人事档案管理在企业人力资源管理中的作用

杨 昆

（国能宝日希勒能源有限公司，内蒙古 呼伦贝尔 021122）

人才是企业进步与发展的关键因素，是企业建设与发展诸多因素中最为活跃的因素。大量客观现实表明，单纯重视人力资源管理不足以满足企业的建设需求，还应该从更精细化的人事档案管理入手方能取得更大实效。但是，目前人事档案的作用经常被忽略，加强其重视程度实为促进企业发展的一个重要方面。因为，人事档案中包含了员工个人情况、工作经历、职业生涯规划等多种重要信息，能够助力企业筛选出合适的人才。只有“人尽其才，物尽其用”，才是企业加快发展的重要支撑。

1 人力资源管理与人事档案管理的关系分析

现代企业中，人力资源管理主要是对人才的合理开发、配置和利用等方面进行研究，使其可以在企业中发挥应有的价值，促进企业完成生产、销售等任务。人力资源管理，会涉及很多的学科，如管理学、心理学、社会学等。企业在用人的时候，会对人才进行岗前培训，对人才进行职业生涯发展规划，并对人才的业绩进行考核与评估，满足企业对人才的需求和要求。在企业发展过程中，人才的支撑是基础，也是企业人力资源管理的主体和客体。在市场竞争中，人才的竞争也是非常激烈的，企业人才的流动性不断加强，人才流失越来越严重，对于企业发展不利，因此应重视对人才的管理，人才的管理水平。在企业人力资源管理中，人事档案管理主要是工作人员的信息、资料等进行管理，从而更好地考察员工，对员工进行更合理的安置，这是录用和使用的非常重要的依据，在人事档案管理工作中，发挥着非常重要的作用，可以发挥人力资源管理的职能，推动人力资源的配置，可以有效地对人力资源管理进行预测。因此，在企业发展过程中人力资源管理和人事档案管理是协调统一的。

2 企业人力资源管理中人事档案管理的作用

2.1 构建人才信息数据库

在整个人资管理工作当中，人事档案管理是一项非常基础的工作，因为它可以为人资管理提供必要的信息数据，构建出一个完整的人才数据库，这样企业在进行人资管理的过程当中，能够通过阅读人才数据信息，来对其员工进行分类，同时做出良好的人资管理决策。例如，人事档案管理中会记录每一个企业员工的优点和工作情况，在对这些档案进行阅读的过程当中，人资管理人员可以对人才有更加明确地了解。一旦企业需要进行战略调整和战略部署，需要调用人才支持，可以根据这些报告来进行工作分配决定，以便于保证员工的工作效率和工作效果。而对员工而言，做自己擅长的工作，更有利于发挥自己的优势，不仅能够帮助企业，实现企业的生产目标和发展目标还能够帮助员工，完成自己的个人目标。工作的合理性不断增强，也能够帮助企业留住更多的人才。

2.2 协助企业高层决策

一个企业的发展，离不开企业高层的良好决策，而企业高层在决策的过程当中，必须考虑到企业本身的发展情况，而企业的人才发展情况也是企业高层在决策过程当中所必须考虑到的关键性部分。例如，企业在发展的过程当中，必然需要思考企业需要什么样的人才，企业未来的发展过程中又需要多少人才等，而这些内容都需要通过人事档案管理工作来进行配合。除此之外，企业在进行战略决策的过程当中，必须要对企业的人才情况进行一定的考量。例如，某企业决定进行项目合作之时，必然要对项目的数量进行一定的限制，否则超出企业的承受能力，则会导致项目合作失败。此时，企业就需要借助人事档案管理工作来对企业的人才进行评估，以便于衡量出企业在一段时间内的项目合作数量限度。而对于人资管理工作而言，正是因为有了人事档案管理工作，才能够良好地预测出企业所需要的人才，同时对企业现有的人才，进行一定的评估。一旦发现目前企业现有的人才出现问题，还可以进一步进行解决，避免企业出现人才损失。

2.3 优化人资管理薄弱环节

人资管理工作当中的人事档案管理，不仅为人资管理工作提供基础的数据信息，更重要的是它能够促进企业中不同部门之间的信息共享。现代化的人事档案管理工作并不是传统的纸质文档的存储，许多企业在人资管理系统当中，都单独开辟了人事档案管理区域。人资管理系统当中的人事档案管理，让各个部门之间的信息不再闭塞，信息的交流能够让各个部门和各个组织之间更加自由和快速地进行人员的调配。例如，某公司的产品部要举办新品发布会，而在这一过程当中，产品部门需要合适的人才来进行新品发布会的策划。因此，产品部门可以在系统上进行策划人才的遴选，然后通过合适的流程来进行策划人员的调配。现代化的人事档案管理工作，能够让企业在发展的过程当中，快速地集中人才，从而支援不同部门的工作，不仅提升了人资管理的工作效率，还有效地促进了企业的统筹发展。

