档案现代化档案管理存在的问题与对策

边英华

（菏泽市郓城县卫生健康局，山东 菏泽 274700）

随着现代产业经济的快速发展，产业发展的管理模式发生转变。事业单位需要重视档案操作规范的落实，依据档案管理的操作方式，分析如何促进事业单位工作的顺利实施，加强工作效率水平的实施，有效的节约资源配置，提升经济价值和经济效益。本文将针对事业单位的档案管理进行研究，分析其实际管理中存在的问题，结合相关要素要求，提出符合企业发展管理实施策略的规范操作方式，提出符合事业单位档案规范化管理的对策办法。

1 档案管理现代化的重要意义

1）档案管理现代化是社会发展的必然趋势。随着社会的现代化建设，经济、文化、教育以及科技等方面的发展都受到了影响。因此档案管理也会更加地现代化，并且可以认为这是社会现代化推动了档案管理的进步。其次，档案管理现代化的发展趋势也是促进社会现代化建设的基础。同时国家要想建设现代化的社会，首先就需要拥有一支现代化的高素质建设队伍，对于建设队伍的管理必然需要现代化的手段，所以档案管理现代化是社会发展的必然选择。

2）档案管理现代化可以拓展档案工作的服务邻域。在这个时代中，要想将信息的资源最大限度地开发出来，就需要提高对资源管理、开发与利用的技能与技巧。因此档案管理现代化能够优化对储存信息的手段，进一步提高信息开发的基础背景；其次档案管理的现代化能够让档案信息的使用更加广泛。并且在档案现代化的管理过程中，还能够强化信息之间的交流与共享，开拓对信息资源的使用与利用的空间，甚至还可以帮助信息的服务性质由封闭转为开放，提高信息服务领域的层次使其能够面向社会。

3）增加信息的储存量。档案管理的现代化主要是将一些先进的科学技术融入到档案管理的过程中，例如使用一些扫描技术、云端储存技术、以及光盘技术等。并且这些先进技术，不仅仅能够增加对档案储存的范围，还可以提高档案储存的数量与储存密度。与传统的储存的方法相比储存也更加地方便，并且现代化的档案管理技术还会使储存的载体不再局限于文字、图形或是图像，能够突破档案管理的载体局限，使得档案管理的储存效率以及数量被提高，丰富了档案管理的内容。

2 档案管理现代化过程中出现的几个主要问题

1）档案管理的人员配置能力不足。事业单位档案管理是一项内容具体、繁琐、工作多，容易出错的工作，如果不够细心细致，档案管理中就会出错。如果专业技术水平不足，可能就会导致实际操作规范管理不当。一些事业单位的档案管理人员是由基层人员兼职负责，而基层人员对于档案管理的知识少，对于整体素质认识不足，者极大的影响事业单位档案管理的规范性和专业性，导致档案管理的综合质量水平不足，效率低。事业单位的档案管理人员综合待遇水平低，档案管理人员的工作积极性差，这也是直接影响档案管理工作效率提升，质量优化的内在原因之一。

2）档案管理制度不健全。档案管理的效果受到监督力度的影响，但是现阶段在许多档案管理的部门中，许多人都忽视了这项工作的重要性，从而放松了对档案管理的监管，使得相关的监督管理制度不健全。其次，由于档案管理的监督制度不健全，无法符合档案管理的变动，因此无法规范各项工作内容，使得规范化以及标准化的档案管理难以进行，所以在进行档案管理的过程中经常出现差错，使得档案管理现代化的发展受到了阻碍。

3）信息技术应用不合理。计算机技术是时代发展的重要科学技术，不论是什么行业任何领域都在不断对其进行开发与利用，希望能够借助信息技术的帮助，进一步提高发展。但是在档案管理工作当中，对其的使用频率不高，因此自动化技术不能得到完善，阻碍了档案管理现代化的建设。

4）档案制度的配置操作方式不合理。事业单位档案规范制度制定过程中，缺乏完善的制度管理标准，一些事业单位对于档案管理没有建立完善的制度标准。制度实施过程中缺乏标准化、准确化，有序化。管理制度没有落实到具体文字内容上，大部分以口头强调为主，缺乏实质性的具体标准。这影响档案制度的实施，在档案管理整理过程中，缺乏必要的信息收集、保管好分析，缺乏专业性和规范性基础原则，导致档案工作实施中产生隐患问题，直接影响事业单位档案工作的实施和发展。

3 档案管理现代化的对策分析

1）事业单位档案管理的信息技术应用。在互联网产业信息平台上，通过信息技术的融合提升，应用计算机实现多领域的拓展应用。单纯的档案管理操作方式已经无法满足事业单位的档案管理需求，以信息化档案管理和技术升级为要求，以满足档案数据信息的终端化管理为目标。利用计算机、互联网等方式，实现档案信息的数字化，快速地提升档案综合化管理水平。事业单位利用互联网操作方式，优化档案信息高效传递发展，提升企业综合化管理水平，构建完整的档案数据信息库，提升档案管理的信息化价值应用实施效果，有利于提升事业单位档案管理的有效布局和发展应用。

2）提升档案管理的重视程度。进行档案管理是能够保证档案信息顺利获取的重要方式，同时也是整合保管信息数据的重要方法。在信息技术时代，对档案进行管理能够得到的价值更加地显著，因此各行各业都要重视档案管理，提高档案管理的工作效率以及地位，促进档案管理的现代化发展。因此在实际的管理工作中，应该参考国际中先进的管理方法，学会高效的管理技术，招纳高素质的管理人才，提高档案管理的专业化水平，为现代化的管理建设打下基础。

3）构建完善的档案管理措施。完善的档案管理措施能够规范档案管理工作，是档案管理现代化建设的重要环节。其次，健全管理制度还可以减少档案管理出现差池的频率，提高管理的效率。但是在构建完善的管理制度时还需要注意以下几点：首先应该保证管理制度建立的科学性以及合理性，不会违反国家的相关条例规定，明确档案管理的实践应用价值；其次，还应该让管理制度具有一定的双向性以及约束性，使得档案管理工作更加规范化、标准化；最后管理制度还应该具有一定的严肃性以及权威性，这样才可以巩固制度具有的约束能力，进一步促进档案管理现代化的建设。

4）灵活应用计算机技术管理。在信息技术发达的时代，若是档案管理不使用计算机技术不仅仅起不到促进的作用，甚至还会拖累档案管理的发展。因此在实际的档案管理的工作中，应该灵活地使用计算机技术，例如通过智能AI系统构建档案管理系统；借助语音或是指纹识别技术，保证档案管理的机密性；或是使用相关的识别技术，辨别文档的真伪性等。灵活使用计算机技术能够提高档案管理工作的先进性，进一步促成现代化的建设。

4 结束语

档案管理现代化是时代进步与发展的体现，同时也是为了顺应时代发展而做出的改变。因此需要档案管理部门重视档案管理工作，将先进的技术融入档案管理任务中，提高档案管理的效率以及质量，这样才可以实现管理的现代化建设。