档案数字化建设中存在的问题及对策分析

刘琳琳

（中国电建市政建设集团有限公司，天津 300384）

在信息技术高速发展的背景下，各行各业的发展趋于数字化，特别是企业的经营管理过程中更为注重数字化应用，不断提高办公质量与效率。档案资源作为企业重要的无形资产，实现数字化管理尤为重要，为企业经营活动开展、战略决策部署提供有力的凭证。企业档案数字化是指通过应用现代信息技术将传统的纸质档案转换成新型的数字化档案，实现更准确、完善的档案信息库打造，为企业提供更便捷、规范、覆盖范围广的档案资源，同时实现资源的快速存储、检索、查阅及共享。不仅如此，通过档案数字化建设将档案资源利用率最大化，有助于提高企业管理工作效率，提升经济效益，推动企业可持续发展。

1 档案数字化建设的必要性

档案数字化是综合运用计算机技术和网络技术，展开纸质档案信息转换的一种档案管理形式，与纸质档案相比，实现了信息和载体的分离，将不同形式的载体信息向进行数字化形式的转换，让文字、语音及图片等信息实现了数字化编码，借助数字化转换，让信息内容可以直观地呈现。在科技高速发展的背景下，随着对外交流的持续增多，以往的纸质档案管理方法已经不能满足档案管理者和使用者的要求。随着档案数字化处理技术的提升和计算机的广泛普及，档案数字化管理已经得到了全新的应用空间。基于此，必须积极开展档案数字化管理，以促进档案的数字化发展和普及。

2 企业档案数字化建设对现阶段存在的问题

2.1 缺乏对企业档案数字化建设的重视

一直以来，企业的主要任务和核心工作都是注重提高企业的经济效益，很少关注企业的档案，甚至有些企业忽视档案的管理工作。因为对于档案的忽视，造成企业的经营者不重视档案数字化管理，这就使得档案数字化工作难以深入开展。即便有一些企业建立了数字化档案，但是因为一些实际的原因，比如缺少专业的技术管理人员，使得企业的数字化档案工作无法发挥其最大的作用。在企业中工作人员并没有形成利用计算机查找档案的意识，数字化档案没有被充分利用。

2.2 复合型人才队伍建设相对滞后

档案数字化不仅涉及基础管理知识，更涉及网络应用与信息安全防护技术，需要管理人员具备较高的理论知识与实践技能水平。然而时下的一些单位在数字化建设过程中将重点集中于信息化硬件设施的配备与安装，却忽略了人的“软件”因素，部分档案管理人员缺乏网络与信息技术基本认知，对数字化管理认知和熟悉程度有限，在具体管理过程中难以发挥应有的技术优势。

2.3 缺乏档案数字化建设标准化规范体系

对于企业的档案数字化管理工作而言，建立相应的管理制度是至关重要的。因为在档案实际的管理和使用过程中会存在各种问题，并且传统的管理制度已经不符合现在的需要，所以建立健全完善的管理规范体系是非常重要的。事实上，由于各种各样的原因，现阶段很多企业还没有制定出具体的档案数字化管理体系，这就会出现各种问题，档案管理者只能按照自己的方式进行管理工作，没有统一的管理标准。所以，在实际的工作中，档案管理人员无法明确自己的主要工作内容，甚至对于一些工作注意事项也不太清楚，这会对档案数字化管理工作造成直接的损失和严重的影响。

2.4 安全防护不足

网络时代掌握了信息便是掌握先机，档案安全防护是一个系统工程，在数据采集、传输、存储、应用等各环节环环相扣，随着大数据、云平台技术在数字化档案存储及管理中应用，在带来便利的同时也带来了更多的网络风险，任何一个环节的安全防护不足都可能使敏感信息泄漏造成企业甚至国家的重大损失。

3 全面提升档案数字化建设及管理应用水平

3.1 提高档案数字化的软件和硬件设施建设

在一个企业的档案数字化的建设过程中，要加强对于数字化的软件和硬件设施的管理工作，软件和硬件设施不仅是档案数字化建设的基础工作，还可以确保其后期运行工作的顺利开展。由此可见软件和硬件的建设对档案数字化建设发

挥着至关重要的作用。因此，企业的负责人应该加强对于软件和硬件设施的管理工作，根据企业的发展需要，购置先进的档案管理系统，并且根据档案管理系统的特点配置相应的电脑和打印机等专用设备。

