公共资源交易档案精细化管理探究

邓 海

（旺苍县政务服务和公共资源交易中心，四川 广元 628200）

1 公共资源交易档案管理现状

近年，我国公共资源交易市场发展良好，交易范围不断拓展，交易活动也越加规范，对提高政府投资效率、推动经济社会发展起着关键作用。如何对公共资源交易档案管理进行精细化管理，让交易档案的完整性、真实性与安全性得到保障，从而让交易档案在优化公共资源市场化配置中的作用充分发挥出来，使档案的价值得以体现。

1）档案管理政治站位不够。做好档案管理工作可以提高公共资源交易中心的效率和质量，档案管理工作是否精细科学，是衡量公共资源交易中心管理水平与业务业绩的重要尺码。由于存在对档案工作重要性认识不够的问题，公共资源交易中心对档案管理工作投入较少，导致档案管理缺乏制度上的保障和支持。

2）现行制度规定过余粗泛。《招标投标法》《招标投标法实施条例》等招投标领域的法律法规是公共资源交易档案管理工作的主要依据。《招标投标法》第三十六条规定：“由投标人或者其推选的代表检查投标文件的密封情况......招标人在招标文件要求提交投标文件的截止时间前收到的所有投标文件，开标时都应当当众予以拆封、宣读。开标过程应当记录，并存档备查。”《招标投标法实施条例》第三十六条规定：“未通过资格预审的申请人提交的投标文件，以及逾期送达或者不按照招标文件要求密封的投标文件，招标人应当拒收。招标人应当如实记载投标文件的送达时间和密封情况，并存档备查。”《政府采购法》第四十二条规定：“采购人、采购代理机构对政府采购项目每项采购活动的采购文件应当妥善保存，不得伪造、变造、隐匿或者销毁。采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年。明确规定了采购文件和采购活动记录的范围。”上述招投标领域的主要法律法规对公共资源交易档案管理提出了要求。公共资源交易档案管理是有法可依的，法律法规的要求成为该工作开展的必然要求。

3）项目归档范围参差不齐。项目档案明确了归档范围和档案保管的期限，在规范档案资料整理编号办法、鉴定规则、统计方法和借阅制度方面并没有做出明确要求。“没有规矩不成方圆”，如何保障项目档案管理工作顺利开展，必须有一套严格的工作制度来约束和指导。按照“谁代理，谁立卷，谁移交”的原则，确定立档资料的收集范围，包括采购活动记录、采购预算、招标文件、评标标准、评估报告、定标文件、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉处理及其他有关文件、资料等凡能记录采购活动的文本都要纳入归档范围。

4）档案专员业务水平不高。全国统一成立公共资源交易才接近十年时间，新成立的单位人员都是从各个部门抽调，对交易项目档案的接触不多，大多单位没有设置档案专员岗位，也没有招考档案专业人员，基本上是兼职人员，没有通过系统培训就上岗，导致档案工作人员业务水平不高，缺乏专业的档案工作专业背景，工作缺乏积极性和主动性，服务意识不高，档案泄密的风险较高。这些问题的存在给档案管理部门敲响了警钟。

2 精细化档案管理探究要略

1）提高政治定力提升档案管理觉悟。“为党管档、为国守史、为民服务”是档案工作的神圣职责，坚持档案工作的政治定位，也是档案工作性党的政治属性所在。公共资源交易业务发展过程中形成的文字、图片、影像等重要资料，在一定程度上决定着公共资源交易的完善和发展。公共资源交易要对档案管理工作进行重新调整和重新定位，成立专门的档案管理工作机构，将档案管理工作当做核心任务来抓，结合单位实际制定完善的奖惩和考核制度，对档案管理工作进行定期、定量和定性的考核，提高档案管理的科学化、规范化以及制度化建设。

2）健全档案制度确保管理有章可循。按照党管档案工作，科学立法、民主立法、依法立法的原则，坚持不懈地推进档案法规制度建设，构建起系统完备、科学规范、可操作性强的档案法规体系。一是结合本单位实际制定归档制度，组织本单位职工学习档案法，树立档案意识，让每位职工明确档案移交时间。二是必须明确整理档案收集的范围。反查历年整理的档案资料发现许多材料都需要完整。如果档案的真实性、完整性、有效性不充分，档案资料的实证性就存在疑问。例如开标中规定必须为原件的资料，招标代理合同、中标人投标文件、中标通知书不能以复印或扫描件代替，项目验收档案，必须有单位盖章、负责人签字、日期填写等。交易项目立档责任人负有收集、整理、立卷、装订、移交的责任，代理招标或采购的机构在档案工作中出现问题，应该按照相关规定进行处理。

3）完善档案管理强化档案保质保密。档案管理的保密工作包括保管和保密两个方面。一是档案资源的保管。公共资源交易中心应该建设符合标准的、设施齐全的档案室，档案室应当具有防盗、防火、防光、防尘、防潮、防霉、防有害生物等安全设施，档案室的门窗应比-般的门窗要牢固，且要与办公场所隔开-段距离。要安排专人对档案室进行定期管理和维护，对意外情况造成的霉变、破损等档案，要进行及时修复和补救，尽量保持档案资源的完整性。对失去保存价值或者已经达到保存年限的档案资料要进行及时销毁，严禁工作人员不上报就擅自销毁档案。档案室的人员进出要严格规定，不相干人员严禁进入档案室。二是档案的保密工作。公共资源交易中心档案资料很多涉及投标人商业秘密和国家秘密等，这些信息-旦被泄露出去，对招投标企业和国家的利益将造成较大损害。因此，档案管理人员要严格执行保密制度，除公检法和监察机关处理投诉和办理案件外，任何单位和个人不得查阅。

4）提升业务技能打造专业档案队伍 档案工作既是一项业务性工作，又是一项管理服务性工作。具有高度责任心和专业水平的档案管理队伍是公共资源交易中心档案管理工作的保障：一是提高档案管理人员的观念和意识。通过培训让档案管理人员知晓档案管理工作的重要性，提高他们的责任心，有条件的单位档案管理者的政治素质就作为考核条件之一。在档案管理思路上有创新有突破。在知识经济时代，各种档案管理的新知识和新手段不断涌现，档案管理者要更新观念，敢于向传统观念挑战，善于提出新办法、新思路，解决新问题。二是培训档案管理人员的业务素质和能力。档案工作人员要有扎扎实实的业务功底，不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤，而且还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，培训可以帮助现有档案管理人员学握计算机技术、网络技术通讯技术知识，帮助他们更快地适应信息化档案管理的发展。

3 结束语

总之，档案管理工作是公共资源交易中心发挥职能、提供优质服务的保证。在知识经济时代，公共资源交易中心档案管理越来越呈现信息化和技术化的特征，给档案管理人员提出了新的要求和挑战。需要档案管理部门和人员转变思维，提高档案管理的质量的水平，促进公共交易中心业务的顺利开展。