新常态下规范化住院医师培训档案信息化管理研究

梁 洁 梁楚晗 覃天资 韦洁莹

（右江民族医学院附属医院，广西 百色 533000）

要做好住培医师培训过程的档案信息化管理，需要提出相应的意见来针对档案管理人员意识改变、健全档案管理制度以及加强住培档案管理上的经验交流活动等方面展开综合分析，从而做到在日常管理工作当中进一步的提升住培医师培训过程的档案信息化管理水平，不断做好有关住培管理服务的工作，提升整体的人才培养层次水平。

1 住培医师培训档案信息化管理的意义

对于住培医师培训档案信息化管理，可以充分体现对于住培医师的培训培养过程的内容，在提供有力证据和核心反馈的前提下，提高住培工作的管理质量与水平。在国家卫健委和基地评审专家的指导下，我们需要以此来不断加强团队对住培医师进行规范管理的综合水平[1]。在信息化新常态下，为了能够促进整体工作的长远发展，我们需要对各个培训专业、管理部门和以及轮转科室的专职与教职相关人员的各项基本素质加强培养，不论是从责任心的角度出发，还是在工作态度、业务能力以及管理方式等方面的问题，都需要做到兼顾。

档案信息化管理能够便于相关职能部门对于住培医师的整体表现引起充分的重视，对于目前的管理现状以及当中所存在的问题去发现更为有效的干预措施，在科学规范化管理的道路上走的更加长远。为了充分提升档案工作的整体水平，一定要积极地扩大培训档案在具体工作当中的影响，进一步的规范整体管理，将住培医师培训档案信息化管理的内容做好细化，进一步促进培训质量的持续提升。

2 住培医师培训档案信息化管理存在的问题

2.1 纸质存档的缺陷

由于住培医师的人数不断地增多，传统的纸质档案管理已经不能够完全满足当前的发展需要，单纯地依靠人工方式，在效率和效果上都难以达到理想的状态，而且纸质档案在存储上本身也对空间有着更多的要求，占用到了医院内部的空间环境，在新常态下要想真正做到对传统管理模式的规范化，尽可能实现信息档案管理精细化与规范化，才能够实现管理方式的创新，有效提升档案的利用率。全国范围内真正开始全面启动住培医师培训工作，是在2015年，到目前为止，全国大部分地区的地方各级医院都已经开始确保了规范化培训工作的稳步推进。在对住培工作进行试点的过程中，也暴露了许多问题。

例如，整体进展缓慢，在各项工作推展的过程中会遇到诸多的问题，尤其是针对住培医师的培训档案，因为没有明确的档案管理制度来进行约束，并不能够针对去归档范围和标准内容做好相应的规定，再加上经验不足，管理层关于档案管理的意识没有完整建立起来[2]。这也就导致被留存下来的培训档案存在参差混乱且内容良莠不齐的情况，如果是单纯的通过培训档案来进行检查，是没有办法全面地了解到住培工作的开展情况的，也很难去检验住培医师的轮转过程真实情况。

2.2 缺乏制度的管理

对于大部分的医院来说，不论是基地负责人，还是分管住培工作的领导，亦或是住培管理部门的负责人，都需要重视起有关制度内容的落实，在管理工作上，如果从下到上都无法引起充分的重视，就会对住培管理工作造成很大的影响，很多工作人员都对住培管理工作没有引起充分的重视。现在有个普遍的意识，就在于人员认为培训基地的人主要就集中于有关基地管理和对于住院医师的培训管理质量是更为重要的，而培训材料则可以等到住培基地复审检查时再布置相关的人员对培训资料进行补齐，确保能够按时按量做好相关的归档工作，住培管理过程中按照这样的管理流程，往往就会导致材料分散，且容易丢失重要资料。

2.3 管理层缺乏重视

由于大部分的住培档案管理人员本身就是临床一线的医务人员，虽然具备专业的知识水平，但是基本上都没有受过专业的档案管理知识培训，因为在对住培过程档案归档时难以把握侧重点。而档案管理本身需要长期的人员来进行相关工作，很多医院的住培工作管理人员都是一两年轮换一次，有的人员刚刚熟悉管理工作，又要更换到其他岗位，这就造成档案管理不断地经历从陌生到熟悉，再到陌生的状态。像这样的情况一直不断地出现，很多人都没有办法适应这样的工作状态，因为档案管理人员频繁更换，也使得档案的整体归档工作难以得到充分的落实，相关人员的责任意识也会更加的缺乏。住培医师培训过程的档案，没有进行专人管理，其真实性和完整性都不能得到充分的保证。当然，住培管理人员也会将住培过程的档案和临床科室的工作材料归置，但还是容易出现丢失、遗漏的情况，这就对住培医师培训档案过程内容的管理规范化带来了较大的困境。

