“互联网+”背景下事业单位档案管理研究

于柏云

（辽宁省建平县有线传输台，辽宁 朝阳 122400）

“互联网+”背景下网络信息技术逐渐渗透到社会中的各行各业，档案管理工作面临着信息化改革。逐步实现从简单的纸质档案到数字化电子化文件的转变，实现档案信息资源共享，保证电子档案信息安全，在互联网快速发展的背景下，将传统的管理模式转变为符合信息化管理需求的管理模式，是事业单位档案管理部门需要思考的问题[1]。

1 事业单位档案管理面临的问题

1）档案管理信息化程度低。“互联网+”背景下，档案管理工作缺乏与时俱进，技术的更新速度比较慢，没有将市场上一些新型的设备和技术，应用到档案管理工作中，导致管理水平得不到有效地提升，难以满足单位的发展需求。且档案管理工作人员的安全意识也较为薄弱，没有确立明确的管理目标，也没有选用规范的管理手段。

2）相关管理人员缺乏专业素养。档案管理工作人员缺乏专业素养，对于信息技术难以熟练运用，只能进行基础的操作。在进行数据信息统计和记录时，无法对数据信息进行精密管理。甚至存在管理工作人员身兼多职的现象，无法保证管理工作的开展质量和水平。从业人员专业素质低，工作效率明显下降，也无法及时完成信息录入和管理工作，导致事业单位档案管理效率低下。

3）档案分散，难以统一管理。受档案类型的影响，难以对所有的数据信息进行统一管理。在当前的时代背景下，各地信息化水平不同，档案管理工作进程也不同。不同单位档案管理进展不同，跨区域的应用，导致数据信息难以进行统一的管理，阻碍了档案管理电子化和信息化的进行[2]。

4）基础业务薄弱，管理方式陈旧。部分事业单位没有认识到这项管理工作的重要性，基础业务比较薄弱，管理制度非常混乱。也没有建立健全的管理机制，更没有统一管理标准，缺乏落实执行。档案管理方式没有与时俱进，比较单一陈旧，无法及时处理重要的档案信息，部分的信息资源遭到破坏。

5）档案资源利用率不足。“互联网+”时代信息技术取得了多种突破性进展，现代科技的更新换代速度比较快，信息化技术已经应用于各个领域的建设中。但是事业单位在进行档案管理时，并没有对这项技术进行充分地利用，部分档案管理设备陈旧，条件差，软硬件设施缺乏更新。档案管理虽然采取了计算机储存方式，但是资源的利用率不足，数据信息的价值，难以得到充分地发挥[3]。

2 “互联网+”背景下事业单位档案管理原则

1）管理规范与工作灵活相互统一。事业单位的信息都体现在档案上，因此档案管理工作要依照一定的规范标准进行，在遵循相关规范标准的前提下，档案管理人员要根据事业单位的实际情况灵活地进行档案管理工作，兼顾职责和权益，明确职责范围，相关权益出现问题时保证责任到人。

2）重视档案管理制度的制定和执行。档案管理制度应当科学合理，保证其高效性，在自身稳定的基础上与时俱进，创新档案管理机制，提升档案管理基础水平，在“互联网+”背景下进行事业单位档案管理的创新，培养档案管理专业技术人员，提升档案管理能力和技术，从而提升档案管理工作效率。通过现代化的网络信息管理工具，及时发现管理过程中存在的问题，促进这项工作向着信息化和科学化的方向进行更好的发展[4]。

3 “互联网+”背景下事业单位的档案管理措施

1）建立完善的管理机制。当前部分事业单位在进行管理体系改革时，缺乏创新性思维，导致档案管理工作在开展时，存在比较严重的误差。在实际管理时，各项工作开展难度比较大。要想对这一问题进行解决，单位要加强工作体制的完善，顺应时代潮流，健全档案管理体系，根据档案管理流程制定相应的目标，采取相应措施提升档案管理的工作效率，保证档案信息化可以有效推行下去。建立信息化、科学化的档案管理数据库，改善传统的档案管理方式，引进现代化的设备和技术，应用现有资源，提升管理工作的效率。单位要采用智慧化建设形式，对数据信息进行精密化处理，有效实现数据的导入审核和应用，保证数据信息安全。建立完善的“互联网+”团队管理体系，结合大量管理服务功能，通过事业单位档案管理人员以及现代化设备和技术，为社会提供有效的信息化和网络化服务，便利生活，推动“互联网+”在事业单位中的应用。

2）提升档案管理人员专业素养。管理人员是工作的具体执行者，对管理工作的推进有着重要作用，必须提升管理人员的专业素养，才能促进各项工作的有序开展。“互联网+”背景下档案管理人员要规范自身的行为，树立科学严谨的工作意识，提升自身的能力水平。要掌握相应的信息技术、数字化技术和电子化技术，对基础数据信息进行初步处理，确保管理工作在开展时，能够满足时代发展要求。有效推进档案管理工作的信息化和电子化，完成档案管理工作的全面信息化，利用先进的科学技术解决档案管理信息化中的问题。

