试论信息化对轨道工程行业档案归集的应用

陶丽莎

（南宁轨道交通集团有限责任公司，广西 南宁 530000）

随着城市现代化进程的飞速发展，在这样的背景下，城市轨道交通的建设也越来越迫切。城市轨道交通是一个城市中最为重要的交通工具，城市轨道交通不仅在城市居民的日常生活中起到了极为方便的交通作用，除此之外还在一定程度上优化了城市的空间布局，对促进社会经济发展起到了重要作用。轨道交通建设是一项庞大、复杂、多专业的系统工程。典型的轨道交通项目包括项目立项、项目可行性研究分析、现场勘察、项目前期设计、项目施工及调试、项目竣工验收等过程。工程档案作为工程项目验收的重要依据，需要对整个工程涉及的文字、图纸、表格、图片影像等资料进行详细的归档记录。因此，如何利用信息管理手段对工程建设中的档案进行管理，使其完整、真实地记录工程建设的全过程，为后期工程的移交、验收和运营管理提供方便，是目前轨道交通行业档案管理中存在的亟待解决的问题。

1 档案归集管理的现状及问题

在轨道交通项目实施过程中，档案管理部门需要对各标段参建单位提供的大量工程档案进行管理。在档案业务部门的工作过程中，制约轨道交通行业档案收集的诸多因素十分突出。比如档案的收集难度是极为庞大的一个工作，这项工作需要数量极其多的相关工作人员，并且这些人员也都要有一定的专业知识储备。除此之外，在具体实施过程中，还必须消耗掉很长的时间去完成每一项任务，所以现在的档案柜及管理的效率是非常低下的，具体有以下几点分析：

1.1 档案查询方式单一，无法满足多维度查询需要

就当前高速发展的社会经济背景而言，信息化技术已然充分融入进入每一个行业，所以现在的工程档案系统能够为工作人员在使用的时候提供很便捷且简单的查询功能，但这仅仅只是简单的查询，并不可以符合用户对于档案个性化查询的需求。例如，现有的档案查询系统缺乏按档案分类、项目/合同维度等进行查询的功能，需要对工程文档的组织结构进行多维展现，以保证高效率地完成工作，并保证了在工程档案编制过程中的完整性以及人为可控性。

轨道交通工程建设的复杂性，对档案馆的“人”和“工具”提出了更高的要求。如何突破人才制约壁垒，优化和精简档案收集工作，而如何将各档案相关参与单位有机地结合起来，构建合理高效的档案体系，是轨道交通项目档案全生命周期管理过程中需要注意的问题。

1.2 档案归集检查力度低，整编过程不规范

在实际的档案收集工作过程中，档案员的大部分档案管理工作只是对过程产品的简单归档，相关的这些工作人员并不完全明确在具体的实施过程中所需要注意的事项以及施工技术规范，只能够完全被动地去完整参考之前工作人员留下的技术资料，这样的工作人员在实际工作时是很容易出错的。并且这些人们会经常性的忽视对于项目资料进行规范化的管理工作，在进行档案检查的实际工作中，严重的缺乏对于其的判断力，所进行的检查力度也是极为低下。除此之外，这些自身能力不够的工作人员再进行归档整理档案的实际过程中，并没有经过相关专业的系统化和规范化的方法培训，因而这些专业能力他们也都不具备。所以这样的情况也就导致了工作人员难以对著录项目信息、电子文件信息、文件组信息、排序、格式内容、数量对应等文件的准确性逐一进行详细检查，故而要求他们能够通过电子和电子信函的形式将这些文件发送给上级监管人员，为满足轨道交通工程档案高质量、高标准的要求，确保后期顺利移交，必须对全过程进行详细检查、认真检查、规范归档、严格整理。

1.3 档案归集持续时间长，历史档案难追溯

轨道交通工程一般时间跨度大，管理难度大。通常，轨道交通项目结束时移交给建设单位和城建档案馆的文件多为纸质文件，一般由参建单位收集整理。由于施工现场办公室工作简单，变动不规范，往往容易造成档案的丢失和损坏。此外，轨道交通项目档案种类多、数量大的特点，也会给后期资产转移和历史档案查询在运营管理中带来诸多不便。为了避免这些问题的发生，我们可以对施工过程中的文件进行连续、详细的监控和收集；在条件允许的情况下，还可以实行纸质文件和电子文件双轨制管理，了解分散在项目全过程中的各种文件的实时保存情况，确保档案收集的完整性，同时也有利于以后档案存取的操作和管理过程。

1.4 档案信息来源广，归集工作难度大

参与轨道交通项目建设的单位有许多，仅仅是参与其中的轨道交通项目建设单位就有将近一百家企业。在这么多的参与企业当中，不仅包括有设计单位、施工单位、监理单位等等，还有上百家设备生产商和系统供应商。除此之外，在档案信息源的提供单位里既有国内单位，也有国外供应商，所以这无疑增加了档案收集的难度。

