浅谈医院公共卫生预防工作中的档案管理

杨 勇

（山东省聊城市传染病医院，山东 聊城 252000）

1 医院公共卫生预防中的档案特点分析

1.1 档案收集非程序性

在公共卫生预防管理工作种，医院的档案收集会存在非程序性的特征，因为往往在发生类似的工作时，相关管理人员并没有做好事先的准备，同时使用传统的档案管理工作，又无法满足紧急状态的需求，因此很多工作的开展仍然需要重新规划重新开始，这也为紧急情况下的档案管理工作增加了很多难度，因此也需要不断提升医院的档案管理能力以及处理能力，对日常工作制度、工作方法、管理体系予以完善，进而在公共卫生预防工作中可以快速的响应。

1.2 档案内容多样性

医院在公共卫生预防管理工作时档案内容都会增多，其中不仅包含记录着政府上级领导的指导意见，同时也包含着对于相关事情的检测报告以及临时应对方案、临时管理制度等。在档案内容上具有多样性的特征，不仅包含照片声像材料也包含文字材料，来自不同方面不同载体性质的材料，因此有效地对档案进行管理可以加强应对公共卫生事件的预防意识。

1.3 档案性质专业性

一般来说，公共卫生预防工作的类型也直接决定着医院的档案管理工作需要以何种方式来开展。方案管理本来就具备专业性特征，通过科学有效的管理档案，对事情经过的内容方案以及所采取的对策等都进行记录。在下次出现相应的问题时，可以做到及时的预防，同时在公共卫生预防中也可以做好有效地应对策略。

2 公共卫生预防档案管理的重要性

2.1 提供全面信息

在面对公共卫生预防工作中，档案管理工作具有更加全面的信息收集方案，也能够对类似的问题具备借鉴和指导意义，通过对历史档案进行分析，可以减少在应对这种突发事件时可能产生的损失，同时也可以对该过程中的风险进行分析，进而采取相应的措施，尽可能的避免风险带来的损失。档案资源的集中开发对以后的医学研究具有极其重要的作用，这些档案不仅是关于当时工作方案的记录，同时也是工作经验的存储，通过有效地对其进行管理和再利用。在出现类似的病例状况时，便可以有效地对调阅研究运用，能够为接下来的工作提供更加全面的信息，在面对一些公共卫生预防工作时也可以加强应对。

2.2 提供咨询决策

通过文字、声音视频等多种形式的档案记录管理，能够在紧急时刻提供指导作用，要明确当前发生的多次公共卫生事件，虽然外表不同，但是其在本质上都有很大的相似之处。在过往的20多年已经有多起类似的突发公共卫生事件，这些公共卫生事件的背后原理基本都是相通的，因此通过对档案进行记录，也能够为后续开展类似的防范工作提供科学依据，同时快速制定紧急预案，尽量减少损失，能够借鉴以往的成功经验，做到举一反三，保证在出现类似公共卫生事件时可以及时的反应、及时的处置。

2.3 做到以史为鉴

很多公共卫生预防工作的背后都有着相似的规律，同时这些档案的存储保管也能为政府作出相应的决策提供依据支持，因此可以不断改善当下医院应对公共卫生事件时的策略，同时也可以提前的做好安全部署、制定紧急预案。在遇到紧急问题时可以快速的使用，做到从容指挥，提供决策性参考。一般来说，在出现这种问题时，很多群众往往都会没有思想准备，出现慌乱的心态，甚至会造成严重的危机事件，因此通过对公共卫生事件的内容进行分类整理保管，可以在出现类似问题时加强对舆论的引导，并且提高公共对于这类事件的认知过程，同时也可以做到以史为鉴，防范后续发生类似的工作有着积极的作用。

3 公共卫生预防工作的档案收集范围

在公共卫生预防工作中，需要做好档案的收集工作，收集之后方能对其进行归类整理。在其中会形成很多类别的文件具有保存价值的文字成像电子文件，也具有很难进行保存的珍贵文件，因此需要做好档案资源的收集工作，在面对突发事件时要做好应急方案，临时规划档案管理工作模式，对出现公共卫生事件中的预案监测方案以及前期的工作规划都要进行收集。在现场中也会产生很多材料，比如事情的发生时间、地点、处理方式、原因因素、临床表现、检测试剂等，在应对突发事件时，也需要做好资料的整理汇报工作。通过各种方式如传统方式或者网络直接上报给上级部门，请求其批准相应的行为在该过程中会产生媒体信息，如广播电视报道的，关于公共卫生预防工作中的一些具体材料，因此在对相应的档案进行收集管理时要做好分类工作。关于应对公共卫生预防工作的技术标准、关于重要的指示讲话、关于学术报告材料、关于实验室检测材料、应急培训材料等要进行具体管理。

