加强施工水利工程档案管理工作的几点思考

张吉超

（湖北省枣阳市邢川水库管理处，湖北 枣阳 441204）

水利工程档案是水利工程施工过程完整记录的载体，能为后续同类水利工程项目的管理工作提供参考。因此，施工单位要确保工程档案的完整性和准确性，从而提高水利工程项目管理工作的成效。基于此，本文以加强水利工程档案管理工作的实践路径为主线提出了对档案管理工作的思考。

1 档案管理工作在水利工程施工管理中的地位

1.1 水利工程施工安全管理工作的重要依据

近年来，业内对水利工程施工的安全管理工作格外关注，不再局限于单纯地做好施工人员安全管理，也要做好工程建设主体的安全管理工作。不同的水利工程在安全隐患和风险方面存在差别，施工单位应根据项目实际情况制定管理制度和施工方案等。而开展这些工作需要参考水利工程档案中的相关数据，可以从工程档案中获取科学的依据。施工单位也可借鉴其它同类工程的安全管理档案资料，从而吸取其中有益经验，提升项目的安全管理水平。

1.2 水利工程施工进度管理工作的重要依据

水利工程的施工进度决定着项目的经济效益，施工单位只有合理安排工程施工进度，才能从根本上提高项目的经济效益。水利工程施工进度的编排工作需要参照同类工程项目的档案资料，查阅工程档案资料是对施工环节进行细致分析的首要工作。其最终目的在于实现科学安排施工进度、提高施工效率并降低工程施工成本，全面提高水电工程建设质量和企业经济效益[1]。

1.3 水利工程成本控制的重要凭据

水利工程成本管理对于提高项目经济收益具有决定性作用，而对工程成本的审计凭据则是工程档案。水利工程的施工过程成本核算、总成本目标申报、施工作业成本管控、成本控制制度的细则与执行情况、内部成本控制办法奖惩以及成本管理数据分析与上报等，这一系列关于成本审核、批准、考核和数据汇总的信息与资料都将以工程档案的形式归档，成为日后审计工作的重要依据。

2 当前水利工程档案管理工作的实施现状

2.1 水利工程项目管理人员缺乏档案管理意识

水利施工企业经常查阅的工程档案主要包括竣工验收证书和竣工图等资料，而其它工程档案的利用率较低，导致项目管理人员对档案管理工作不够重视。随着水利工程施工规模和工程量的增大，多数施工单位将工作重心集中在施工进度和质量管理上，而对档案管理的重视程度不够，往往安排技术管理人员兼做档案管理工作[2]。水利工程项目在整个施工过程中会形成大量的文件和图纸，而部分施工单位却在工程竣工时才着手收集资料，这样就很难完整地收集档案资料。

2.2 档案管理滞后于工程项目建设

大型水利工程往往包含多个单位工程，完整的工程档案资料由这些单位工程档案组成。整套工程档案资料除了包含传统的文件和图纸外，还包含照片以及音视频资料等。部分施工单位未将档案管理工作纳入项目管理计划，导致档案管理工作滞后于工程项目的建设进程。此外，相关单位和各部门往往自行保管各种工作范畴内的档案资料。而在工程竣工验收和备案时，施工单位整理和收集档案资料的工作量会很大，存在档案资料收集不全的现象。

2.3 水利工程档案质量管控不严

尽管部分项目能确保档案收集齐全，但对于档案质量管控和精细化管理不够严格。往往存在档案资料签字和存档不合规范、各种印章手续缺失和竣工图未按新蓝图绘制等情况，与工程档案管理标准和规范相悖[3]。另外，部分水利工程项目部对档案资料收集范围的认识不周全，在收集档案资料时不加选择，导致一些保存价值不大的资料也进入工程档案库，给后续档案管理和查询工作带来困难。

2.4 水利工程档案归档工作不及时

部分水利工程施工项目部对内业资料整理工作不够重视，往往未安排专职资料员来处理此项工作。而在工程收尾阶段，大部分技术和管理人员离开施工项目部后会导致内业资料被分散。由于部分资料签字不规范且留下的人员对资料不熟悉，需要相关单位的签章或签字，而相关人员已奔赴新岗位，这给及时归档工程档案的工作增加了难度，也对档案资料的完整性带来很大的影响。

3 加强水利工程档案管理工作的实践路径

3.1 完善水利工程档案管理体系

水利工程施工单位要重视健全工程档案管理体系在项目管理工作中的重要作用，项目负责人必须及时将工程资料归档，经过审核后将其移交给档案室。此外，档案管理人员应及时督促相关人员收集、整理档案资料并存档，并在过程中予以指导，发现问题需要及时纠正，提高档案管理工作的质量[4]。

3.2 加强档案管理指导工作的力度

档案管理部门要加大主动指导工作的力度，在项目启动前就应使建设单位熟悉竣工档案的质量标准，在工程建设过程中要对施工和监理单位的档案编制工作进行指导，并扩展指导的对象和指导方式。例如采取集中举办工程竣工档案培训的方式，或采用网络视频会议等途径提供有针对性的工作指导。

3.3 落实档案归档过程控制工作

水利工程施工单位必须重视对档案归档的过程控制，务必要杜绝档案资料代签行为，确保档案资料真实有效。档案形成过程中若出现文字或数据错误等情况，必须要求相关负责人及时修改并加盖个人印章，以确保工程档案具备保存价值[5]。为确保档案管理的时效性，档案管理部门应当要求施工单位在工程竣工验收之后三月内移交整套工程档案，并对其归档内容以及范围进行对照审核。

4 结语

水利工程档案管理工作能为工程施工安全管理、进度管理和成本控制等工作提供重要依据。因此，施工单位和相关部门应通过完善水利工程档案管理体系并落实具体举措、加强档案管理指导工作的力度、落实档案归档过程控制工作等途径，有针对性地解决当前水利工程档案管理工作中存在的问题。