办公室文书档案收集与归档工作管理分析

陈涵欣

（南平武夷新区投资开发集团有限公司，福建 南平 354200）

文书档案，公文，纪要，合同和人事档案的管理是影响办公室工作质量的基础性因素。在多部门的工程档案同时需要统计的情况下，构建专门档案室已经成为一些部门工作的重点。

1 办公室文书档案收集与归档工作管理优化策略

1.1 文书档案管理团队的组建水平较差

现有的一些办公室文书档案管理工作内容较为复杂，公文、合同和纪要等因素全部被作为档案资源加以对待，财务和人事等利益关联较为复杂的业务，也受到档案管理工作的较大影响。但是，一些文书档案管理团队的组织建设工作依然沿用传统的模式加以设计，简单地将文书档案的严格归类和妥善保存作为工作目标，缺乏对新时期档案资源调取需求的有效研究，无法为文书档案管理工作满足办公室工作需要提供帮助。部分文书档案管理团队在组织建设过程中，对于一线工作人员的综合素质缺乏精准考察，未能从思想意识和工作操作能力的角度出发，对文书档案管理工作团队的组织建设质量进行科学总结，导致招聘等工作无法得到高水平的组织设计，难以在高素质人才的选拔方面取得进展，最终导致文书档案管理团队难以得到优化组建。

1.2 文书档案管理工作模式的创新存在不足

目前，一些文书档案归档管理工作者缺乏对档案信息变化情况的总结，没有从信息交互共享和信息储存载体等基础层面出发，制定文书档案管理模式的具体创新策略，导致档案文书采集管理的相关举措无法具备足够的规范性，也使得档案资源的归档方式无法实现高水平的创新。一些文书档案管理工作模式在制定过程中，缺乏对档案管理制度规范设计情况的有效研究，缺乏对档案管理工作框架构成情况的考察，未能结合办公室之中的信息资源价值情况，制定信息存储形式的创新策略，无法为文书档案归档方式的创新提供必要支持，也使得档案归档标准无法得到进一步的调整优化。部分文书档案管理模式在创新探索过程中，缺乏对制度框架设定情况的有效研究，没有对办公室之中不同类型的信息资源进行准确的价值判断，导致档案信息的存储形式无法得到调整，难以在档案归档方式创新方面取得进展，也使得档案管理标准无法获得高质量创新。

2 办公室文书档案收集与归档工作的改进策略

2.1 提升文书档案管理团队的组建水平

办公室文书档案管理团队在优化组建的过程中，一定要对文书档案管理的主要内容加以总结，从会议纪要、合同以及公文等多方面出发，对当前文书档案管理工作的主要内容加以分析，使档案管理团队在优化组建的过程中，可以保证自身工作具备足够的针对性。要对财务档案和人事档案相关的利益因素进行总结，使文书档案管理团队在履行主要工作过程中可能受到的影响得到明确，为不同类型档案资源的有效归档提供帮助，并为专业化档案室的组建提供有利支持。要针对当前文书档案管理团队成员的专业素质进行考察，并从优化人才供给的角度出发，对档案管理团队的招聘工作进行科学设计，充分结合岗位需求处理关键岗位的人才选拔策略，以此满足办公室文书档案管理方法的创新需要。招聘工作的改革需要将文书档案管理内容的构成情况作为主要考察因素，严格按照公平原则，对具备文书档案管理能力的人才加以选拔，使人才可以获得合适的岗位，并使其专业化知识可以得到更加有效的应用。文书档案管理团队在具体组建过程中，还需要对客观辅助性因素进行总结，以便复杂的文书档案管理工作所需硬件资源得到及时供给。

2.2 提升文书档案管理工作模式的创新水平

办公室文书档案管理人员一定要结合档案内容形式的变化情况，制定档案管理模式的具体调整方案，尤其要对信息资源的交互传播特征加以考察，并保证信息载体变化所带来的各方面影响得到明确，为档案文书管理方式的规范化调整创造有利条件。要加强对档案文书采集和归档需求的考察，尤其要对文书档案管理制度的设计理念进行深入分析，使文书档案管理模式的设计可以具备更高的规范性，并保证文书档案信息资源的价值能够借此得到科学判断。要加强对信息资源存储形式特征的关注，尤其要对文书档案的归档方式进行有效的创新，并保证归档管理相关标准可以得到充分调整，以此实现对档案之中诸多信息资料价值的完整开发。文书档案管理工作模式的创新必须始终将维护档案资料质量作为主要关注的问题，尤其要对文书档案收集和整理工作基础条件的变化情况进行完整研究，使文书档案信息收集和整理模式可以得到有效的调整，以此满足工作模式的创新需要。办公室文书档案管理人员还需要加强对各部门的信息沟通，使文书档案的信息可以全面的涵盖各个项目，并保证信息资料可以具备足够的真实性。

2.3 专门档案室的筹划建设存在不足

部分单位虽然对文书档案管理工作的价值具备一定的认识，但在筹划建设专门档案室的过程中，缺乏对档案管理制度及流程特点的研究，缺乏对文书档案内容和形式特征的考察分析，导致档案室的建设未能带动文书档案管理方式的创新，也使得文书档案长期以单一文字形式存在，无法有效地提升档案内容丰富程度。一些专门档案室在建设工作缺乏对文书档案管理流程的有效创新，没有结合文书档案的调取应用需要，对不同类型的文书档案进行合理存储，导致文书档案的应用价值无法得到充分开发。一些专门档案室的建设工作缺乏对文书档案收集和交接细节的重视，未能对标准化档案管理流程进行创新处置，导致影响文书档案管理质量的各类资源无法得到科学整合，难以体现出专门档案室的突出优势。

2.4 提升专门档案室的筹划建设质量

专门档案室在筹划建设的过程中，要对档案情况汇总信息的重视和研究，并以此作为专门档案室工作内容的设计依据，保证文书档案管理的流程和制度可以借此得到高水平的创新，进而满足不同形式档案资源的优化配置需要。专门档案室的工作需要结合对公司各部门档案资源的数量加以总结，并对影响档案存储效果的各类硬件设置进行合理布置，以此实现对档案情况汇总信息的高质量掌握，为网络信息传递方案的调整优化提供有利支持。办公室文书档案管理方法的创新还需要对各部门的档案信息需求加以分析，结合各部门所拥有的文书档案数量，制定符合文书档案内容和形式创新需求的具体策略，以便档案的收集与交接工作可以实现高质量创新。

3 结论

文书档案的收集和归档工作直接影响着办公室管理工作质量。因此，对办公室的文书档案收集和归档工作存在的不足加以研究，并制定符合办公室工作特征的改进策略，对提升办公室档案管理工作的综合水平，具有十分重要的意义。