关的保护措施需要对网络的安全系统进行维护。以避免危险内容的侵入，影响信息的有效性和安全性。第三，公立医院还要在财务预算上加大对人事档案管理的投入，采购必要的硬件设施来保障信息管理工作的顺利进行。当然，公立医院高层领导也要大力支持，高度重视人事档案的管理工作。首先，公立医院高层领导必须重视基础保障的工作，采用科学手段有效解决人事档案管理过程中存在的各种问题，并且确保问题不再发生。其次，公立医院领导也应当遵守人事档案管理的相关规定，指派专业人员对纸质的人事档案资料进行全面系统地整理分类，合理安排，并且要购买统一的档案盒对档案进行保管。对一些年代较久远的纸质人事档案资料进行整理，防止出现破损，如果纸张偏大，则应当进行折叠处理。对于没有装订的或者装进较窄的档案，也应当重新装订，便于管理。最后，管理人员必须核对档案的内容，确保档案完整无损以及封面没有发生损坏，定期检查和装订是否与预期相一致，将重要的信息放在重要的位置，方便查阅。严格按照排列的要求进行整理，记录不完善的内容，或者存在遗漏的资料，及时记录并反映给相关部门及时处理。

3 结语

总的来说，公立医院的信息管理部门必须要深入了解公立医院信息管理工作的情况，再结合有关公立医院信息化管理的成功案例，对自身的信息管理工作进行创新与提升。此外，还应该注重信息管理员工的教育与培训，提升其专业能力，制定完善的信息管理制度，使公立医院的信息管理工作符合规范，全面提高公立医院的现代化信息档案管理能力。