网络时代如何完善事业单位档案管理工作

黄美丽

（单县科技馆，山东 菏泽 274300）

在网络时代下，事业单位应认识到各种信息化手段的重要性，使档案管理过程具有数字化的特点，并根据本单位的实际发展情况来对原有的档案管理流程进行创新，运用信息化技术来提升档案管理水平。该举措有助于事业单位高效管理各种档案信息，避免档案管理流程中产生严重的问题。

1 网络时代下完善事业单位档案管理工作的意义

1.1 有助于建成高水平档案信息化管理体系

各种互联网技术有助于建成高水平档案信息化管理体系，因此，管理人员可通过互联网这一方式，使各种纸质档案变成电子存储，随后运用信息技术手段来充分管理一系列的电子档案信息，使档案管理水平得到质的提升[1]。事业单位在社会中具有重要的作用，当不断加大档案信息化建设力度时，可减少工作人员的工作量，使其将更多精力投入于其他工作中，从而网络时代下事业单位档案管理的中心内容为建成高水平档案信息化管理体系。现今是网络化的时代，几乎每一个人都已经投身于网络化的浪潮中，由于事业单位中拥有许多档案资料，为充分彰显各种档案资料的价值，管理者应运用数据化手段来开展档案管理工作，以促进事业单位的进一步发展。

1.2 有助于创建个性化的管理模式

个性化的档案管理模式不仅能使档案管理流程富有灵活性，而且档案中会出现更多的内容。人事档案、财务档案等均是档案中的重要组成部分，因此，管理者不仅应该对人员、时间等进行全面的分配，而且应该参照个性化需求来对各种档案进行严格的筛选。此外，信息化的档案调用系统可满足人们的多元化需求，使工作人员参照客户端的权限来构建个性化的电子档案查阅使用服务，通过远程的方式，人们还能全面了解档案资料中的细节[2]。如工作人员在进行技能型人事档案管理时，可借助大数据手段来快速查询员工的简历，随后将员工安排于合适的工作岗位中，使每名人员全面彰显自身的个人能力。

1.3 保障档案数据的安全性

为保障档案数据的安全性，管理人员可使部分数据与网络进行对接，以免存在外泄的风险。为此，管理人员应该形成保密涉密数据的思想意识，对各种档案数据进行全面的保护，还应该加大系统安全建设力度，否则数据可能受到黑客的入侵[3]。如果部分档案已经与外部网络进行连接，工作人员应该进行精细化管理，如借助区块链技术来对数据进行加密，以此来保障档案数据的安全性。最终，网络化的档案管理方式已经变成丰富档案信息的重要工具，在大数据技术的作用下，工作人员可全面保障档案数据的安全性，避免单位产生严重的数据信息泄露事件。

2 事业单位档案管理中存在的问题

2.1 档案信息化发展进程过于缓慢

虽然众多事业单位已经加大信息化档案管理力度，通过网络化手段来逐步提升管理水平，但是部分事业单位的档案信息化进程发展缓慢，由于管理者没有意识到档案业务的重要性，认为整合档案并非事业单位的主要工作内容。加之事业单位缺乏充足的发展资金与较多高素质的专业人才，导致单位无法创建优良的信息化档案管理系统，档案信息化发展进程十分缓慢。或者档案管理系统中的信息不吻合事业单位的实际发展情况，造成每个部门中的档案管理信息可能出现不同步的情况，长此以往，不利于单位实现统一管理的目标。事业单位也没有对档案资源进行充分的开发，或者建立专门的数据资料库，导致档案资料管理水平在持续下降[4]。最终，管理者无法对档案资源进行深度开发，档案资源无法与社会资源进行充分的共享。

2.2 没有合理运用档案数据

事业单位没有合理运用档案数据，将更多精力投入于原始档案数据的收集与档案本身的分类存储中，随着该现象的不断加剧，可能会缩小事业单位的影响力。伴随社会的不断发展，大数据技术变成数据处理中的核心性内容，当管理者对档案资料进行简单的通读时，既能详细了解行业发展的具体情况，又能了解国家与社会的发展进程。但是事业单位未认识到档案管理在单位发展中的作用，始终将档案放置于档案室中，运用更多的人力财力来处理其他工作，该现象不仅会降低管理水平，而且还会浪费不必要的资源。

