学校档案管理中存在的问题及对策分析

吴 磊

（驻马店技师学院，河南 驻马店 463000）

随着我国二胎政策不断开放，即将入学的学生数量不断增多，在校生规模不断扩大，为了充分响应国家教育体制改革的号召，必须加大中职基础设施建设的投入，扩大中职教学面积，为学生提供更好的学习环境，提高中职教学水平。中职扩大教学面积，增加工程施工之后，也会产生大量基本建设档案，根据国家颁布的《档案法》等相关规定需要将中职基本建设中所有相关资料加以汇总和整理，存放到档案室储存保管。为了提高中职基本建设档案管理水平，应充分了解基本建设档案的特点以及基本建设档案管理中存在的问题，有针对性地制定基本建设档案管理措施，保护好相关文件。

1 做好教学档案管理的重要意义

第一，服务中职自身发展。教学档案全面反映了中职在专业设置、培养对象、课程设置、教学内容、教学方式以及学生工作等方面的内容，真实记载了中职围绕中心大局、根据经济社会发展情况设置教学环节的工作实践。做好教学档案管理，能够站在历史的高度，通过对档案进行深度研究，对相关信息资源进行深入挖掘，传承经验、文化等，发现存在问题并及时改正，努力使教学更好地围绕中心大局、更好地服务经济社会发展。第二，服务中职教学改革。教学档案记载了中职实施教学的全部过程，记录了教师教学、学生学习及学生工作的真实情况，更是集结了教学经验、反映了教学当中存在的问题。这一切都使得教学档案成为中职进一步完善教学、提升教学质量的重要依据。此外，还能根据教学档案，对教师的教学质量进行客观评估，对学生的学习情况进行全面检验。再有，还可为中职开展教学评估提供完整、系统、真实的信息资料。显然，全面掌握和认真分析教学档案，无疑会对深化中职教学改革起到重要作用。第三，服务中职师资队伍建设。教学档案全面记录了专职教师的业务工作情况，如教学、科研、职称评定、考核等，还系统记录了兼职教师的聘任及开展教学工作的情况。分析和研究教学档案，就可以非常全面地了解教师的教学工作经历、业务能力等，对于中职加强师资队伍建设、进一步完善教师聘任制度等起到重要作用。

2 档案管理工作存在的主要问题

1）档案管理工作的受关注度略低。随着高等教育步入普及化时代，各中职的扩招、设置新的专业，使高层领导将主要目光集中于教学管理与科研工作中，对档案管理工作重视度不足。这便造成因资金、人力、物力等投入较低，档案管理工作实际开展水平远低于现代化发展需要。另外，档案管理工作的智能化、现代化水平不足，也会在一定程度上掣肘决策、影响教学管理工作的开展。

2）档案管理人员专业能力素养较低，业务水平不高。我国大部分中职档案管理中并没有专职的基本建设档案管理人员，而是由统一的档案管理工作人员对所有档案进行储存保管。由于基本建设档案具有较强的周期性和复杂性，基本建设档案整理工作量较大，对于档案工作人员来说，需要耗费大量的时间和精力，由于中职对于基本建设档案的重视程度较低，使得档案管理人员将更多的时间和精力放在学生学籍档案和教育教学档案的整理和储存上，对于基本建设档案没有投入过多的精力。总体来说，中职基本建设档案管理人员储备不足，专业能力素养较低，业务水平较低。

3）档案资料不规范。传统的中职档案管理一般是对纸质版的文件进行整理，相关制度已成熟。但由于现在是信息化时代，中职老师办公都使用电脑，一方面可以减少工作量，另一方面可以节约时间，因此档案也由纸质档案变成电子版档案。就目前而言，电子版的档案虽然更加方便，但由于很多中职对档案管理没有明确规范，导致了很多档案在归档时没有进行统一处理，使得出现了在寻找档案时资料显示不完整、档案资料无法使用的问题。一些中职对档案整理持一种随意性的态度，对于他们而言，只需要上传就行，由于后期资料的不完整，在使用上也非常困难，最终导致档案整理没有太多实际意义。

3 新形势下做好档案管理的举措

1）强化思想意识。为了有效加快中职档案管理信息化建设的速度，首要任务是增强中职领导和相关部门工作人员对中职档案管理信息化建设的重要性的思想认识，中职管理者需要深入了解到档案管理信息化建设工作是中职信息化建设的核心组成部分，需要通过有效手段，来增强中职档案的有效使用率，提升中职档案的使用价值，让中职档案得到有效的共享。中职管理者还需要全面认识档案管理信息化建设为中职今后发展所带来的积极影响，并且在中职能力范围内，对中职档案信息化建设进行资金和政策方面的支持，并且对中职中各部门工作人员做好对中职档案管理信息化系统建设的宣传教育工作，指引中职中各有关部门建立起对档案管理信息化建设工作重要性的正确了解。

