企业文秘工作的提升与创新

王 苹

（国网黑龙江嫩江市电业局有限公司，黑龙江 黑河 161499）

在企业的管理工作中，文秘人员的综合素质、技能水平在一定程度上决定了管理工作的实效性，所以企业需要在不断推进内部管理和管理的基础上进一步关注文秘的综合作用，确保文秘工作的职能得到有效发挥。

1 企业工作人员的能力提升

强化文秘工作的效率是保障企业工作任务稳定开展、顺利完成的前提。

1.1 充分发挥助手作用，为工作的开展做好服务保障

文秘需要通过自身能力协调各部门的工作，及时传达企业领导的指示。在工作期间，要严格要求自己，为自己制定工作标准，严格执行。积极参与企业政务工作，第一时间向领导汇报工作，达到上级下达命令的目的。要主动有效协调上级和各部门的关系，第一时间发现工作中存在的问题，并改变相关工作计划。

1.2 努力提升办文能力，让企业文件能够清晰有效地传达

学习并熟悉各类公文写作规范，提高专业素养。同时对于企业各类文件要加强审核，并及时有效地处理好文件，确保公文本身的权威性以及严肃性。

1.3 提高工作预见性，确保各项工作按计划顺利推进

每项工作开展之前，需要考虑可能出现的各种情况及应对方案，通过对工作超前性和预见性，促进工作主动性提高，进而保障工作的开展尽可能少甚至不出现问题。

2 加强秘书工作的创新

在现阶段企业发展中，文秘工作人员需要及时对工作进行转变提升，加强创新。开展工作的过程中，不但要及时有效地完成领导布置的任务，同时，还需要融入创新意识，全面掌握社会信息，同时和企业发展现状相结合，配合领导为企业发展制定正确的决策。

2.1 积极发挥秘书职能，为企业发展出谋划策

在新时期背景下，企业的运营与发展处于一种挑战与机遇并存的状态，经营环境具有明显的复杂性和多变性，这导致企业的经营发展决策也具有一定的风险性，企业领导决策更需要有全局性和灵活性。秘书的职能使其需要为企业的发展决策发挥辅助作用，这对于企业的发展来说至关重要，但也对秘书工作具有一定要求，需要秘书工作要以领导工作为中心，积极响应企业党政部署和重大行动，成为企业共同体，与企业领导同目标、同行动、同思想，共同为企业的长远发展出谋划策。秘书人员需要顺应时代的发展提高自身的信息技术水平，在当今信息时代的背景下，信息化成为各领域的一种发展趋向，而信息技术也是推助企业发展，改善生产、管理流程及效益的有效途径。而在这一条件下，秘书的工作内容也需要进一步拓展，信息流量的加快使得信息工作成为领导参谋和协调的重要方式，秘书人员需要利用信息化的技术手段将信息进行整合、分析、处理、制定预案、谋划，为领导人员决策提供支持的同时，降低决策风险，为企业的发展提供可靠保障。而信息服务作为媒介，也是秘书的主要发展方向，能有效提高秘书人员的工作水平以及工作的自身价值。

2.2 提高风控力度，拓展工作领域

随着企业的不断发展，经营规模也在不断拓展，这使得文秘工作所涉内容也更加宽泛化和多样化，工作领域进一步延伸，逐渐渗透到内外经济事务的处理上，不管是生产管理还是内部协调、接待事务等都需要由秘书协助开展，或以企业经营目标为导向发挥辅助作用。在对外事务上，秘书涉及的内容通常包括信息的收集、分析、处理、报告及问题提交，规划组织经济活动，配合企业产品组织发布、订货等活动。同时，在目前的市场环境下，秘书不但要协助企业实现经济市场内部联络，与其他企业及建立合作关系，并且还需要与政府机构建立协调的合作关系。若想促进企业的长远发展，秘书还要充分运用自身的语言沟通能力、文字编撰能力、观察能力、分析能力来从事经济交流活动，并在工作期间不断锻炼自身的策划能力和公关能力，协调好和各方的沟通关系，满足企业及领导的要求，确保秘书工作内容不断拓展的条件下也能更好地适应工作，为企业的长远发展提供动力。

2.3 建立健全考核制度

需要构建一个专业的奖罚制度，对工作认真、工作效率高的秘书给予物质和精神方面的奖励。如果秘书在工作中不用心、三心二意，那么负责人就要承担相应的责任。相关人员在招聘文秘人员的时候，需要设置相应的观察期，根据秘书的工作质量和现状给予针对性考核。企业的人事部门需要综合评估考核的实际结果，对考核成绩优异的员工给予提拔，对于考核成绩比较差的秘书则及时进行岗位调整或相应惩罚。考核制度的建立，不仅可以有效激发文秘人员的工作主动性和积极性，促进工作效率的提升，还能有效避免文秘工作出现重大失误，对于企业的进一步发展具有积极意义。

2.4 构建科学管理体系

构建科学管理体系一直是众所推崇的科学化、精细化管理，科学的管理能够帮助文秘工作效率极大提升。一是对于文秘桥梁功能的增补，需要完善沟通机制，打通上下沟通渠道，对于难协调的工作，可通过联席机制、定期复盘等方法来进行推进。文秘工作人员要及时跟进会议情况，将会议精神及时传达各单位。二是对于文秘综合素养的提高，要建立科学的考评机制，设置科学、合理、公正、客观的考评指标，定期对文秘工作人员的工作是否高质量、高效率进行评价，以鼓励督促文秘工作人员提高综合素养。三是企业要鼓励文秘工作人员兢兢业业的工作精神，鼓励创新的工作效率提升方法等，保证企业文秘工作正向发展。四是对于容易陷入“繁忙杂乱”工作的基层文秘工作人员，激励机制是值得采取的管理方法之一，只有各级部门意识到工作人员积极性的重要性，工作人员才能更好地投身于工作岗位，更好地发挥其“倍增器”的效用。

3 结束语

总之，为了促进文秘工作整体质量提高，就要不断强化文秘工作者的综合素质，提高其专业水平和职业素养，并制定奖惩制度，激发文秘工作者的责任意识和创新意识，为推动石油企业进一步发展贡献力量。