以监理工作模式提高数字化外包的质量监管

王俊陶 周健伟 李明丽 周金梅 孙胜男

（1.华能新能源股份有限公司辽宁分公司，辽宁 沈阳 110000；2.大理启鑫科技有限责任公司，云南 大理 671000；3.华能国际电力股份有限公司丹东电厂，辽宁 丹东 118000）

1 案例概述

档案数字化工程正在全国全面展开。严格控制数字化质量，提高数字化外包的效率和效益，是做好这项工作的关键，也是档案部门最关心的问题。控制档案数字化质量的方法和手段有很多。经调查发现，国家档案局2017年发布的《明清历史档案图像数字化加工质量管理体系研究报告》第四章“明清档案数字化外包项目工作模式介绍”，详细介绍了档案数字化外包的基本工作原则和流程。因此，本课题拟从监管的角度，以档案数字化外包为例，探讨档案数字化的质量控制，以期为档案数字化提供一些参考。

2 实施背景

国家档案局业务重，资料多，迫切需要档案数字化外包服务。外包服务不仅是社会分工专业化和精细化的标志，也是通过购买专业服务实现高效率、高质量完成档案工作的基本策略。考虑到人力财力物力的限制，根据档案信息化发展的需要，国家档案局通过招投标的方式将明清档案数字化工作委托给外包服务公司，可以最大限度地发挥档案数字化工作的效益。

在调查中发现，外包公司档案数字化服务业务发展前景广阔。但是目前也存在一些问题，比如文件排列不到位，文件上的订书钉没有完全取出，影响扫描进度或者档案袋封面信息与案卷里面的档案内容信息不一致，出现档案袋错装的情况等。数字档案外包还存在质量参差不齐的问题。由于一部分操作人员素质低、业务水平低，以及档案数字化外包企业盲目追求工作速度，数字档案管理出现图像扭曲，模糊、斑点现象严重，甚至出现缺页、复页、错页等问题。有的数字化外包企业存在恶性竞争，以低于市场成本的价格进行投标，在中标后为了获取利润对于档案数字化工作敷衍了事，而档案人员普遍缺乏档案数字化的知识和经验，没有对每个流程进行有效的监督。所以，引入监理可以弥补档案部门监理的不足，从而降低数字化过程中的质量风险，实现数字化项目的预期目标和要求。

本课题针对海量数据加工，流水化生产，档案数字化外包这一目标，引入全过程监管模式，实现全过程质量控制十分必要。国家档案局对明清档案的数字化处理，是以档案的有序整理为基础，以明清档案的修复为依托，在档案数字化外包项目中引入监管，并具体提出质量控制监管策略，力求制度化、精简化、规范化，不断完善。

3 创新做法

质量控制目标下的档案数字化监管策略是指质量控制目标，监管单位对外包公司档案数字化工作的各个环节进行全面监管，严格把握主要环节，发现问题，进行分类，以达到档案数字化项目的目标和质量要求。具体包括质量控制的前期监督、中期监督和档案数字化后的监督三个方面。

一是前期的监管。选择有相关档案数字化工作经验的人员成立项目监理小组，监理工作正式开展前小组成员进行明确分工。项目监理成员前期需要了解监理工作内容，主要包括：根据采购中心的要求，编制项目的技术要求，明确处理对象，包括处理数量、处理周期、档案形状、档案损坏状况、数字化处理技术标准和要求。具体招标文件应当载明技术标准、技术规范、技术要求、质量要求、软件要求、项目要求、加工期限、金额、双方责任、违约责任、推荐供应商、推荐评标专家、履约保证等招标方式。制定招标方案，提交方案进行审核。在投标过程中，需要对加工企业进行调查了解，通过实地考察，掌握外包企业近几年的技术水平、管理水平、资质认证、主要服务对象、主要成果和评价。包括：公司基本情况、加工场地条件、主要资质、处理软件成熟，公司要有处理历史档案和古籍的经验，有档案数字化软件的研发；公司的管理团队。公司应对数字处理流程、处理软件的功能特点、数字处理管理有全面深入地了解，能够提出符合用户特点的科学、合理的建议和方案。中标人确定后，应按照既定的格式起草数字化加工合同，合同中应明确规定工作目标、工作计划、双方的权责划分、违约责任和售后服务。双方签订保密协议，并将数字处理安全实施细则、文件数字处理技术要求、处理规范、质量验收标准、目录处理标准要求等一系列系统规范作为合同附件执行。

