数字化技术在档案管理工作中的应用研究

陈继强

（秦皇岛市海港区民政局，河北 秦皇岛 066000）

从目前来看，许多单位和企业都非常的注重档案管理，主要是因为档案管理中的一些数据为企业和单位的发展起到了重要的推进作用。例如，当企业在发展过程中，需要通过查找相关资料来做一系列的战略决策，所以说档案管理的合理性和有序性对于企业的发展有着重要的作用。而互联网技术的快速发展，也使得数字化技术得到了重用，在进行档案管理过程中，利用数字化技术能够使得档案更加有序性，在寻找的过程中也变得容易起来。

1 在档案管理工作中应用数字化技术的意义

1.1 数字化技术是时代的产物

档案里面包含着企业从开始到如今的整个的发展状况，其中包含企业的财务情况以及人员变动等，对于企业来讲是非常重要的。因此，利用数字化技术能够提高档案管理的效率，使得档案里面的相关内容更加的清晰准确，防止一些数据的丢失。进入21世纪后，对于企业来讲，在进行档案整理的过程中，一般都是采用数字化技术，并且企业一般都会建立一个相关的文件，里面存放的都是之前纸质版的数据。如今社会发展速度较快，企业也需要跟随时代发展加快步伐，逐渐朝着无纸化办公方向的发展。现在企业给员工配备的都有电脑，所以说在整理数据时，直接把数据存放在电脑内进行归档，这样就不用再进行纸质版的档案。数字化技术的快速发展，使得人们在工作时变得越来越简单。

1.2 提升档案管理工作效率

为了更好地提高档案管理的工作效率，工作人员要提高自己的专业素养以及业务能力。所以，工作人员要先学习信息技术这样才能更好地提升自己的业务水平，在工作时才能够熟悉业务流程，对于数据的整理相关专业人员要仔细地把它们进行归类，然后在文档中标清楚文件的名称。并且还需要建立一个相应的管理平台，这样能够对于企业内部所有的资料进行相应的筛选，能够把重要的资料放在数据库中，其他常用的资料放在常用文件夹中，这样就极大地提高了整理档案的效率。在过去我国整理档案都是纸质版的，把所需要的内容打印出来，然后装在档案袋里，放在相应的柜子里面，有的时候需要一些数据查找，就需要相关负责人从档案袋里面进行翻找，在这个过程中浪费大量的时间，而且许多数据久远再找的过程中也不容易。并且受环境的影响，纸质档案可能会由于时间过长以及温度不适造成档案的潮湿，发霉等情况的出现，因此就需要相关整理人员经常对档案袋进行更换，从而提高档案的保存时间。

1.3 提高档案管理工作地位

档案的主要原因就是及时的记录，当时所发生的一些事情，对于公安部来讲他们需要记录当天所发生的一些案件，从时间，地点，人物以及事件的起因都需要进行记录，作成备案，这是为了方便在后续审查过程中能够知道所发生的一些案件起因，同时它也是一些事物的证明。对于国家来讲，在进行档案整理的过程中，里面有许多国家的一些决策和军事机密，所以说建立档案是非常重要的。之所以重视档案的记录，是因为它能够方便人们，而且在做一些事情时，提供一些数据的支撑。因此，对于国家来讲，在今后发展过程中，一定要积极的重视档案管理的工作，使众多的企业能够重视企业档案的重要性。同时在进行管理过程中，还需要相关的工作人员提高档案意识，能够认识到档案的重要性。而在进行档案管理过程中，应用数字化技术能够更好地提高工作的效率。工作人员在进行日常档案整理过程中，就是对资料进行归类编码，但是还需要对档案进行保管，从而延长档案的使用期限。在进行管理的过程中，要突出档案的一些价值，并且企业内部人员要使得资源共享，在需要一些数据时，能够准确的为他们提供相应的材料，从而提高工作效率。

2 在档案管理工作中应用数字化技术的对策

2.1 构建数字化系统进行档案管理

要想提高档案归档的质量，就必须要利用数字化技术，它依靠技术能够快速的把文件进行规整，从而提高文件整理的速度。因此，在今后的发展过程中，企业要根据本公司发展的战略对档案进行相应的管理，从而做到资料的有序整合。并且相关企业还要加大资金的投入，创新数字化技术平台，更好地便利工作人员，提高档案工作的价值和作用。

2.2 建设档案管理工作的云处理平台

其实云技术也是当前发展的一个新的技术，企业在进行档案的过程中，一定要突出数字化技术。并且云处理技术，它可以依据用户的指令进行操作，而且云技术处理它是一个虚拟性的技术，当把文件进行整理时，可以快速的发送给使用者。所以说在这个过程中就实现了资源的共享，从而提高了资源整理的效率和速度。

2.3 做好档案电子文件的整理与收集工作

在进行档案管理过程中，要充分地利用电子资料。电子资料，它能够包含视频和录音照片以及其他内容，在制作的过程中，把纸质版的文件转为电子数据资料。例如，工作人员可以利用相应的扫描仪对纸质文件进行全方位的扫描，从而把纸质文件的相关内容转移到电子文件当中。这样就极大地提高了工作的效率，并且也节省了人力。在过去进行档案整理过程中，需要许多的工作人员进行整理，把相应的数据记录下来。而电子资料它可以为工作人员提供极大的便利，工作人员只需要进行扫描就可以进行数据的录入。不再像过去一样，把资料打印在纸上，然后把纸再放在档案袋内，不同的数据放在不同的档案库里面。在寻找的过程中，花费大量的时间和精力。利用数字化技术，可以更好一点，使档案电子文件进行收集和整理，从而为企业带来更大的便利。

2.4 在档案管理工作的查询与搜索中应用数字化技术

在进行档案管理的过程中，主要就是利用数字化技术，其目的就是可以更好地提高档案文件资料的价值。同时，相关人员在进行资料的搜索过程中，要查找关键词，这样能够快速准确的搜索出想要的文档。并且还要知道文档所在的位置，因为无论是企业还是单位来讲，档案有非常多，所以说要给它们标上编码，这样在查找过程中可以更加的准确。同时还要把搜索简化性，这样能够减少搜索的时间，提高工作人员的效率。

3 结束语

从上文我们可以了解到，在档案管理过程中，应用数字化技术能够更好地提高管理的效率和质量，并且它能够为企业带来极大的便利，所以说在今后的发展过程中，企业一定要加大对档案管理的重视工作，这样在后续开展一些工作时，才能够更加的明确。同时，相关工作人员还要提高自己的专业技术，跟随时代发展的潮流，了解数字化技术的应用，这样再进行整理的过程中，能够提高他们的效率，减轻他们工作的压力和任务。