企业重组过程中的档案处置问题及对策

邓 东

（海航集团档案馆，海南 海口 570203）

近年来，随着我国经济步入新常态，企业间的并购重组交易频繁发生。企业的产权变动也带来了档案管理的新课题。档案作为企业软重组中非常重要的一环，承载着企业重组前后的生产经营及各项工作过程中有价值的原始记录。然而，在真正的企业重组过程中，实施重组企业的工作重点多数集中在繁杂的资产、机构、人员等重组交接中，企业档案工作往往处于一种失控、无序的状态，许多重要档案被批量当作无用资料被处理或销毁。目前，关于重组企业档案处置相关的法规目前并不是特别健全，对于国有企业重组的档案处置问题，国家档案局下发了相关的法规和政策可以参考。而对于集体、私营和中外合资、合作等非国有企业重组过程中的档案处置问题，目前并无具体的法律条款，重组企业要因地制宜，采取相关对策妥善解决档案处置问题，以有效维护企业利益。

1 国有企业重组涉及的档案管理问题

1）国有企业重组档案管理相关法规政策。上世纪90年代以来，我国国有企业体制改革不断深化，国有企业重组频频出现。针对国有企业重组过程中出现的档案处理问题，国家档案局于1998年、2019年先后下发了相关的法规政策。1998年3月5日，国家档案局联合国家体制改革委员会、国家经济贸易委员会、国有资产管理局下发了《关于印发<国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法>的通知》（档发字[1998]6号），对国有企业在改组、联合、兼并、租赁、承包经营、股份合作和出售等改革过程中档案如何处置问题进行了规定。2019年1月，国家档案局印发了《关于在深化国有企业改革中加强档案工作的意见》，对国有企业深化改革过程中涉及的档案处置问题进行了明确。

2）国有企业重组中的档案处置要求。按照《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》，国有企业档案是国有企业全部活动的真实记录和宝贵财富，是企业资产的依据和凭证，属国家所有。按照该办法，国有企业资产与产权变动档案的处置，原则上分类进行：（1）基建档案、设备仪器档案随其实体归属；（2）产品、科研档案（其中含专利、商标、专有技术等档案）按有关政策法规办理，没有规定的由双方商定处理；（3）会计档案按财政部、国家档案局《会计档案管理办法》执行；法律、行政法规有特殊规定的，依照法律、行政法规的规定处理；（4）生产技术管理、经营管理档案由双方商定，可移交接收方，也可随党群工作、行政管理档案移交企业主管部门或寄存所在地国家档案馆。另外，对于国有企业档案移交的方向。国有企业之间兼并的，被兼并企业的档案归属于兼并企业或新设置的企业，由兼并方统一管理，单独保存。国有企业与国有企业合并，其档案处置按国有企业之间兼并的档案处理办法办理。

国有企业档案中有些还会涉及国家秘密文件，这一部分必须谨慎处理。按照暂行办法，国有企业被非国有企业兼并，相关的档案处置要求如下：1）国有企业被集体、私营和中外合资、合作等非国有企业兼并的，其党群工作、行政管理、生产技术管理、经营管理类档案按隶属关系移交企业主管部门或寄存所在地国家档案馆，也可由企业主管部门或所在地档案行政管理部门指定有关的企业代为保管。2）军工企业被非军工企业兼并，属国家机密的档案，由其行业主管部门决定其归属。其余档案按暂行办法中的前述条款办理。

2 集体、私营和中外合资、合作等非国有企业重组档案处置要求

对于集体、私营和中外合资、合作等非国有企业的兼并重组，目前现行的法律法规并无明确档案处置要求，而多数非国有企业的档案管理基础相对薄弱，多数存在未集中统一管理、档案信息化建设滞后、人员配备不足、企业重视度不够等问题，这也成为企业重组过程中特别容易忽视的问题。如果处置不当，势必会影响企业的顺利重组及后续经营。一般情况下，被兼并、收购企业往往无心过问档案工作。这种情况下，主导收购一方应充分参考我国现行的国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法并结合企业重组实际，在进行并购的同时，提前介入档案工作，掌握被收购方的档案资源具体数量、明细等情况，并在收购交割时一并进行交割，避免档案资源的遗失，有效维护自身利益。