2）应用互联网技术构建中职学校信息化档案管理平台。（1）从事档案管理的工作者应该先充分的了解中职院校现阶段档案管理工作的实际状况，并全方位的对其进行梳理，做好档案管理工作所面向的人群、工作内容、现阶段所存有的问题和档案类别划分等等基础的调查工作。（2）作为中职院校管理层的人员要深刻地认识到学校的发展离不开信息化档案管理平台的建立，在学校未来的发展进程中具有重大的意义，因此，应给予人力、物力、财力等方面的绝对支持。（3）在展开档案管理信息化平台的搭建时，应该聘请专业的人员有针对性对档案管理工作现存的特点及需要创新改进的方面来进行平台建立，以保障档案管理平台构建具有科学性。（4）档案管理的工作人员应该做好对档案的类别、数量等平台资料数据规划整理的工作，致使档案管理信息化平台在建设时有可靠的文献支撑。（5）档案管理信息化平台应该衔接于校园内的网络，为中职院校中的老师和学生们在进行档案资料查阅时提供便捷的信息化平台。

3）建立健全基本建设档案管理制度，健全相关责任机制。为了提高中职基本建设档案的管理水平，中职应结合中职基本建设档案实际情况和档案管理工作人员专业能力素养，建立健全基本建设档案管理制度，健全相关责任机制。将基本建设档案管理工作进行分工，每一个负责人，每一个工作人员都有自己的工作内容和责任，一旦基本建设档案出现资料内容与图片、电子录像的资料不匹配的现象，资料失去连续性、完整性，直接将责任落实到个人身上，给予相应的惩罚措施。尤其当员工出现调岗或离职，岗位变动时，及时将所有基本建设档案工作事项进行交接，确保基本建设档案的完整。

4）提升操作的规范性。在中职学校档案管理工作中制订操作规范，能够促使管理工作朝着规范化方向发展，一定程度上减少操作风险的发生。具体来说，中职学校一方面要对档案管理人员开展岗前技能培训，增强其安全意识，使其树立一定的道德思想，熟练掌握档案管理工作的流程，尽量避免在操作中出现错误；另一方面要将电子档案引入档案管理中，构建良好的规章制度，包括总结、身份识别、信息机密等，以确保管理工作的安全性与规范性。

5）重视对人才的培养。第一，可以采取教育培训等方法，对中职中现有的档案管理工作人员开展职业技能培训，提升其职业技能素养，使其能够更好地满足中职档案管理信息化建设工作的相关要求，第二，中职可以通过向外部引进人才的方式，来对现有的中职信息化建设队伍结构进行优化，由此构建一支高水平的中职档案信息化建设团队，更高质量的进行中职档案管理信息化建设。

6）需拓宽中职档案现代化管理的服务范围。为提高对档案信息数据的利用率，还需完善服务内容、拓宽服务范畴，满足师生的档案信息调取、查阅、运用需求。在档案现代化管理中，可借助智能设备，利用自己的用户名登录档案信息平台，发起查阅申请，在智能系统完成对信息数据的处理后，便可及时获取所需档案信息。在这一过程中，便离不开大数据的应用支持，在海量的数据信息中，依据系统指令进行对庞杂档案信息的筛选、处理、导出及传输。其不仅有助于满足多人查阅需求，响应迅速，更省去了人力劳作，使传统的查阅档案卷宗向信息方式转变。另外，还应结合不同专业师生的个性需求，进行多元化服务项目的设置，在系统平台中进行相应功能的开设。

7）合理利用中职档案资源。中职必须重视做好档案管理工作，优化管理模式与方法，可以将档案资源用于学生素质考核、中职实力鉴定以及师资力量的证明等，通过构建档案信息知识共享平台可以实现以上功能，也能发挥档案资源的价值，为使用者提供有效的档案信息，切实提高中职档案服务水平。同时这种传播方式对促进中职发展、提高中职知名度起到重要意义。另外，在中职档案资源中也包括中职发展历史和文化等档案，可以利用档案资源加快校园文化建设，将校园文化与精神发扬光大。另外，中职还可以编写校史、建设校史馆等，将档案资源面向全体师生开放，让师生自由参观和了解中职历史和文化。在有条件的中职，中职可以鼓励学生通过摄影的方式将校园文化传播出去，也有助于中职建设良好的校园文化，为学生提供一个优质的学习氛围，在潜移默化中提升学生的文化修养。

8）实行档案在校期间的全过程管理。档案的形成是一个动态的过程，需要对学生档案调入、整理、检查、寄送、传递等全过程实施管理。做好新生档案资料的完整调入和核对，在校期间新增档案材料的补充：包括学生登记表、毕业生登记表、学年鉴定表、在校期间各类奖惩材料、成绩单、体检表、派遣证、学位授予申请材料、党团关系等；毕业时审核档案：毕业前审核档案的完整程度，在确保完整的基础之上进行传递；档案寄送人员与毕业生核实档案的寄送地址，学生应认真核对自己的派遣信息，档案的派遣地应绝对准确，档案发往单位应与收档地址符合。在档案寄出之后学生应及时通过 EMS 邮政邮寄单号进行查询，跟进自己的档案去向。

4 结语

总而言之，在新形势下，档案管理工作的要求会越来越高，需求也会越来越大，档案管理的重要性不言而喻。学校领导应清楚现阶段档案管理的现状，主动阐释档案管理的重要性，加强对档案管理的重视。除此之外还应该培养档案管理者的综合素质，利用现代信息技术来管理档案，才能使档案管理达到良好的效果。