3 现阶段企业人事档案管理存在的主要问题

3.1 人事档案管理重视度不足

以前，在人事档案管理工作中，还存在着片面化的认识，认为人事档案管理不够重要，从而导致人事档案管理工作滞后不前，不能跟随时代的发展步伐，难以发挥人事档案管理的重要作用，人事档案管理方式急需改革。一方面，一些单位的人事档案管理工作中，管理流程不够规范，管理职责不够明确，导致人事档案管理不能达到预期效果：另一方面，在人事档案管理中，由于不够重视，因此投入的人力资源、资金等不足，严重影响人事档案管理的质量。在这种情况下，人事档案管理没有发挥应有的价值，不能有效地服务于人力资源管理。

3.2 人事档案管理手段落后

传统人事档案管理工作中，档案管理的方法和设施比较落后，信息技术利用率不够高，不利于提升人事档案管理的效率。一方面，人事档案管理系统的功能较为单一，在工作中只是简单地记录，无法更好地利用这些信息资源，对这些信息数据进行加工；另一方面，一些单位数字化管理效率低下，采用的是纸质方式进行档案管理，不利于提升档案管理的效率。

3.3 档案管理人员的专业素质有待提高

科学的档案管理模式离不开高素质的档案管理人员，因此提高档案管理人员的素质非常关键。但多数企业并没有意识到这一点，不仅没有要求档案管理人员学习档案管理知识，也没有过多提倡电子化的档案管理流程，致使多数档案管理人员依旧坚持着传统的纸质档案管理，整体管理效率非常低。同时，由于缺乏科学化档案管理观念，因而所能提供的人事档案服务非常不健全，即便是基础的档案查询也需要较长的时间，且许多档案都存在遗漏缺失，实际利用价值很低。

3.4 人事档案管理未能迎合市场经济的流动需求

在市场经济的竞争环境下，优化人力资源配置对企业的发展显得愈加重要，人才更是成为企业关注的重点。但如今的企业员工存在流动性特征，如果企业的发展、文化或者薪资不符合员工的内心需求，那么很容易出现“跳槽”现象。而在企业员工的跳转过程中，一些企业为了确保自身利益不会受到伤害，因而不愿意将员工的人事档案调出。不少员工的档案意识薄弱，也没有认识到调出人事档案的重要性，直接导致了档案记录不完善的状况，给企业的人事档案管理带来了诸多不便。

4 优化人事档案管理在人力资源管理中有效途径

4.1 建立完善人事档案管理制度

人事档案管理工作中，应不断完善和健全制度，建立信息化的资料库，这有利于对人事档案的查询和管理，提高操作效率，并实现对人事档案的分类和整理。在精细化管理过程中，分开管理企业在职人员和非在职人员，对人才的招聘、提拔、离职等环节进行合理地安排，重视引进高素质人才。对非在职人员的退休、离职、去世信息等情况进行保管和分析。在管理中，可以逐渐解决档案中存在的资料不齐、资料重复，工作效率低等问题，档案管理人员应该提升服务意识，提高自身的专业管理能力，从而更好地为企业服务。在人事档案管理中要对在职人员和非在职人员档案进行详细的核查、统一管理，提升管理的效率。

4.2 规范人事档案分类系统

当前，企业在人力资源管理工作中，其方式和内容与以往有非常大的差别。在管理工作中应做好档案的整理和分析，反映员工的详情，这可以在使用过程中作为非常好的资料和依据。在收集信息过程中，需要对这些数据信息进行定性分析和定量分析，提高人事档案管理的创新性。当前在人事档案管理中需要及时补充已有的信息，删除重复信息和无意义信息，通过整理与更新，体现出人事档案的价值，也反映出工作人员的态度和思想水平，对人才的兴趣、性格、工作能力等方面有全面掌握，为人才在评选荣誉称号、反映工作业绩以及保险与职称评定等方面作为非常重要的数据依据。在人事档案管理中，应不断提升管理的规范性、人性化与可操作性，提升人力资源管理的效率。

4.3 完善人事档案信息管理系统

数字信息时代的发展，对于档案管理工作来说是非常大的契机，建立信息化管理系统刻不容缓。首先，应建立完善的人事档案数据库，分析和整理数据，整合资料数据，使得这些数据信息可以在企业人力资源管理中得到运用。其次，通过先进的信息技术强化人事档案信息化建设，加强人事档案工作人才的交流与服务，实现资源共享。最后，利用先进的数字技术，实现人事档案的数字化处理，提升档案的准确性，保证档案的真实性，有效提升档案管理的效率。

4.4 提升人事档案的利用价值

企业不仅要重视人事档案管理，更要重视对这些人事档案的应用，体现出人事档案管理的意义和价值。首先，在人事选拔过程中，丰富与优化人事档案，将人事档案作为人才选拔的重要依据，丰富人事档案内容，增加人事档案价值，保证企业可以录用更多高素质，思想政治觉悟高，专业能力和心理健康状况良好的人才。其次，在人事档案管理过程中，工作人员应积极转变思路，在人事档案管理工作中应不断创新，积极主动做出改变，使得人事档案可以更好地为企业提供服务。

5 结束语

总之，人力资源在企业日益竞争的环境中发挥越来越大的作用，人事档案管理作为人力资源管理中非常重要的组成部分，其价值也不断提升，人事档案管理在企业中发挥的作用越来越大。因此，应该采用新的人事档案管理理念，总结经验，利用新的技术和方法，提升管理人员整体素质，促进人事档案管理质量的提升。