3 如何应对企业重组带来的档案工作挑战

对于重组改制企业，档案工作人员应积极应对，完善企业档案工作机制，有效应对重组对档案工作带来的挑战。

1）因企制宜，积极探索企业档案管理新模式。在坚持集中统一管理档案的前提下，因企制宜，灵活多样地决定档案管理的具体办法。企业可根据自身需要，自主设置最有益于自身发展的档案管理机构，力争实现低投入，高效益，为企业提供全方位、多层次的信息服务。积极尝试探索档案管理新模式，建立档案中介机构，将分散在各企业的档案管理设施和档案专业人员集中起来，有偿为企业管理档案。这样即可使企业节省大量人力、物力、财力，也可使企业档案得到更加科学化、专业化、规范化的管理。

2）以法律手段管理企业档案工作。市场经济是法治经济，企业档案管理部门要以“法”管理企业档案工作。《中华人民共和国档案法》是我国档案工作的最根本法律，企业档案管理部门和档案工作者应充分利用这一法律武器，积极学习、宣传、贯彻《中华人民共和国档案法》及其实施办法，提高企业广大干部员工档案法治意识，把做好档案工作作为一种自觉的法律行为，使企业档案工作做到有法必依，执法必严，违法必究。其次，加强企业档案工作规章、制度及标准体系建设，监督其在企业的实施，规范企业自主管理档案工作。针对企业重组改制过程中出现的新情况、新问题，及时完善各项档案规章制度，特别是企业重组期档案资产处置相关制度、企业重组期档案的使用和转让相关规定等，明确档案处置规范、档案转让规程等，以维护企业档案的所有权、占有权和收益权，避免档案的随意转让和无偿使用，致使企业利益受损。发生企业重组时，重组双方应按照国家有关规定，合理确定档案所有权并做好企业重组改制前后形成档案的交接，防止档案损毁、流失。

3）扩充企业档案内容，完善企业归档范围。企业重组改制后，一些新型企业的出现，产生了新内容的档案，使企业档案在内容构成上发生了很大的变化，档案管理部门要及时对新重组企业各单位、各部门充分调研，充分了解新重组企业档案内容出现的新变化，及时扩充完善企业档案归档范围，将新类型的档案及时收集归档保存。

重组企业要重点做好以下几种类型档案的收集归档：企业在重组过程中形成的企业重组的申请、批复、可行性报告、实施方案，企业资产评估报告、产权确认书；确定企业进行重组的股东会、董事会、监事会会议材料；企业法人执照变更、注销，新企业法人登记注册、协议；企业章程；公证材料等；企业在发行股票、债券时产生的股份、债券档案；企业在拍卖破产过程中形成了拍卖破产的申请、批复，企业资产评估报告、产权确认书；企业债权债务清理、产权拍卖、转让协议及公证材料等；其他改制形式的企业(租赁、承包、托管经营等)形成的企业主管部门的批复、企业申请、企业资产评估、产权界定报告，各种协议、公证材料等；企业在劳动用工和劳动争议仲裁时产生的档案以及企业在合资、合作过程中产生的各种经济、技术协议、合同档案等，这些重组前后产生的档案对于加速企业转换经营机制、维护企业合法权益等，无疑都是“含金量”极高的宝贵的资源、财富。

企业重组过程中的档案处置问题，关系到重组双方的切身利益，有些甚至涉及国家利益。因此，无论是实施重组的企业还是被重组的企业，所在企业档案工作者应积极发挥作用，将档案视为企业重要的无形资产，避免因企业重组导致档案毁坏或流失，以充分、周全的档案工作维护企业利益，从而发挥档案工作价值，为企业经营创造效益。