4 公共卫生预防工作中的档案管理策略

4.1 实物档案管理

医院在公共卫生预防工作中，要做好实物档案的管理，要针对实务档案的特点对其进行分类。一般要从以下几个方面来入手。第一要做好实物档案的分类登记工作，对于物品的进出都要进行登记。第二要分别立卷执行一物一卷的原则。第三，对于特殊物品要有效的保管，比如对于近期等一些软物品等要放置在盒子中保护其完整性，对于奖杯奖牌等重要的实物档案，也需要对其进行编号保存，做好数量登记，同时定期对其进行保管。第四，所有的实物档案都要进行编号，加盖档案章，如果有些档案不方便盖章，也需要在档案上粘贴不粘胶纸，并且再次对其进行盖章，方便以后的归纳整理。第五，对于信件类的档案应当以地区为单位进行整理存放，同时也要做好序号编写，排放整齐。第六。在登记实物档案时，可以做好双重备份，通过纸质登记和电子登记等录入相应的信息，进而在下次查找时可以更加便捷。

4.2 声像档案管理

在公共卫生预防工作中，会存在一些声像档案。这些声像档案可能是党和国家领导人颁布的各项命令，同时也是上级领导作出的相关指示、在来医院视察时所留下的图片音像等资料。比如突发公共卫生事件，多位重要领导都来到了一些重点医院进行视察，因此对于在该期间所形成的声像档案等要按照其内容以及其重要性进行归档。首先对于上级领导在视察过程中的声像档案进行归类，其中会包含领导的一些指示或者是学术专家针对相关突发事件的讨论学术结果，将相应的内容进行专题整理，并且做好逐一编号后进行保管。其次，对突发公共卫生事件中一些社会支持类的档案进行管理。我国在近20年中经历了数次重大突发公共事件，其中每一次都会有上级领导前来慰问，并且对奋战在第一线的医务专家亲自接见，并且听取相应的汇报。在该过程中会有来自领导方面的支持，也会有关于社会各界根据公共卫生事件的严重程度所捐款物资等记录，因此应当对相关的照片音频等资料进行归类整理，做好编号。在该过程中可以联合摄影师等对产生公共卫生事件时一些重要的影像资料进行记录，并且对一些照片视频等做好编写说明。第三，对于档案的归类要有顺序、有逻辑，可以按照时间的顺序进行归档，也可以结合资料的重要程度进行归档，归档后对相应的资料进行备份，并且做好统一编号，方便日后查阅。

4.3 文书档案管理

在突发公共卫生事件以后，会出现很多文书类的档案，因此也需要做好相关档案的分类收集和保管工作。首先要对产生的文书档案进行分类，其中会包含永久保存、长期保存和短期保存的需求，根据其重要程度来做好保管工作。对于需要永久保存的档案，也对其性质进行分类，其中可能包含了临时党委组成人员名单、临时医务人员任命、临时责任要求人员调遣记录等内容，要结合时间顺序以及其重要程度进行归类整理。其次在突发公共卫生事件，使对党中央各级政府所发布的相关文件，临时指导性政策等要做到长期保存，并且做好编号归类。第三，在出现突发公共卫生事件时，会产生关于应急处置组织保障、医疗救治、感染控制、医务人员培训、工作安全等文件，对于这些文件要分类归档保存。

4.4 病案档案管理

面对突发公共事件时，医院会产生很多病案档案，因此也要做好该方面的管理工作。病案档案是一种关于病患的凭据，同时在出现类似的问题时也有着非常重要的参考意义，在过往20多年多次的突发性公共卫生事件爆发过程中，我们发现通过对相关病例备案档案进行有效的存储管理，可以帮助流行病学调查人员分析该种病状的具体特征，对相关患者的起病时间、病情发展状况，潜伏期等可能出现的影响症状进行分析，有效针对公共卫生事件中的相关规律制定出科学的应对措施和防范手段，最有效的短时间内控制住相关不利影响，确保社会生产生活受到最小影响，经济平稳运行，因此我们需要对病案档案进行高效的管理，尤其是针对患者的具体信息，如性别、姓名、发病时间、地点、潜伏期以及在潜伏期内接触的其他人群等都要具体的记录下来，将之装订成册并且分类保存。

5 结束语

对于医院来说，在公共卫生预防工作中，应当积极地开展档案管理工作，做好档案征集，分类管理等。要加强档案的边缘质量，也要确定精选的编研主题，制定档案管理制度，同时也需要定期的对工作人员进行培训，了解业务流程，对科室人员的利用需求更加熟悉，通过多途径、多方式等来为公共卫生预防的档案管理工作奠定基础。