浅谈高校退休干部人事档案的保管与利用

金 阳

（贵州师范大学组织部、党校，贵州 贵阳 550000）

《干部人事档案工作条例》中指出：干部人事档案是各级党委（党组）和组织人事等有关部门在党的组织建设、干部人事管理、人才服务等工作中形成的，反映干部个人政治品质、道德品行、思想认识、学习工作经历、专业素养、工作作风、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的历史记录材料。干部人事档案是教育培养、选拔任用、管理监督干部和评鉴人才的重要基础，是维护干部人才合法权益的重要依据，是社会信用体系的重要组成部分，是党的重要执政资源，属于党和国家所有。

干部人事档案因其完整性、真实性、历史性等特点，是组织选拔、培养、考察干部的参考。干部退休后，应该在政策范围内，充分合理利用其人事档案，连接退休干部与学校的桥梁，发挥退休干部的余热，为学校发展作出贡献。

1 学校退休干部人事档案的现状

1）档案分类不清楚。学校自1941年成立至今已有八十年历史，期间经过几次变更、合并，部分干部人事档案的分类已经模糊不清。离休、退休、死亡干部的人事档案放在一起，检索目录未及时更新，导致工作人员在进行材料归档和档案利用的时候，面临很大的困难。

2）档案材料收集不及时。干部人事档案材料主要分为十类，《干部人事档案工作条例》规定：材料形成部门应当按照相关规定审核材料，在材料形成后1个月内主动向相应的干部人事档案工作机构移交。因为退休干部人事档案的特殊性，许多材料未能及时归档。比如有的干部去世后，需要家庭成员信息办理公证，但档案里面并没有相关信息，退休干部人事档案没有得到很好利用。

3）档案记载信息不准确。由于历史原因和个人意识等，部分退休干部的人事档案信息记载不准确，比如名字出现音同字不同、曾用名的记载，导致档案材料无法准确归档，甚至张冠李戴的情况，非常不利于退休干部人事档案的管理和利用。

2 学校退休干部人事档案的管理方法

1）规范制度，集中管理。学校制定《干部人事档案保管和安全保密》制度，由干部人事档案室集中统一管理全校教职工的干部人事档案。干部退休后，其人事档案沿用原来的保管方式，由干部人事档案室集中管理。干部人事档案的日常管理主要包括档案建立、接收、保管、转递、信息化、统计和保密，档案材料的收集、鉴别、整理和归档等，因退休干部人事档案的特殊性，日常管理集中于保管、归档和利用。

2）梳理目录，快速查询。学校按照预防为主、防治结合的要求，建立和维护科学合理的档案存放秩序。退休干部人事档案存放于档案库房的相关区域，并按照干部退休时间建立目录索引，确保在使用过程中快速查找。

3）依法依规，规范查阅。学校制定《干部人事档案查（借）阅制度》，查（借）阅退休干部人事档案应当由离退休处两人及以上的中共正式党员，经校党委组织部负责人批准后，持《干部人事档案查阅审批表》到干部人事档案室查阅。特殊情况下确需复制、摘录干部人事档案材料的，须事先在《干部人事档案查阅审批表》中列出需要复制的材料明细，经校党委组织部负责人批准后按规定程序复制、摘录。

3 工作成效

提高站位，助力学校编纂口述校史。八十年校庆来临之际，学校档案馆努力推进口述校史项目，计划对一批老干部进行口述校史的访谈。干部人事档案室协助档案馆查阅了离退休干部的人事档案，通过提供的履历、自传、学籍、科研、奖励、党团等材料，档案馆基本掌握了受访者的成长、成才、工作经历等背景信息，提高了访谈效率和质量。

转变观念，协助办理退休干部相关事项。干部人事档案室利用工作强化服务理念，严格利用程序。退休干部本人及其亲属办理公证事项，按照学校《干部人事档案查（借）阅制度》，申请查阅、复制、摘录档案材料。

4 工作启示

1）遵守规章制度，明确责任意识。干部人事档案工作具有很强的政策性和保密性，档案管理干部必须是中共党员。这就要求档案人员要有较高的思想政治素养、作风正派、脚踏实地、责任心强，在工作中必须遵守干部人事档案管理工作的各项规章制度。退休干部的个人档案因情况特殊，部分材料未能及时归档，工作人员要明确责任，严格落实学校《干部人事档案材料的收集归档制度》，督促档案材料形成单位及时归档，确保档案的齐全完备。

2）加强政策学习，提升业务水平。退休干部人事档案因年代久远，部分材料缺失严重，信息填写有误，对档案的利用造成了很大的困难。作为干部人事档案的工作人员，应该加强相关政策法规学习，切实履行好材料收集、归档和鉴别制度，更好地利用退休干部人事档案。

3）加强业务宣传，提高档案意识。干部人事档案是党和国家的重要执政资源，是干部个人成长经历的真实反映，其重要性不言而喻。但是长久以来，大部分人的档案意识比较薄弱，干部人事档案工作未能得到重视。作为干部人事档案工作人员，应该调查研究全校干部人事档案工作情况，制定和完善规章制度，做好干部人事档案的业务建设和业务指导，并加强业务宣传。

4）创新工作机制，完善工作内容。退休干部人事档案沿用干部人事档案管理机制体制，管理手段仍以传统的手工操作为主，缺乏编研，不能建立有效的干部信息数据库，未能提高退休干部人事档案的利用率。部分离退休干部已经死亡，但其干部人事档案未按照规定进行移交。针对上述情况，工作人员应该要主动思考，主动作为，不断创新管理机制，提高档案的利用率。

在今后的工作中我们将积极致力于建立退休干部人事档案工作长效机制，完善退休干部人事档案材料收集，强化人事档案日常动态管理，使干部人事档案管理工作再上新水平，再登新台阶。