新形势下办公室档案管理工作的创新途径

董齐鲁

（聊城市中心医院，山东 聊城 252000）

办公室档案管理工作是企业生产生活重要组成部分。档案管理工作直接影响到了企业整体的经济效益。因此，必须要重视档案管理工作，努力克服管理过程中存在的困难，实现企业长远的发展目标。

1 办公室档案管理工作目前存在的主要问题

1.1 办公室档案管理人员素质低

现在，很多企业都设置了办公室档案管理岗位，主要的职责是负责企业所有员工的人事信息，以及其他企业方面的信息。但是，管理工作人员的知识水平普遍不高，专业性不强。另外，他们的学习能力差，对于新鲜事物的接受能力弱。因此，在办公室档案管理的过程中会出现很多的问题，这些问题甚至会影响到其他部门的正常工作。实际上，办公室档案管理的工作是一项非常复杂且枯燥的事情，需要足够的耐心和意志力才可以把事情做好。

1.2 管理制度不健全

除了管理者的能力不足之外，办公室档案管理效率低的一个主要原因是管理制度的不健全。不科学的管理方式，导致了管理工作无法正常化，系统化，有序性的开展；在很多细节方面，管理者没有能力将有效的信息反馈给上级领导。此外，某些管理制度存在一定程度的漏洞，给管理工作雪上加霜；其中，信息化程度不够，间接性增加了企业部门合作的难度；同时，企业在安全制度上也有不足之处，投入的设备和管理资源远远没有达到规定的安全标准。

1.3 档案作用性不大

作为企业人力资源的重要部分，办公室档案管理应该要发挥它强大的功能。但是，多数的企业在处理档案和管理档案，并没有有效的发挥出其作用；他们并没有在收集和整理信息后，对有用的资源进行合理的开发利用，而是完全处于一种浪费的状态。更可惜的是，他们的资源并没有真正的落实到实际生活领域，去发挥出它应有的价值。

2 办公室档案管理工作创新对策

2.1 加强管理知识学习

要想干好办公室档案管理工作，就一定要不断地学习，掌握专业的管理知识技能。作为一名管理工作人员，应要及时处理好上级交代的任务，妥协好与其他部门的合作事项。其次，在任职期间要努力地去充实自己，可以适当的去参与一些培训班或者是会议课堂，都有助于提升个人管理水平；想要做好文档管理，收集的工作，要以优秀的工作单位为榜样，学习他们先进的档案管理经验，加强自身的实力。同时，管理者要端正自己的工作态度，对工作岗位的每一件事情都要认真负责。另外，企业也要不断地引进先进的人才，建设好人才队伍，利用高级人才的优势，积极将专业知识传递给周围的其他人，逐渐形成良好的学习氛围。如此一来，完全可以保障企业管理人员不会流失，不会存在岗位空缺的现象了。

2.2 建立完善的制度

企业要根据自身的情况不断去完善档案管理制度，通过整合一些低级的制度，去弥足现实中管理工作存在的不足之处；同时，一个优秀的企业单位，人力资源管理方面肯定是要引起足够的重视，办公室档案管理跟员工的利益密切相关，所以要做到科学管理。其次，办公室档案管理应有一套全面科学的制度，将管理的主要内容以及相关的职业操作一一说明，还要对岗位提出特殊的要求，以应对意外状况发生。有条件的企业，应该要建立更加信息化的办公环境，利用信息技术的优势，结合制度的创新，规划出更适合本企业发展的档案管理制度，积极努力创造分工明确，职责分明的工作氛围。其中，档案管理创新型网络系统发挥出巨大作用，网络化的档案管理系统能帮助企业在管理档案的过程中更加集中化的去收集资料，分析数据，以及提升资源的利用率。比起传统的办公方式，它更快捷，效率更高，不易损坏，是企业最佳的一种实现创新式档案管理形式。

2.3 建立人才队伍

办公室档案管理创新实现的方式必须依赖于优秀的人才，实际上人才手段与信息化有着必然的联系。但是，实际上却存在着根本的区别。人才的应用已经不局限于互联网了，管理者可以通过任何的自媒体平台，实现高效管理。一些专业的人力资源知识学习自媒体平台，有足够丰富的管理系统，以及学习内容，他们很好地为管理起到了传播宣传的作用。针对不同的企业状况，会制定有一套适合的管理措施。企业应该要引入创新型的人才机制，鼓励优秀的管理者进取，不断提出新的想法和措施，努力运用个人的技术，来提升工作效率。另一方面，要积极培养他们的学习能力，提升人才团队合作能力，为建设一支优秀后备人才队伍去做出企业应有的努力，实现最高的企业效率。新时代背景下，人才建设是一项非常重要的工作，任何企业和单位都应要努力地把它作为核心，从理论到实践过程，创新型的人才模式，是企业发展要有一套人才体制。作为企业家，要将教育体系和人才体系相融合，融入到更高科技的技术实践展开。其次，在办公室档案管理工作上，要善于发现人才的潜力，积极挖掘员工的潜能。

2.4 创建良好的工作氛围

良好的工作氛围是有助于员工提高管理工作效率，团队化的工作环境，必须要满足员工的一切需求。为了能够提升团队的积极性，必须先从思想上开始不断进行教育，然后根据员工的个性化差异来区别对待。其次，要做好沟通方面的工作，一份管理性质的工作，能否做好，必须要建立在有效的沟通上，领导与员工之间必须要保持和谐的关系，遇事不慌。同时，员工与领导人之间要积极地开展谈话，将管理工作中遇到的主要问题，写成报告总结，最终以多人会议的形式去提出方案。优秀的工作环境容易激发员工的积极性，思维方式，他们更加容易陷入到深度思考，为解决问题提供了更有利的条件；在整个的管理过程中，管理者起着绝对的主导地位，如果失去了对本职工作的热爱，那工作便毫无意义。

3 结束语

信息时代快速发展，很多企业都采用了信息化的管理模式。办公室档案管理是企业最常见的工作岗位，它要求管理者必须要有自信心，胆子大，心细等特点。如果没有以上的优点，那么很难将这一份工作做好。为了企业能够高效率的运行，企业必须要从实际的角度出发，从不同方面下手，提出一些具有创新性的措施，来提升整体的管理水平。其次，管理者要不断地学习，掌握最先进的技术，满足各种办公的需求，真正为企业服务。