1.5 工程竣工图数字化问题

在铁路工程行业档案工作中要重点关注，目前主要是通过扫描打印竣工图的方式来进行信息技术、竣工图的数字化处理，在这一部分，需要扫描竣工图的编号，而扫描后要交给计算机，还需要对每一张电子海图进行后续处理，而且工作量大，对其专业要求很高。另外，由于扫描过程中操作不当、纸张质量等因素的影响，图像的扫描结果也不尽相同，部分竣工图由于操作失误，经数字化处理后无法使用。

2 档案归集的信息化管理思路及方案

随着我们国家信息化技术的不断发展，我们应当能够想到在工程档案收集工作中大力应用此项技术，并且让信息化在工程档案收集中得到合理应用，这为解决上述问题提供了一种思路。档案收集系统具有档案收集、整理、归纳统计、检索查询等功能，可以实现工程档案数字化的收集管理，使用户日常的档案收集工作规范化、规范化、方便化。此外，还可以根据用户的个性化需求，对文件内容进行多维显示，为城市轨道交通公司以后的运营管理、维护扩容、法律要求等方面提供依据。基于以上情况，本文提出了档案馆藏信息管理过程中的管理思路和解决方案：

2.1 档案信息查询方式的个性化

在项目档案管理过程中。不同类型的项目，不同类型的档案，相应的描述信息也会有所不同；根据不同的人员角色，在文件提交、编辑和查询的不同阶段需要看到不同的信息。不同的施工单位可以提交和查看不同的档案数据。因此，需要对信息进行展示，在工程档案管理过程中，在工程阶段，对施工单位、文件属性等档案进行专业的立体排列，从而提供个性化的定制查询功能，为了满足工程档案管理过程中对个性化信息的查询和许可要求。

系统提供了真实的全文检索功能和按项目显示功能。全文检索功能可以根据用户的身份和权限进行管理，并可以在搜索结果中进一步分类，使用户的查询工作快速高效。按项目显示功能不仅可以实现传统的按分类显示、按项目分类显示等功能，还可以提供按自定义目录树等方式显示，这样的系统使得工作人员在实际工作中变得极为便捷。

2.2 档案整编过程的规范化

项目档案管理系统需要提供档案、资料及相关标准进行归档。这些档案信息来源于工程项目过程中的文件信息，其中还涉及使用人员和组织结构、项目信息、项目承包商的信息以及相关数据描述的数据字典信息（如专业、档案信息分类等），因此，向BGF提供档案属性信息、业务规则等，重组完成后，形成封面、目录、标签、条形码等相关信息，形成交接清单，方便档案交接。

档案收集系统为项目管理提供功能接口，档案编辑、检查等相关工作可在按项目阶段或报送单位分类的树形档案整理界面中进行。另外，通过提供丰富详细的网上管理功能，可以满足网上文件整理管理人员的各种工作需要，从而提高文件整理的效率。

2.3 档案信息收集工作的自动化

在工程档案的收集中，档案的来源因业务应用系统的不同而不同，档案的提交也因建设过程的特殊性而不同。此外，在档案管理过程中，可能需要对纸质文件和电子文件进行双轨管理。因此，在保证档案数据收集的全面性的同时，有必要考虑档案数据收集效率的提高。

为完成电子文件、档案的自动采集，采集系统应具备相关业务系统的采集接口、在线提交、关联功能，实现各类文件的在线提交和动态处理，帮助项目合作建设者、业务部门、业务人员及时、有效、全面地完成数据采集工作。此外，档案收集系统应提供灵活的档案收集和规则检查功能，便于建设参建单位按照档案管理和收集整理的规范要求组织提交档案资料，以减少相关人员的整理工作量。

2.4 提高档案管理人员的素质

为了实现信息技术的有效利用和信息安全，必须提高档案人员的素质。在具体工作实践中，对轨道工程行业档案采集人员进行信息技术数字化管理的培训，培训的主要内容是信息技术的运用和网络安全。通过培训，使相关档案人员掌握和加强档案人员的数字化处理方法、档案管理软件的应用和网络安全技术手段。此外，还要开展城市轨道工程基础知识培训，使档案管理人员能够储备一定的轨道交通工程专业知识，从而准确掌握一些专业性很强的轨道交通工程档案，提高管理的专业性。

3 结语

综上所述，城市轨道交通以其节能、便捷、舒适的特点逐渐受到居民的青睐，扩大城市轨道交通规模的需求日益迫切。工程档案是反映工程建设从可行性分析到竣工验收真实过程的重要依据之一，是保证工程后期移交的重要保证。对于城市轨道交通工程建设而言，如何科学合理地收集各种数量庞大的工程档案具有重要意义。目前，档案馆藏信息化已成为档案管理的主要发展趋势。一个完善的信息化档案收集系统，不仅可以实现档案存取的方便快捷，而且可以为企业节省大量的人力物力。企业不仅可以能够提升自身的经济效益和未来发展前景，而且还可以为我们的国家发展、社会需求提供更多的价值和财富。