信息技术在学校档案管理中的应用分析

陈丽芳

（端州中学，广东 肇庆 526000）

随着现代信息技术的广泛运用，信息技术渐渐运用于学校档案管理中，持续提高档案管理效率与质量[1]。对于档案而言，其管理是一项系统、长期工作，需立足于学校运行管理情况不断地完善与补充，并科学分类与利用档案资源，强化档案管理的实效性。所以，信息技术的运用应立足于学校发展现状及档案管理要求开展针对性、深入地探索，以此来提高管理质量。

1 信息技术在学校档案管理中运用的意义

1.1 提高档案管理的效率

运用信息技术可有效提高档案管理效率[2]。例如，录入档案时一次录入便能够实现多次反复录入的成效；档案案卷目录、收发文单据等报表可在信息化系统中自动生成与打印，大大提高了档案管理的效率。

1.2 促进学校的科学决策

对于学生而言，管理运行过程中难免不会出现一些重大问题，解决时学校应立足于自身实际情况，作出科学合理的决策。对于学校而言，学校档案是科学决策的关键性隐居。只有运用信息技术管理档案，可高效率传递信息，并确保安全保存档案，为各重大决策提供可靠、真实、完善的依据。

1.3 实现信息资源的共享

采取卷宗的方式管理档案不仅需要投入大量的管理成本，且相关信息资源无法实现共享，如修改或复制档案等[3]。若引用了信息技术，不只是实现了高效管理，且有利于控制管理成本。运用数字化信息技术的关键在于通过数据分析，对学校档案现有资源使用情况了如指掌，有利于指导学校日后建设，并获取最大化的档案资源利用成效。

1.4 满足时代发展的要求

在互联网日益普及的情况下，数字信息得以迅速发展，并接种集中化、时间化相关有效的处理方式，构建成不同的数据库，尽力地满足现代社会对信息个性化的需求。对此，传统档案管理工作已经难以迎合现代化发展所需，所积极融入数字化信息管理，加快档案管理现代化建设进程，迎合学校档案管理需求，为教育事业提供优质的档案服务。

2 信息技术在学校档案管理中的应用措施

2.1 建立学校档案信息化管理思维

学校的管理者首先要转变传统思维观念，充分认识到档案信息化管理建设对学校长远发展带来的管理优势，提高学校管理水平，推动学校健康有序的发展。其次，要把档案信息化管理建设编入学校发展规划工作中，可以成立工作小组，明确岗位权限职责，确保有效落实。通过对学校现有档案管理人员的定期与不定期培训，增加计算机知识，不断提高管理人员的各项技能，努力培养复合型人才，选用固定的网络信息人员全程参与档案信息化管理建设以及建成后对系统平台进行维护工作，保障档案信息化系统稳定安全的运行。

2.2 完善裆案信息化管理硬、软件设施建设

对于学校档案而言，应积极引入先进的保管技术，对库房的环境予以严格调控[4]。同时，积极更新档案存储介质，想方设法优化与升级数据库技术、压缩技术。对此，从硬件方面入手，学校档案管理应紧跟时代发展，积极引入各种信息技术，采用最陷阱的存储介质与技术硬件，如此才能够提高学校档案管理的时效性与安全性。对于软件而言，构建数据集成、实现档案文档一体化、建立软件数据安全保障体系尤为关键。

2.3 数字信息技术实现学校档案规范化管理

一是应当推进纸质学校档案朝着信息化档案的转化[5]。过去很长一段时间以来，学校档案是以纸质方式进行保存，现代信息技术的发展要求学校档案也应当尽快完成数字化转化，可以采取纸质档案和数字档案同时管理的模式，为学校档案的安全与完整提供双重保障。对新接收的档案材料文件应当及时进行数字化备份，确保档案内容信息准确无误，以便于后期的调取查阅，确保档案材料收集、整理、归档等各个环节的规范开展。二是应当推进智慧学校档案大数据平台的创建。首先能够积极与地方上的信息技术企业进行合作，共同推进智慧学校档案大数据平台建设，在纸质档案数字转化的同时打造数字档案中心；其次是积极和教育管理系统展开系统交互，真正做到学校档案资源的共享，形成全局性的综合信息数据库，拓展学校档案信息的利用范围。在这一过程中借助于数据交换处理技术可以让不同系统平台形成一体化架构，为学校档案的信息化、集约化、智能化管理带来重要支撑；最后是借助于智慧学校档案平台为广大师生带来更加多元化个性化的服务，真正满足其实际需求。三是应当借助虚拟现实技术推进“可视化库房”的创建工作。学校档案管理部门在推进落实信息化建设工作中能够灵活运用虚拟现实技术对档案库房实施全景模拟，档案管理人员能够实时、全面地了解到库房内的实际情况。另外依托于智慧社会档案平台可以对库房内保存的档案信息资源实施虚拟投影，档案管理人员仅仅需要输入相关信息即可第一时间了解到相应档案所在位置并进行调取，如此一来有助于实现更加科学高效的档案开发管理。四是应当依托于条形码或者二维码技术来确保学校档案材料的安全与完整。为确保学校档案数字化管理朝着更加规范的方向发展，能够借助于条形码、二维码联合微信小程序来对档案材料的流转记录和经办人信息予以查询记录。档案使用者可以扫码查阅相关内容，归还时小程序可以提前进行提醒，防止逾期归还档案。另外依靠这样的办法还可以真正让档案更为安全和保密，促进档案管理质量的提升。

2.4 加快档案专业管理人才建设

对于信息化建设而言，人才建设是主要保障[6]。现阶段学校档案管理人员在年龄结构、文化水平、知识结构等方面均无法满足学校档案信息化建设要求。特别是在知识结构方面，不仅要具有专业的档案管理知识，而且还要求精通各种计算机技术。对此，基于学校档案信息化建设要求，学校应注重建设复合型人才，积极培养既具有高超信息技术又懂得档案与财务管理，既掌握信息技术又了解教育教学、心理学、管理学等专业技术的综合性人才，为信息化建设提供源源不断的人才支持。另外，学校应加强人才继续教育，以多样化培训方式调动工作人员学习热情，强化自身专业技能与素养。如，可组织开展专题培训、合作研究、岗位培训、考察交流、讲座等开展继续教育，强化档案管理人员专业素养。

3 结语

随着互联网技术的日益成熟，有力地保障了信息技术稳定发展，目前信息技术在我们日常生活必不可少，针对信息技术的各种优势，学校档案信息化建设成为必然趋势，学校领导应及时更新管理理念与管理方法，促使信息技术在学校档案管理中得以广泛运用应用。