2.4 在开发力度上的薄弱

对于档案管理工作的应用，其目的和意义就主要在于将档案开发做好应用，确保住培过程当中所产生的档案内容能够服务于今后的住培医师培训管理工作，进一步提升医院自身的管理水平。但是，就目前而言，大部分的医护人员只是将注意力集中于有关住培教学活动的开展和管理方面的内容，对于过程档案的管理效用没有引起充分的重视，也浪费了档案管理的价值，从而无法有效实现住培医师的培训档案信息共享和利用。

3 提高住培医师培训档案信息化管理水平的对策

3.1 对服务方向的明确

档案管理工作本身服务于住培管理工作，服务性基本上都集中体现在档案的提供利用功能上，我们需要以服务培训基地的住培管理质量为基本中心，进一步的提升住培人才的培养质量，为培训基地展开服务的过程中，注重档案管理的全面性，积极的搜集相关的资料，确保住培医师的服务以及兄弟单位的借鉴服务与社会服务等能够得到充分的完善，对整体的服务利用功效进行提升。对于培训基地、管理部门以及教学管理人员的要求也有所提升，为了能够充分的感受培训档案管理工作的重要，要解放思想，对培训档案的范围和标准进行确定和研究，并且充分解决档案管理当中所出现的问题，在加强责任制的基础上，做到职责消除，进一步的发展提升档案服务的利用价值，真正地做好有关住培医师培训轮转当中档案收集、整理以及归档工作，确保档案利用功能的完整实现。

3.2 规范制度管理

很多地区的住培工作起步都较晚，在档案管理方面，培训基地对于住培医师的培训管理工作进行信息化的规矩是具有一定难度的，但这也就证明了有关住培医师的培训档案相应管理人员是需要进行相互之间的联系和交流，才能够进一步的增强当前的工作效率的。在档案制度方法及手段等方面做好促进与改善，才能够进一步的加强医院培训基地相互之间的交流学习，通过针对管理人员的专业素质和综合素养进行提升，来确保工作的完善性。

3.3 注重档案资料同步性

由于住培医师培训档案的管理内容比较复杂多变，且经手人员较多，对于助培培训基地来说应当坚持保证答案收集的全面准确以及细致做好有关住培过程档案的管理工作，在工作开展的过程中，培训基地需要按照建档的原则，加上日常工作中所收集的内容进行整合，无论是定期收集还是日常平时的零散收集又或者是集中收集，都是需要进行有效建档的，从培训考核教学活动等方面入手，将归档材料与培训标准进行同步化阶段性的检查督导材料，并且从培训基地的住培管理文件开始，要求二者之间实现同行，尤其是在医院层面的培训管理工作材料，更是应当符合当地住培基地的复诊检查标准，加强信息化管理，确保每一项档案都做到了有效收集归档，进一步的保证档案的及时性、真实性、完整性和准确性。

3.4 做到合理利用

培训基地需要在收集整理住培医师培训过程中的实际档案的基础上进行各项培训档案的分类与整理，对住培医师培训管理工作提供良好的检索与支撑，运用档案的实效来规范当前的管理工作。在信息化管理的加持下，可以实现迅速的检索查询，找到对应的住培医师，并且及时做到鉴定和反馈。在十三五规划的指导下，全国各级档案机构已经将档案信息化工程提上日程，全国各地招录的住培医师也在逐年增加。针对住培过程档案的特殊性，也要提出最佳的配置要求，使得档案工作可以做到有章可循，促进住培过程档案的管理系统化、标准化以及规范化，更好地保证住培医师培训管理工作服务可以发挥其应有的实效，也只有这样才能够发挥流程的作用，有效地保证档案管理的整体效果得以发挥。由于住培过程当中档案种类繁多，数量较大，所以在收集整理归档方面的工作难度也会存在一定的问题。在住培主管部门和培训基地没有根据实际工作来规定规范的情况下是很难实现整体归档的有序性的，所以为了避免混乱，就必须对此引起重视 加强档案信息化建设。

4 结束语

在研究过程中，我们要始终坚持培训档案信息化管理的目标，有效改变传统的档案管理方式，从而充分提升培训档案的利用率，在过程中不断实现住培医师之间档案共享的完善性，有效发展医院培训档案管理的内容，由传统转向现代化精细化的方向。进一步加强对档案人员队伍的建设，要做到和现今的时代发展相契合，保证与时俱进，具备档案信息化管理的概念，不要再局限于原来的传统档案管理思想。从而在加强制度和体系的管理基础上，加大资金的投入，进一步的确保培训档案的信息化管理，能够在硬件建设以及软件开发两个方面双管齐下，确保培训住培医师档案信息化管理工作的有效顺利开展。