3.2 建立规范完善的档案数字化管理制度

规范完善的档案数字化管理制度能为企业档案数字化建设提供重要的保障，更好地完成建设任务目标，为建设工作开展提供有力的参考、借鉴。因此，企业应建立一套既规范又完善的数字化管理制度。首先，企业管理部门应结合企业实际制定可操作性强的档案数字化建设管理办法、操作规范、运作流程等，避免档案管理人员在摸索建设中走过多歪路。其次，企业的档案数字化管理应明确各部门间的职责，包括业务部门与档案管理部门，落实规范的对接机制，确保业务部门档案资源及时、完整、准确地被档案管理部门接收并归档。再次，制定完善的档案数字化建设的技术运用标准与规范，使得企业在信息技术运用能够与时俱进，推动档案信息管理更加标准化与规范化。

3.3 提升管理队伍综合素质水平

要实现档案管理数字化，不仅需要既有档案管理知识又兼有网络与信息技能的复合型人才，更需要全面普及数字化管理理念，要求非档案管理岗位人员同样应当了解和掌握相应的档案信息化理论与实践技能。一是提升内部能力。定期聘请信息管理、网络安全等专家开展面向全员的专题讲座、技能培训；开展相应竞赛，以赛促学，提升管理人员学习主观能动性。二是强化外部支撑。与先进管理企业开展交流合作，扩展技术及业务领域知识，发现自身短板及不足并落实相关提升措施。

3.4 保障档案资料的存储安全

一是建立硬件设施定期检修机制。根据计算机等各项设备的运行状态定期进行检修，确保其性能良好，运行正常，若发现故障要及时排除，避免因硬件设施损坏导致档案资料丢失。二是采用新的存储技术。目前云技术已经相对成熟，并应用于多个领域。对于档案管理机构而言，云存储也是一种比较理想的存储方式，既不占用物理空间，又对计算机硬件设施的要求不高，调阅也比较方便。鉴于数字化档案存储面临的安全风险，档案管理机构可以尝试采用云存储。目前国内可以提供云服务的企业较多，整体费用相对较低，并且能为档案资料提供一层安全保护，不失为一种比较理想的选择。

3.5 自上而下，加强档案工作数字化转型顶层设计

数字化转型具有艰巨性、长期性和复杂性，事关新旧动能转化、核心竞争力与新业态、新模式。做好数字化转型工作必须自上而下，加强顶层设计，属于“一把手”工程。企业的发展战略、管理模式和关键业务活动对于企业数字化转型方向和目标起着决定性的导向作用，同时，企业员工对于数字化转型的理解与期望也将影响转型的效果与进程。企业要将档案工作数字化转型纳入本单位数字化转型战略规划之中，将归档要求前置于业务信息系统建设、升级改造之中，协同并进，取得实效。

3.6 信息化档案管理理念的建立

档案管理部门在国有企业有序经营中发挥着重要作用，目前该部门的任务是彻底改革以往的档案管理理念，积极引入信息管理思想和管理方法，彻底消除束缚，解放员工并促进实现文件信息构建目标。但是，文件管理任务显然受到逆行管理思想的限制，这主要表现为对国有企业领导者和文件管理人员缺乏理解和准确掌握文件管理信息化的能力。功能和应用价值阻碍了信息文件管理的实施，在这方面，国有企业应从树立准确、科学的信息管理理念入手，运用正确的管理思想指导档案信息化建设。与此同时，国有企业的领导应该重视信息化建设，明确信息化思想在提高企业工作效果方面的重要作用，并在档案管理信息化进程中发挥领导作用。向后思考，积极行动，为建设信息化做出贡献。另外，国有企业应通过一系列信息管理宣传，调动全体管理人员的积极性，全员参与档案信息化建设。

3.7 加大资金投入使用

将档案信息化发展纳入城市建设整体规划，对其进行科学预算，保证资金足额到位，为档案数字化建设创造条件。首先，档案管理部门要明确自身定位，充分认识城建档案数字化建设的重要性，主动争取财政部门对城建档案数字化建设的投入，以此加快推进电子文件中心、中心机房等系统和软硬件设施建设。同时，要积极参与到政府数字化信息化建设过程中，做到同步规划、同向发力，及时将先进技术设备应用到档案数字化建设当中，通过借助政府信息化资源为档案数字化建设提供内在动力，让档案数字化建设能够实现更好的发展。

4 结束语

信息化档案管理建设采用智能服务模式，是实现办公档案管理全面升级发展战略价值的重要组成部分。以信息技术档案管理替代传统档案管理工作是非常重要的价值途径。因此，档案管理工作利用信息技术服务是十分必要的。可以通过单位自身的内外环境及条件，实行信息化档案管理建设服务模式，能够利用信息技术服务更好地开展档案管理工作，让信息技术档案建设标准提升企业档案管理质量，使档案监督管理得以全面落实。