3）发挥“互联网+”和信息技术的作用，提升档案管理工作技术水平。事业单位档案管理主要针对大数据相关文件的记载、信息数据的导入、记录、储存、管理和使用等等，为事业单位提供精确的数据资料。保障档案资源管理信息化，使得资源可以在社会范围中共享，提升数字化和信息化的服务水平，结合时代背景，完善事业单位档案管理机制，推动信息化进程，紧抓时代发展特征，改变组织框架结构，推动信息化和科学化领导，从而有效提升档案管理工作水平。

4）完善档案管理信息化建设。新的科学技术在事业单位中的应用范围，正在不断扩大。在对其进行管理时，只有加强信息化的建设，才能有效提升档案管理技术水平。适当引进信息化软硬件设施，利用现代信息技术存储传统的纸质信息，使得数据信息在应用时，更加的安全和完整，也可以利用网络平台，实现资源的实时共享，提升综合管理水平。

5）推动创新思维在档案管理信息化中的应用。档案工作者要培养创新思维，将自身工作与信息化技术相结合，开展档案管理工作。管理人员要充分利用网络服务平台，开展远程业务指导等活动，壮大档案管理人员队伍。但是当前事业单位网络创新性不强，只是利用互联网开展传统的工作，将传统的工作模式与互联网工具进行简单结合，缺乏真正的创新思维，因此还存在一些问题没有得到彻底解决。

6）实现数字资源的整合应用。目前事业单位在进行档案管理时，更加注重纸质档案信息的数字化处理，在对数据信息进行采集和整理以及归档时，各项工作的开展存在一定的不足之处。新媒体的应用意识不强，忽略了互联网数据信息和新媒体数据信息的应用，无法保证数据信息的应用完整性。在互联网数据信息归档时，管理人员要对数据信息进行分类处理，与传统档案管理相区别，建立开放性的资源共享平台，完善资源建设，推动资源共享。

7）推动用户思维的建立，做好档案服务。在“互联网+”背景下，档案管理人员要建立用户思维和平台思维，注重用户需求和体验，形成数据信息供给平台。要完善平台的功能，为群众提供更加优质的服务。在进行信息化技术应用时，可以构建互联网开放系统，拓宽档案服务评价渠道。在进行大数据技术应用时，可以获取服务评价信息，提高管理服务质量，提升档案获取效率，有效细化服务对象，针对性提供档案服务。

8）推动“互联网+”背景下的档案管理安全防范工作。传统档案管理工作在开展时，信息安全问题主要涉及实体安全和信息安全等方面。目前在对信息安全进行管理时，存在信息丢失和泄密等问题。当前在进行数据信息储存和利用时，各项工作的开展更加便利，但泄密问题的发生也更加频繁。在这种情况下，需要引进身份认证和权限设置技术，保证数据信息的应用安全。要对管理人员和操作人员的身份进行核实，并且采用分层设置权限的形式，保证档案数据信息的使用安全性。可以根据身份信息，对应用权限进行分类处理。在保证数据信息安全性的基础上，推动互联网时代档案管理的共享性和便利性。

9）规范档案管理电子文件格式。规范的格式可以有效提升档案管理效率，在“互联网+”时代事业单位的档案管理要坚持全覆盖原则，各部门各单位都要全面加强档案管理的电子化和信息化，实现全面规范管理，保证档案的真实性、完整性和安全性，将档案管理的信息化延伸到各个单位，扩大管理工作的覆盖范围。要对电子文件信息进行全面的归档，并收集所有的资料。在收集后要及时进行归档工作，根据分类进行鉴定标志，充分考虑到电子文件所处的技术环境、软硬件设施、格式、数据类型等等，采取合理的归档模式，加强电子文件的管理和保护，与纸质文件归档要求一致，减少电子文件的丢失、缺损，保证电子文件的完整性，以便后期使用。落实电子化管理的具体要求，从电子文件数据信息的收集到使用，各个环节都要加强责任制的管理，做好考核验收工作。

10）推动档案管理信息化进程。确定管理工作范围后，做好纸质档案数据信息的数字化处理，保证数据信息的使用安全，加强管理工作的质量控制。考虑到事业单位的发展需要，将价值比较高的资料数据，纳入数字化管理范围中。将档案目录数据集合形成数据库，进行数据录入，建立目录数据库。做好数据质量考核，根据档案管理相关标准和原则，进行图像的处理，使得数字图像更加清晰，保证反映档案信息的原始面貌。加强数字图像的质量检测，做好成果检验。将制作的纸质档案、数字化数据和数据库工作文档等等，按照要求制作并进行存储，并做好副本。

11）形成全面的档案服务网络体系。以事业单位档案管理部门为基础，建立完善的档案信息资料数据库，并与事业单位档案数据库进行连接，建立全面的综合性档案信息查阅平台，整合档案资料，建立多样化、全面化的档案信息数据库，保证纸质档案与电子档案双轨运行，服务公众，面向公众开展档案服务信息咨询工作。针对档案共享中的问题做好预案，引进高科技技术人才，做好档案服务网络化体系的各项基础工作，加强档案管理队伍建设，对于重要的职务和事件以及典型案例，要做好数据信息的收集，并做好相关的影像资料的收集。

4 结语

事业单位要实现进一步发展，就要顺应时代潮流，在“互联网+”背景下，提升自身的服务水平，加强档案资料管理，对于现有的档案管理模式进行反思，整合现有资源，提高资料的真实性、完整性，提高档案管理效率，实现档案信息资料共享的目标。