新时期检验检测机构档案管理分析

闫庆芳

（山西省保德县综合检验检测中心，山西 忻州 036600）

随着生活质量提高，促使线下大众更加注重吃穿住行等方面的安全及卫生问题，检验检测机构涉及食品、药品以及日用品等产品的安全和卫生技术检测，加强对检验检测机构档案管理，有利于确保检验检测结果精准性与时效性。新时期下，如何有效加强检验检测机构档案管理，是目前各相关人员需要考虑的问题。

1 检验检测机构档案管理必要性

在新时期环境影响下，检验检测机构档案管理工作变得尤为重要，加上政府部门愈加重视，积极促进了检验检测机构发展，并在政府部门给予相应的资金与政策大力支持下，为检验检测机构购置先进检测仪器和检验检测技术水平的提高提供了良好的条件，同时也向检验检测机构档案管理工作提出了更为严格的要求。

基于新时期，检验检测机构档案管理工作，除了需要将每次检测工作相关数据储存好以外，也要不断提升档案管理工作效率和质量，以此来确保检验检测数据与结果准确性、可靠性以及及时性等，如实记录机构内部每一台检测仪器运转情况，以及检测工作实施过程所产生的数据信息，通过对仪器设备档案和检验检测技术档案加强管理，实现对内部各种关键资料有效分类和整理，提升检验检测机构档案管理精细性同时，也能积极促进检验检测机构档案管理向系统化、规范化发展[1]。

2 目前检验检测机构档案管理现状

1）档案管理体系存在缺陷。通过对目前检验检测机构档案管理实际情况调研和分析，发现职责划分模糊、工作内容不清晰等问题已经是部分检验检测机构档案管理工作中普遍存在的现象。由于检验检测机构特殊性，其档案管理工作既繁琐又复杂，管理工作不清晰问题一直存在。其主要原因检验检测机构档案管理体系存在一定缺陷和弊端导致，逐渐形成内部工作人员不了解所处岗位实际工作内容，对档案管理认识不够全面等现象，资源浪费严重同时，也降低了整个机构运行效率，从而导致检验检测机构档案管理工作水平一直难以提高。

2）档案管理信息化建设不足。经济与科学技术不断发展和进步，信息技术、网络技术以及计算机技术等被广泛应用于各行业领域中，检验检测机构档案管理信息化建设，不仅有利于档案管理工作效率提升，也能更好地保证检验检测数据和结果准确性和时效性。但从目前检验检测机构档案管理现状来看，由于检验检测机构将建设重点集中在设备、技术以及人才方面，忽略了档案管理信息化建设，在一定程度上不但无法满足新时期对检验检测机构档案管理要求，也阻碍了检验检测机构档案管理现代化、信息化发展。

3）档案管理人员素质水平有待提高。相较于检验检测机构内部常规性工作，档案管理工作随着检验检测机构长久运行愈加复杂化，档案管理内容主要包括各种仪器设备资料分类与归纳、大量技术资料的收集与整理，此项工作不仅繁琐，同时也需要投入大量人力、精力与时间。但从目前检验检测机构档案管理情况来看，由于从事此工作岗位的人员专业性不足，素质水平价偏低，致使机构档案管理工作效率不高，其工作形式过于被动，进而导致档案管理人员在处理档案资料时严重缺乏规范性，难以保证机构档案资料完整性。

3 新时期加强检验检测机构档案管理有效措施

1）健全与完善检验检测机构档案管理制度。首先，提升检验检测机构领导对档案管理重视程度，以及明确和了解档案管理工作对检验检测机构发展重要性，结合新时期环境下对检验检测机构档案管理要求，在此基础上健全与完善档案管理制度，为检验检测机构日常档案管理工作开展提供基础保障同时，也能起到有效规范档案管理工作的作用；其次，建立工作责任机制，组建专管小组负责检验检测机构内部档案管理工作，将工作职责机制落实到日常档案管理工作中，既能规范档案管理人员行为，又能避免责任相互推诿现象出现；最后，档案管理制度不仅要约束员工，也要兼顾对领导行为的制约性，检验检测机构领导人员个人形象与行为对档案管理制度执行效果有着直接影响，保证档案管理制度双向约束，充分体现档案管理制度权威性，以此来实现对检验检测机构内部各种档案资料有效管理，全面提升档案管理工作质量。

2）加强检验检测机构档案管理信息化建设。在检验检测机构档案管理工作中，仪器设备档案和技术档案这两方面是主要管理内容，做好仪器设备档案和技术档案管理工作，并保证其管理工作质量与效率，有利于更好地保证仪器设备使用效果以及技术水准。为了进一步提高档案管理水平，加强检验检测机构档案管理信息化建设，将信息技术、网络技术以及计算机技术等多种技术运用于档案管理中，充分发挥各项技术运用优势，建立档案管理信息化系统，对机构仪器设备档案和检测技术档案实行权限管理，同时根据档案管理人员职位对权限进行等级划分，实现分级管理，极大地提升档案管理工作效率同时，在一定程度上也能有效避免重要档案资料丢失，保证档案资源利用最大化[2]。除此之外，检验检测机构应积极促进档案管理与信息技术相结合，借助档案管理信息化系统，将与仪器设备和检测技术等相关的资料记录和保存在系统中，如仪器设备购置合同、使用情况、检测技术实施效果等，档案管理人做好关键档案信息收集与整理，机构运行时所产生档案信息，及时在系统上更新与归档，为后续机构仪器设备使用、维护和检测技术升级、改进等工作提供强有力的信息支持，为推动检验检测机构持续发展打下坚实基础。

3）提高档案管理人员素质水平。新时期下，检验检测机构档案管理工作也产生了变化，运行重心不再围绕设备、技术等方面，也逐渐开始重视机构内部档案管理，随着检验检测机构长期运行，检测项目数量增多，产生的档案资料也随之增多，十分考验档案管理人员专业能力与工作水平，提高档案管理人员素质水平，不仅能够确保机构档案管理工作顺利开展，又能有效保障档案管理工作效率和质量。首先，检验检测机构应定期组织档案管理人员参与有关档案培训方面的培训活动，学习专业知识和技能，通过加强对档案管理人员培训工作，促进档案管理人员专业技能与素质水平提高，解决机构内部档案管理队伍素质水平参差不齐等问题；其次，针对档案管理岗位的人员招聘，根据检验检测机构对档案管理工作要求，严格审核应聘人员相应资质，主要包括专业能力、工作经验以及职业素质等，从根源上保证检验检测机构档案管理人员专业水平；最后，扩大档案工作管理职能，发挥此工作岗位人员作用，深化档案管理工作，让员工明确意识到档案管理工作对机构发展、对个人发展重要性，使其全身心投入到检验检测机构档案管理工作中，提升档案管理工作规范性同时，也能实现档案资源利用最大化。另外，由于检验检测机构档案管理与现代科学技术深度融合，要求档案管理人员也应熟练掌握此方面技能，能够灵活运用现代信息技术来辅助档案管理工作开展，积极促进检验检测机构档案管理向现代化发展，全面提高检验检测机构档案管理水平。

4 结束语

综上所述，在新时期环境影响下，加强检验检测机构档案管理工作十分必要，做好检验检测机构档案管理工作，不仅有利于保证检验检测结果精准性和及时性，对检验检测机构长远性发展也有着重要意义，结合新时期对检验检测机构档案管理要求，采取相应措施，从根本上解决检验检测机构的档案管理问题。