2.3 缺乏专业化的管理人才

事业单位档案管理过程中需要许多专业化的管理人才，然而许多人员缺乏丰富的档案管理工作经验，导致档案管理过程中产生许多问题。另外，管理人员没有充分运用档案信息化系统，更没有增强各种档案资源间的关联性，造成业务部门与管理部门间的沟通效率在逐渐降低。上级主管部门也未加大对档案管理工作的扶持力度，造成档案管理模式不符合当前的时代发展进程[5]。目前，随着信息技术的快速发展，档案管理人员面临十分严峻的挑战，但是许多档案管理人员缺乏优良的思想意识，没有掌握更多的计算机操作技术，也没有及时更新与维护信息数据，导致档案管理工作中存在许多安全隐患。

3 网络时代下完善事业单位档案管理的具体措施

3.1 加大档案信息化建设力度

事业单位需加大档案信息化建设力度，针对当前管理过程中所出现的问题，制定科学化的管理制度，使信息化体系架构促进档案管理工作的进一步开展。管理者也应全面了解各种档案信息的基本特点，使管理部门与业务部门间进行全面的沟通，避免产生沟通不畅的情况。管理人员还应加大扶持力度，持续彰显互联网的重要意义，构建信息化的档案管理模式，并对各种档案信息资源进行充分的归类，以此来不断优化信息资源库中的内容，为单位提供优良的档案信息资源服务[6]。通过信息化技术手段，单位还可将本单位中的档案信息资源库与相关单位进行对接，以此来实现信息共享的目标。管理人员还需全面运用各种新媒体方式来开展档案信息管理活动，以此来对相关网络数据进行全面的分析，并全面把控档案管理中的细节内容，否则可能出现档案遗失的情况。最终，事业单位会充分了解行业发展情况，创建数据库搜索引擎，使档案管理效率得到显著提升。

3.2 科学运用档案数据

单位应该运用各种现代档案业务管理技术来管理档案数据，如可运用区块链技术来对档案数据进行全面的保护，或者运用云计算技术来对各种档案进行分类，并保存多个镜像备份，即使一些档案系统的主机宕机，系统也能在其他档案系统主机上恢复相应的数据，确保各项资料数据得到全面的保护。管理人员还可参照档案业务访问流量的大小来进行自动化扩容，并不断优化信息环境，基于运行环境、规章制度等角度来对档案信息进行全面的管理。管理者也应创建优良的内部管理体系，对工作人员进行严格的管理，并不断强化信息系统的安全水平，当产生潜在性的漏洞时，应提前制定预见性的解决策略。另外，工作人员应该知晓计算机病毒的变化情况，推出各种病毒防控措施，为使事业单位档案管理方式得到优化，管理者也应不断运用大数据手段来对档案数据进行分析与处理，借助大数据技术来对影像档案资料进行管理，随后建立优质的档案资料库。管理人员需运用防火墙技术来对各种档案信息进行加密保护，否则一些数据信息可能受到黑客的攻击，还应该对各种档案进行备份，使一系列的档案资源得到充分保护，否则可能出现数据丢失的情况。最终，当工作人员科学运用档案数据时，档案信息中的各种数据将能得到切实保护。

3.3 培养专业化的管理人才

事业单位应该培养专业化的管理人才，不断对人员结构进行优化，使工作人员拥有优良的思想道德素质，还应加大培训力度，使工作人员掌握更多的理论知识，拥有丰富的实践经验，单位也应该尊重人才，逐步提高工作人员的薪酬待遇水平，使其产生强大的工作热情。领导应该认识到网络时代的发展趋势，投身于培训工作中，向工作人员讲述新媒体运营、信息安全等相关知识，使其将各种技术应用于档案管理工作中。单位也应加大奖励力度，当人员取得优良的工作表现时，便能获得一定程度的物质奖励与精神奖励。此外，事业单位应该改变传统的档案管理思想，全面了解当前的时代发展进程，详细划分每名人员的基本工作职责，使其充分运用网络化手段来完成各项档案管理工作。事业单位在招聘人才时，还需加大考核力度，确保人员拥有优良的档案管理能力，可充分运用数字化方式对档案进行管理。每经过一段时期，管理人员也应该组织数字化档案培训工作，使工作人员了解更多的数字化档案管理知识。

4 结论

总之，网络化时代推动事业单位档案管理工作的进一步开展，为此，单位应该加大信息化体系建设力度，创建优良的信息化管理模式，在优化人员结构的基础上，还能增强事业单位的综合实力。最终，事业单位会参照网络时代的发展现状来创新原有的档案管理方式，使各种档案信息资源充分发挥自身的价值。