档案管理中信息化技术的应用与创新

石 静

（内蒙古额济纳旗人力资源和社会保障综合服务中心，内蒙古 阿拉善盟 750300）

近几年来，随着社会突飞猛进的发展，我国已经逐步进入了信息化的时代，各个领域更加注重信息化的应用与创新，档案管理的工作也无一例外。档案与信息在整个社会的人际关系中最重要的一环，直接关系到企事业单位和政府机关的日常运行。

随着经济的高速发展，我国档案化的管理水平，提出了更高的要求，要求可以不断的符合社会化、信息化、智能化的快节奏的步调。也需要把先进的科学技术和日臻完善的智能应用作用到具体的实践中去，从而积极地强化档案管理的信息化建设的需求，提高我国档案管理水平。

1 信息时代下档案管理工作的概述

档案管理工作，指的是档案信息整理和档案实体的整理工作的综合状态，并能够积极地为档案利用者提供各项服务。档案管理工作是企业、事业、单位重要的运行内容，在信息化、智能化、科技化的时代之下，档案管理工作，在传统的档案管理基础之上，能够很好地利用信息化水平开展档案管理作，保证好档案的真实性和有效性，快速性和运输性。

档案管理的工作流程一般都是收集——整理——鉴定——保存——编目——检索——统计——编辑——编撰——利用等各个部分，将信息技术可以运用其中，能够发挥其档案价值，服务他人，快捷高效。

在信息化时代的发展之下，档案管理工作的一半切分为实体管理和信息开发两个部分，因此，在信息化时代的下开展档案管理工作，就要充分认识到档案管理工作的重点转变，完善单位档案管理工作的工作方式，能够真正地发挥好档案管理工作的工作价值体现。

2 信息化技术在档案管理中的应用价值

实现信息化水平的档案管理，不仅能够提升好档案管理资源的利用率水平，还能够保证档资料的完整性，发挥其最重要的使用价值，所以，相关单位在积极开展档案管理工作的同时，需要对档案管理工作的重要性予以充分的理解，通过科学合理的手段，不断的推进档案管理工作的积极促进作用。

努力提高档案管理的层次，在单位档案管理当中应用信息化技术水平，才能切实提高档案管理水平。就从目前的发展来看，我国档案信息化发展水平已经初见成效，可以稳步的推进单位档案管理信息化的发展水平，在全行业发展信息化建设的浪潮之下，我国档案整体的发展水平也会得到相应的提升。

传统的档案管理的工作在日常生活中往往都是在借助纸质资料，采取纯手工的方式在推进，这样繁琐的工作需要的是不同层次的人工注册和分类，然后上架。这样的工作模式，不仅需要大量的人力，物力、财力。与信息化的模式相比，又看上去十分的繁琐和低效。信息化技术的应用，数字化形式的调整，相对于原始的那些文本管理来说，从本质上进行了优化，这样不仅提高效率水平，更能凸显质量。

档案管理作为单位日常管理的一个重要组成部分来说，其信息化技术水平的高低直接影响了单位的整体发展水平。档案管理的信息化发展水平作为一种数字化的应用，也可以从侧面监测出计算机管理的稳定性和系统性，进一步优化单位管理水平。

3 档案管理信息化发展的现状以及问题分析

就档案管理信息化发展来看，查询方式有两大类，一种是手工查询，还有一种就是计算机查询。手工查询的方式仍然在单位企业规模的使用，各个单位也在绞尽脑汁不断升华手工查询的方式，设计出更快更好的搜索工具，却很快陷入了求多不求精的误区。很多单位的档案管理的流程就是编制目录，入库、出库、卷宗浏览等等，虽然智能形式有所运用，但是使用的频率可能并不是太高。在单位中所构建的后台数据库容量和档案管理信息化发展水平难以相提并论。

单位档案信息化管理过程中存在的问题。使用的方式方法比较落后，在单位档案信息化的管理水平中，一些单位会在档案管理水平暴露出一些问题来，比如说，形式主义充斥其中，管理人员安于现状，不接受新事物，这些问题的存在就会导致信息化技术水平难以高效的输出，还有一些档案管理的专业技术人员，思想比较固化保守，对于信息化技术水平的学习不对，能力不足，也很难适应高新技术发展水平带来的便利，从而阻碍了单位档案管理水平的进一步提升。形式主义的问题比较突出，那些存在落后观念的工作人员，对于计算机在日常的工作中产生的各种便利没有足够的认识，再加上在信息化档案的整理整合过程中，缺乏一种相对的严谨性。严重的阻碍了单位档案管理工作的开展。

