王 乐
(河北省地质环境监测院,河北 石家庄 050021)
文书档案管理在企事业单位中是一项极其重要的工作,需要专业性很强的人员进行档案的管理,通过文件记录的方式对单位管理信息进行储存,内容没有限制性,普遍多元化,其文书档案管理是企事业单位的重要内容之一。现阶段在办公自动化环境背景下,文书档案管理应与信息化技术相结合,以此提高文书档案管理的规范性、高效性从而真正实现文书档案管理的功能与价值。
在办公自动化背景下,文书档案管理应以信息化特点进行。在传统的文书档案管理中一般采用的是纸质档案,并利用整理、收集、归类等方式进行,不但工作效率较低,工作质量也无法得到保障。在办公自动化环境下文书档案应利用信息技术实现自动化管理水平,例如可利用word、Excel等自动管理软件实现收集、储存、分档、统计等文书管理内容,从而降低管理人员的工作量,提高管理效率与管理质量。
在利用信息技术进行文书档案管理时,可提高档案查询、档案调离、档案验收等工作效率。目前在办公自动化背景下档案管理工作利用信息技术代替了以往的纸质档案,并利用计算机网络实现了共享、传输等一体化查询与管理方式,从而真正发挥文书档案的信息价值,为企事业单位提供良好的发展基础。
在办公自动化背景下,应加强对文书档案管理电子信息化建设,以此建立科学化的检索体系,帮助企事业单位归档各门类档案,并实行档案“数据库”管理,实现对企事业单位全部文书、档案、资料的全文检索。在探索完善档案管理系统时,实现对档案、文书档案和其他类型档案的在线收集和全过程规范化管理。从而提高企事业单位文书档案管理的规范性,帮助文书档案管理工作迈入新时代标准化管理[1]。
在办公自动化环境下,文书档案管理应以现代化的方式进行。现代化的管理方式对信息保存和记录都至关重要,现代化保管方式可有效提高档案管理储存的效率,也能有效避免文书档案管理出现归档错误等问题。
在办公自动化环境下应做好对办公自动化系统的设计与调试工作,从而避免文书档案管理出现系统错误、无法录入等情况。首先应由档案部门对文书档案管理内容进行设计,以此确保档案管理系统的归档、整理、统计等功能发挥效用。其次在系统设计开发时应提高档案管理人员的专业技能水平,做好系统的统筹与调试工作,确保在办公自动化环境下文书档案管理工作可以顺利进行。
在进行文书档案管理时应提高对文书档案标准化与信息化的管理。根据企事业单位档案的基本情况制定完善的档案管理制度、文书档案分类办法和档案装订整理等内容,并详细检查档案分类管理、档案装订入册等情况。提高电子文件与网络归档的规范性,按照自动化软件设计的具体要求,实施规范性操作,使电子版文书档案规范性的得到保障。
在办公自动化环境下,应提高对文书档案信息化的管理意识。首先档案管理人员需要具备较强的操作专业性,以及较高的综合素质。同时,企事业单位必须注重对档案管理人员专业素养的培训,提高档案管理人员的操作水平,规范操作,提高档案管理的效率,培养档案管理人员的管理意识。通过提高档案管理人员的综合素质,培养其整体意识,从而在进行文书档案管理工作时对出现的问题能够及时解决,避免因拖延而造成较大的损失,从而在很大程度上提高了电子文书档案管理的安全性,也能够在保证文书档案安全性的同时对企事业单位的利益起到保护作用[2]。
在信息技术与办公自动化环境的影响下,办公倡导无纸化、电子化,很多文件都存储在计算机里,从内容和形式上给文件管理工作带来了便利,但也带来了一些安全方面的挑战。所以,在进行文书档案管理工作时,应提高电子文件管理的安全性,电子文件管理应当坚持统一管理,全程管理,便于利用,安全保密的原则。特别是在机关单位中,由于有些重要文件需要控制知悉范围,一旦被误看、误删、误传,都会给工作带来很大困扰,要通过技术处理增强文件安全性,重点防范。例如,在对重要的文书档案进行管理时,可对文书进行加密管理。利用WinRAR等压缩软件,在选择“压缩文件”后为重要的文书档案设置一定的密码,在设置完成后依次点击“确定”、“立即压缩”,这时文档会变成压缩后的文件并加密。通过这样的方式,有效确保文书档案的管理效用,发挥文书档案管理的真正价值[3]。
综上所述,在信息化时代,计算机操作成了工作与生活中不可或缺的部分。在文书档案管理工作中,应实现文书档案管理的标准化、信息化、高效化,从而确保电子文件的真实、完整、可用和安全。让文书档案管理工作能够为企事业单位有效保存历史记录,促进档案信息资源开发利用,推动档案管理信息化的健康发展。