二是过程中的监管。在监管过程中，旁站记录实时工作情况和进程。通过监理周报的形式进行科学分析，以便更好的规划下一步工作。监管内容主要包括预检验和预处理。预检查是指监理单位派出现场监理人员，对加工现场和安全监控系统进行检查和记录，完善文件数字化过程中的配电、照明、空调、网络系统、设备和软件选型。如发现问题，应要求数字处理器进行整改并填写相关记录。首先，加工场地整体要求透明、宽敞，便于监理；合理科学的布局，保证工作流程顺畅；良好的通风、除尘和净化设备；现场有前后安全出口，便于疏散。其次，要有完整的安全监控系统，保证原始档案的安全。图像处理现场应有消防设施，并建立临时档案仓库，方便处理文件的存储和保管。要求临时档案室通风良好，有安全出入控制设施，由双方专人管理，并有详细的温度、湿度和人员出入登记。加工设备的扫描仪一般采用平板扫描仪，薄卷文件采用零余量扫描仪，大格式文件采用大幅面扫描仪或数码照片平台；扫描仪要求设计合理，耐用性好，冷光源，速度快，真彩色再现，图像清晰度高。电脑、显示器、服务器应该是品牌设备，基本配置是当代主流配置，能够满足海量数据存储和系统运行的要求。处理软件要求数字处理软件包含数字处理、管理、扫描、质检等系统，并经过海量档案数字处理实践的验证，系统安全可靠、易用兼容。

档案数字化后的监督。这是档案数字化质量控制的最后一个环节，主要包括数字档案数据备份和反馈检查。数据备份，主要检查数字化档案信息是否满足备份要求，并进行多套备份、远程备份、在线和离线备份，以确保档案信息的完整性和安全性。监查单位在试用已投入使用的数字档案成果后，应检查数字处理单位是否对档案局提出的问题进行了改进，用户反馈的问题是否得到解决。为了控制档案数字化的质量，监理单位需要对各个环节进行监督和管理。档案数字化过程中发现的问题可分为一般问题和特殊问题。一般的问题是工作人员整理的文件和扫描的图像不符合标准要求。在监管过程中，如遇到特殊问题，应首先与档案部门人员和业务人员及时沟通，确定解决方案或处理建议。如果解决方案或意见不一致，向上级协调小组组长报告问题，根据问题类型分发给相应的班组长(技术组、质检组、管理组)进行研究解决。必要时，召开专题会议讨论问题，确认最终实施方案，并形成书面会议纪要。

4 效果及影响

4.1 自检与抽检

在自检与抽检环节，质检人员通过工作流平台接收数据，进行图像检验，返工不合格图像，提交合格图像数据等。质量检查完成后，公司管理层将按30%的比例进行抽样检查，然后将抽样检查提交给项目组进行验收。

这个环节包括三个质量检验程序。第一次质量检查是100%TIFF图像质量检查。通过工作流程接收扫描提交的图像数据，逐帧检查图像质量问题。在系统中标记不合格的图像，返回扫描环节重新扫描，由返工人员重新提交质检。在所有图像通过检查后，提交第二次质量检查程序，由质量检查员100%对照原始文件检查TIFF图像。一方面检查图像质量问题；另一方面，重点检查扫描顺序、重复扫描信息和遗漏扫描信息。这个链接主要是针对设置不能分页的文件，容易造成顺序错误和信息缺失扫描。选中此链接后，系统会将TIFF图像转换为JPG格式。第三个质量检查程序是检查切割的JPG图像。主要检查裁切后的图像是否符合数字处理技术标准，并检查图像本身是否还有质量问题。JPG质检一般是按件抽检，在质量检验中，数字处理软件利用图像处理技术、图像匹配技术、OCR识别技术等计算机技术，对成品进行编号检查，对文件信封进行检查，查找重复文件。通过上述质量检验工作，最终可以获得合格的成品。

4.2 检验验收

在国家档案局明清档案外包项目实施过程中，建立了由领导小组、项目组和项目监理组组成的三级管理组织。项目监理组由现场监理组和质量检验工作组组成，分别负责数字化加工现场项目实施的监理和提交资料的抽样检验。本环节是指项目监理组和项目组对公司提交的资料进行抽样检查和验收。项目监理小组的抽样包括20%JPG图像抽样和5%原始文件对比抽样，检查的重点是图像信息的完整性和准确性。两次抽样检查都是随机进行的，要求量级覆盖率达到90%以上。

4.3 节约成本及时间

国家档案局明清档案的数字化处理需要先进的计算机设备，能够高速扫描和输入纸质档案信息。机器设备价格高昂，更新换代快，外包节约了机器设备采购和维修成本。同时，处理档案数字化的外包公司工作人员具有一定的计算机相关知识、丰富的专业工作经验和在长期的日常工作所形成的团队合作精神。因此，外包公司的档案数字化整理速度较快，可以在短时间内完成大量的档案数字化整理工作。

4.4 专业数字化加工服务

国家档案局在整理明清档案时，选择了档案数字化处理外包模式，可以学习吸收档案数字化处理专业服务公司的技术优势和丰富经验，学习模仿先进公司的档案数字化处理工作体系，获得专业的档案数字化处理管理软件，可以有效延续以往的档案数字化处理数据库，形成更丰富的馆藏数字档案数据库。