档案管理工作的信息化发展水平在某种意义上是一种必然的趋势，也要严重杜绝单位档案管理的工作人员出现的工作推诿，消除形式主义，保证单位档案管理工作的有序推进。还有一些档案管理的工作人员，重视程度不够，制约了档案管理信息化水平的推进。

4 单位档案信息化工作的开展重点

强化计算机的实际应用，不断消除形式主义。积极推进老员工对于计算机办公系统的学习和实践的能力。我们都知道传统的档案管理工作最大的不足就是采取人工操作，管理效率偏低，检索速度较慢，资料存储的空间加大。信息化的档案管理的最佳模式就是需要以不足点为切入点，运用信息化、智能化的模式消除这些漏洞，档案馆工作人员的工作水平。单位要多多的开展专题讲座，培训课堂，宣传档案管理工作的优势，不断的与时俱进，符合时代与经济社会发展的整体趋势。

提升档案管理工作人员的工作认知，转变思想观念是提升逻辑认知的关键所在。单位管理层要不断地提高对于档案信息化水平的关注度才行，在职能层对自上而下的档案管理信息化工作的开展予以重视。积极努力的消除等、靠、挨等员工消极怠工的思想，从思想的源头来改变。

5 档案管理信息化工作的创新发展

5.1 不断优化信息化的数据系统

传统意义上来说，单位档案管理工作都是在依靠人力实现的，有时候档案管理工作人员不细致，就会导致查询失误等等。信息化的管理水平就会很大的程度上弥补这一缺失，可以很好的集中信息细分、检索速度、开发新版块，集成最大信息集合。这样很好的代替传统的目录编制，信息储存、类目划分等等。能够借助好大数据的优势时代，做到与时俱进，引领先行，并设置好监督机制，积极制定奖惩制度，科学的开展好单位档案管理工作的收集和存储工作，也为档案管理工作者提供好良好工作环境，积极做好档案工作的优质化服务。

5.2 移动的档案管理信息数据库

数据信息化档案数据是单位进行档案管理信息化改革的重要前提，在某种意义上来说，档案管理的信息化水平，就是要把传统的纸质档案资料借助于新型的信息化的技术水平调整数字化的一个过程，就是把有型的介质转化为一种无形的数据，这样的数据分析会随着时间的推移永久的保存下来，也能为档案查询人员提供最大的便利。

5.3 人事管理和档案管理完美融合

单位要实现高效的人才管理，档案管理部门工作人员就要在日常的工作中，保证质量的完成档案工作的数据统计、整合、检索、收集等工作内容，在积极推进档案化信息水平的同时，工作人员也要积极地提高自己的信息化操作水平，具备超级高的网络化的应用能力。对于那些优秀人才的培养，不仅需要引进来的策略，更需要走出去，让那些有能力，有技术的人才走出去，积极学习国外的先进技术和管理能力。也鼓励那些档案资料的管理人员不断的积极进取，开拓创新，努力的自己的工作岗位上提升我国档案工作的服务水平。

5.4 编制好档案管理的安全规定

安全信息化水平是单位信息化原始资料的最根本的特征，在信息资料的存续期间，不能有任何后续那些人为的修改，也不能有无权限工作者的不当操作，信息的安全性和可靠性就显得尤为突出和重要，这就需要在日常的工作中，做好档案管理工作的安全性和保密性，时时刻刻做到有据可循。提高单位档案管理工作人员的职业素养和安全意识。不断的优化档案管理条例，配置好信息安全等各种装置，安装好信息保护系统，制定好单位档案管理条例，为信息安全提供有力的环境。双管齐下，保证好信息传输安全性和高效性。

6 结语

随着国际化的联系日益紧密，我国企业在外部的运行环境也存在着日益复杂的特点，档案管理作为记录单位的发展历史，信息管理人员运用信息技术进行全面化、信息化、现代化的档案管理。信息化技术的广泛运用为办公室的档案管理工作带来了全新的改变与机遇，创建全新的信息化管理阶段，创新信息化管理模式，不断地向科学化、标准化、智能化的模式迈进，还可以引进新的管理模式，为档案管理工作正常开展提供更好的支持，为单位的社会效益，经济效益，品牌效益提升作出积极地贡献，也可以为可持续的发展提供最重要的保证。

在大数据的迅猛发展的今天，档案管理信息化的建设水平就显得尤其突出。这既是这个时代给予档案管理提出的新的要求，也是一个单位档案管理发展改革的必然趋势。这就要求档案管理的工作人员和管理层级都必须要转变思想，改变原始的传统观念，全面重视档案管理的信息化建设水平。依托好计算机信息化发展水平以及领先的硬件设备，实现好信息化、智能化的发展水平。积极推进好单位档案管理工作的信息化建设的步伐。保障信息安全有序地进行和推进。