浅谈医院人事档案信息化管理

朱国华

（青海省第三人民医院，青海 西宁 810007）

医院人事档案是医院人事管理制度的一项重要内容，它是一个人的身份、学历、资历、工作经历等多个方面的证据，关系到以后的工资待遇、社会劳动保障、职称晋升，是人生轨迹的真实反映，是了解一个人的专业技能的重要通道。对此，加强医院人事档案管理便显得尤为重要，是选人用人的重要基础，是深化医院人事制度改革的现实要求。可以说，人事档案作为伴随每个人一生的档案，是展现个人的学习和工作历程的重要证据，医院要想了解员工以往的经历，可以让人事管理部门直接查看档案，通过档案来了解员工的情况，不仅方便而且快捷。通过对员工个人经历的了解，充分发挥他们的优秀才能，由此可以使每个人都发挥自己的才干，这样才会促进医院各方面工作的有效进行。在当今，医疗改革进行的如火如荼之时，必须要实现档案管理方面的信息化，各大医院都必须结合自己医院的实际情况，以使得自身管理的档案得到充分地利用，从而有效加强医院的人事档案管理方面的信息化。

1 信息化管理具有的优点

在医院对人事档案进行管理的过程中，必须要吸收现代的管理科学中的系统方法，以系统的眼光把控全局，通过对现代科学合理的手段的使用，通过引进国外先进的管理设备和相应的管理技术，从而能够使档案管理的相关人员的积极性得到很好地发挥，加强他们的主动性，提高他们的创造能力，这有利于档案管理的改变以往的传统管理方法，变革为更加现代科学的管理方法，早日实现档案管理方面的系统化和信息化，从而实现管理的智能化。档案管理信息化具有相比传统的管理方式更为显著的优点，首先它需要占用的空间此传统的档案保存空间小，这样它所能够保存的信息量就更大，其次它保存起来十分方便，不论是保存还是查找速度都是传统的管理方式所难以比得上的，另外，由于它的保存途径，使得它的保密能力也很强，这些优点都导致信息化的档案管理方法相比传统的管理方法，更适合现代档案管理的实际应用要求，会对档案管理的效率显著的进行提高。在当今世界，由于科技的发展，电子产品在生活中的普及，将纸质档案转变为电子档案进行保存管理应用，已经是无法避免的趋势。只有充分实现档案管理的信息化，医院在人事管理方面才能适应当代工作的需求，提高自身的管理效率，减少人力成本和传统管理成本的浪费。

2 现阶段医院档案管理方面的缺点

1）档案内容不能及时更新。当今社会，毫无疑问，再使用传统的档案管理方法已经不适用现在的实际情况，在传统的档案管理的过程中，对纸质的档案进行归档时，都是一次性的，要想对人员的信息进行补充，在档案量十分庞大时，操作起来是非常困难的，这就导致医院在根据工作人员的能力进行安排工作时，利用档案无法了解到工作人员的真正能力，从而使他们无法发挥到自己真正的工作能力，也降低了他们工作的积极性。这样的弊端使得档案的实际效用不能很好地发挥，不能促进各项工作的顺利开展。如今各个行业的不断发展，其从业人员的流动性也是越来越强，在医疗行业，医院的相关工作人员的不断流动，使得人事档案在管理的过程中，只有在有工作需要的情况下，才对刚刚招聘的员工和新进离职的员工档案进行整理，如果档案的日常管理不能将工作人员通过努力工作所获得的成绩，或者通过不管学习钻研所获得的新技能及时表现在他们的档案中，那么内容不完整的人事档案，将不只是打击了相关人员的工作的热情，更是给医院在进行人力资源的配置时造成极大的影响，这些都是对医院的发展极其不利的。

2）档案管理人员认识不到位，能力不够。当然，如果想实现医院人事档案管理方面的信息化，那么只是投入软件和硬件设备是无法达到目标的，如果不注重档案管理的人员在其中起到的作用，那么即使有再先进的设备和技术，工作都是很难顺利开展下去的，更别提实现工作较高的质量水平了。通过大量的调查发现，在多数医院特别是在地方医院里，他们对档案管理往往不够重视，很多时候档案管理部门都无法发挥它真正的作用，造成这种情况出现的原因很多，其中最多的一种就是，在医院的相关档案管理的工作中，比较重要的岗位的工作人员由于年纪偏大，难以利用现代信息技术对档案进行管理，在档案管理过程中对档案重要性的认识程度也不深，职业素养不高。

3 加强档案管理方面的信息化的相关措施

1）提高档案管理人员的素质。在当今社会，要想利用现代的信息技术做好档案管理工作，那么就要求负责管理档案的人员具备优秀的设备使用能力，资料处理能力以及信息分析能力，同时，还要具备极强的专业素质，对档案的作用有极深刻的认识，对需要更新的人员档案信息进行及时的收集和更新。除此之外，在医院方面，除了任用具有专业能力和职业素养的人员进行档案管理外，还要配备专业的电脑等各设备的维护人员，及时对出故障的设备进行维修和升级。

2）加大档案管理的资金投入。要改变以往传统的档案管理方法，第一，医院就必须依照相关规定，购买档案的信息化管理所需的工作设备，例如相应的档案的管理电子系统、打印机、电脑等等，以及为其提供一个专门用于开展管理工作的机房，只有保证档案管理工作开展的过程中，有基本的物质基础保障，才能更好地实现档案管理的效率和专业性。第二，在对于人事档案的利用工作上，必须保证所提供的档案内容的真实，没有缺失的地方，还要确保它是及时更新的，并且将相关人员的各个方面的信息资料都进行了详细准确的记录，比如医院的工作人员的职业素质、工作能力、思想觉悟、个人的学习经历等等，同时还可以建立医院自己的局域网，通过把所有的人事档案和有关医生品德医生作风、工作能力等考核信息连接，建立起一个完整的医院档案的数字化系统，从而通过对人事档案的科学归类，使人事档案更适用于实际工作要求，能够更完整、更准确、更详细地记录医院工作人员的相关信息，使得医院更好地做好人员配置工作，实现人力资源的合理利用和分配，便于医院各种工作的开展。

3）改变管理理念，加强安全意识。除了档案管理所需的设备投入，以及档案管理人员的要求，对于各个医院的领导层，也必须深刻认识到实现档案管理方面的信息化是何等迫切和重要，必须改变传统思维，转变为现代化的科学管理理念，然后能够制定档案管理工作中所需要的各种具体规定，从而推动档案信息化工作的实施。在档案管理的系统的完善方面，医院必须要依据实际情况增加在人力成本、财力成本的支出，投入足够的物力，通过对多种现代技术的运用，加强档案电子系统的安全性，避免各类病毒侵入电脑，造成信息档案的损失。同时，必须要求相应的档案管理人员，拥有极强的安全意识，懂得定期对档案相关软件进行升级，注意计算机的病毒查杀工作等等，从而保证医院档案信息化建设的逐步完善，避免因为软硬件的安全问题影响到档案管理方面的工作进行。

4 结束语

信息化管理系统的建立，帮助医院人事档案管理科学化、规范化、高效化，使人员从招聘到退休、离职全流程的电子化完成，保障了人员信息的保密、安全。通过信息化平台的建设，从内容、技术、服务等方面全方面的整合人事档案管理资源，使人事档案管理水平大幅提高，人员效益充分发挥，人尽其能，物尽其用，为医院的科学发展提供强有力的支持。做好医院内部的人事档案管理方面的信息化建设工作，才能为医院的人事工作的顺利开展提供保证。所以，医院必须对此进行足够的重视，早日实现档案管理的信息化。