人事档案的保密与提供利用研究

吴丽娟

（云南能源职业技术学院，云南 曲靖 655000）

人事档案对社会、各单位都具有十分重要的作用。一方面人事档案是组织考察和了解员工的重要手段。组织要知人、用人，除直接考察该人员的现状外，还必须通过查阅人事档案来全面地、历史地了解个人的情况。另一方面，人事档案也是人力资源开发、使用和预测的重要依据。人事档案能较为全面并且准确地反映一个人各方面的情况。因此，可以从人事档案中获得全国或某个地区、某个系统、某个单位的人力资源数量、文化程度、专业素质等方面的数据。利用相关数据进行科学地统计分析，探索出人力资源队伍的总体变化和规律，为人力资源的开发使用、合理预测和制定规划提供准确丰富的信息和依据。

人事档案除了对社会、各单位具有十分重要的作用外，对个人也具有十分重要的作用。一方面它是解决相对人个人问题的凭证。另一方面人事档案是维护个人权益和福利的法律信证。当今社会活动中，许多手续的办理都需要提供人事档案。比如招录工作、工作变动、购买社会保险、报考公务员等都需要人事档案作信证。

不管是社会、各单位，还是个人，在其运行、管理和社会实践活动中，都会有利用人事档案的需求。但是，在实际中，由于人事档案具有保密性的特点，利用工作严肃且手续严格，制约了人事档案的提供利用。

1 人事档案保密性的特点

1）涉及个人隐私。人事档案的内容记载了当事人各方面的情况，涉及了很多个人隐私，泄露会导致个人隐私的泄露，将对个人产生不利的影响。并且，从法律层面来讲，泄露个人隐私也是属于违反法律法规的行为。由于人事档案内容本身涉及个人隐私，出于保护个人隐私的目的和要求，因此人事档案具有保密性。2）涉及国家机密。有些人员的身份或者工作可能涉及单位内部情况或者国家机密，为了维护各单位的利益，维护国家的安全，这些人员的人事档案管理要严格遵守国家的有关规定，防止失密和泄密事件的发生。比如担任不同级别的党和国家的领导职务，或者身负外交、国防、安全、公安、司法等特殊任务，掌握某单位或者某行业的核心技术和核心资料的人员，其人事档案中会涉及与个人工作相关的内容，其人事档案往往就会涉及党和国家及单位的机密。因此，这些人事档案由于当事人的身份或者工作将具有同样的机密性。

2 人事档案提供利用的要求

1）维护人事档案的秘密和安全。人事档案的利用是直接将人事档案实体和信息与利用者直接接触，那么人事档案信息和实体的安全就受到了极大的威胁。因为人事档案具有保密性，因此，在提供利用人事档案的时候要遵循的首要前提就是必须要维护人事档案的秘密和安全。不管是利用前、利用过程中，还是利用后都要保证人事档案信息的保密和实体的安全。2）积极提供服务，发挥人事档案的作用和价值。人事档案的利用是人事档案发挥价值和作用的前提，也是推动人事档案工作发展的动力。假若没有利用，人事档案和人事档案工作就失去了存在的价值，就无法产生社会效益和经济效益，人事档案及其管理工作就失去了意义。因此，不能因为人事档案具有保密性，为了维护人事档案的秘密与安全就不提供人事档案利用，要在做好保密工作的前提下，合理有效地开展利用服务。

3 如何在保密要求下做好人事档案的提供利用工作

1）加强宣传教育。人事档案可以为社会、组织和个人提供利用。但是，因为人事管档案的管理不直接由当事人进行，人们不能直接接触个人的人事档案。因此，在人们的日常生活中，很多人对人事档案不了解。人事档案为个人提供利用，解决个人问题的作用发挥是非常有限的。同时，影响人事档案利用的很重要的因素还包括人事档案管理人员。由于专业人事档案管理人员的缺乏，许多人事档案管理人员在提供人事档案利用服务方面专业素养、工作的规范性、有效性和创新性都有所欠缺。因此，为了既做好人事档案的保密工作，又积极提供利用，充分发挥人事档案的价值，就需要加大宣传教育力度。一方面是加大宣传。可以通过新媒体、举办专题讲座和在保证保密的前提下积极主动地参与一些工作，比如编史修志、著名人物的事迹展览等。通过这些方式，拉近人事档案与社会大众的距离，主动让大家了解人事档案。另一方面是加大教育力度。要充分发挥人事档案的价值，做好人事档案的利用工作，还必须从人事档案管理人员着手，提高其专业素养。人事档案管理工作具有专业性、保密性、政治性等特点，人事档案管理人员必须具备相应的专业知识和保密知识，了解和掌握国家关于人事工作的最新政策和制度。因此，对于人事档案管理人员，必须要加强教育。积极组织参加各种专业培训、专业学习和专业研讨，鼓励人事档案管理人员积极开展人事档案科学研究，以提高人事档案管理人员的综合素质。2）严格履行提供利用的审批手续。人事档案的提供利用是直接将人事档案面对利用者，为了保证人事档案的秘密和安全，在利用人事档案的时候，必须要严格履行提供利用的审批手续。首先必须由申请人提出申请，然后由具有审批权限的人员进行审批，只有审批通过后才能够根据利用申请提供人事档案利用。在审核审批过程中，对利用需求和利用者身份进行了严格审查，能够最大程度保护人事档案的秘密和安全。因此，不管是利用者，还是具有审核审批权限的人员，都必须严肃对待，严格履行职责。3）积极参与人力资源的管理与开发。人事档案中详细且全面地记载着个人的方方面面的信息，是一个巨大的人力资源信息库，对了解某国、某区域、某系统的人力资源状况具有非常重要的作用。可以通过对人事档案中记载信息的分析，获取关于人力资源管理的相关问题，从而为人力资源的管理与开发提供帮助。因此，做好人事档案的登记与统计工作，积极为人力资源管理工作建言献策，促进人力资源的管理与开发。这种做法既不影响人事档案的秘密与安全，又体现了积极主动的提供利用服务。但是，在此过程中要注意的是，进行人事档案信息登记和统计的过程中，必须是人事档案管理人员，并且不能涉及个人的基本信息。4）建立健全人事档案信息化管理制度。随着信息技术的不断发展，人事档案的管理工作也趋向于信息化管理。人事档案的信息化是人事档案管理的重要进步。一方面可以有效地保护人事档案的安全。因为经过信息化管理的人事档案，在利用的时候不需要接触档案实体，可以有效保护档案的安全。另一方面，破除了人事档案的利用受时间和空间的限制，提高了利用的效果和效率。人事档案数字化后，利用者通过网络系统便可以实现利用需求，解决了异地利用的问题和外借的风险问题。但是，信息化管理的人事档案的利用也存在一定的安全风险，比如技术缺失的泄密风险和利用权限限制风险。因此，要保障信息化人事档案管理的安全，需要建立健全相应的规章制度。在规章制度中除了要对纸质档案管理的要求之外，还必须针对信息技术的安全保障和权限设置进行明确的规定，在保障安全的前提下实现高效地利用。

人事档案虽然具有保密性的特点，但是和提供利用工作并不矛盾。人事档案的保密性是为了保证其秘密和安全，而提供利用是发挥其价值的重要体现。人事档案的管理既要保障安全，又要发挥好价值，就需要我们转变工作思路和工作模式，转被动为主动地做好提供利用工作。