基于大数据时代下的档案数字化管理

范虹迪

（广西壮族自治区江北公路养护中心，广西 南宁 530000）

档案是一种不可再生的财富，其记载着人类在各个领域文化的传承，记录了人们方方面面的信息，是一种极其稀缺的历史资源。大数据时代的来临，为很多信息整理的工作都带来了巨大的便利。档案管理工作的信息化也将提上日程，但是在进行档案管理改革的过程中，也会面临着很多新的挑战。

1 大数据的概念

过去的人们面对电脑不能处理的巨大信息量时，创造出了一种改进后的数据工具，这就是大数据的前身。但是时至今日，大数据的应用范围又发生了一些改变，现今的大数据主要应用于人们在大规模信息基础上的数据整理，在小规模的数据上无法进行应用的。大数据的特点是它有非常丰富的数据量，大数据可以利用先进的技术，搜集各个种类的信息资源。而且大数据具有一定智能，它能够根据人们寻找信息的需求，通过分析对比，最适合提供的数据。当社会进入大数据时代，所有大型信息处理工作的效率都会稳步提升。

2 大数据时代档案信息化管理建设的意义

过去的档案资料管理工作受限于科技水平的限制，绝大多数的工作都是由人工进行的。所以档案资料管理工作效率始终得不到提升。随着社会经济的不断发展，人口数量的不断增加，档案管理工作所需要记录的信息越来越繁杂，工作量也越来越大。随着大数据时代的来临，档案资料管理工作信息化已经成为当今社会发展的必然趋势，为了保证现代社会每个人员的档案都得到准确无误的记录，同时将档案资料管理工作的效率提升，让各种档案中的文化得到更好的传承与保留，就需要让档案资料管理工作跟随上大数据时代的步伐，尽快地实现所有地区的档案管理信息化[1]。

3 大数据时代档案管理存在的问题

1）档案信息的安全问题。档案的保密工作是十分重要的。过去的档案管理方式虽然繁琐复杂，但因为纸质文件更加善于管理，传播范围十分有限，所以档案的保密工作一直非常做得非常好。但是随着大数据时代的来临，人们借助大数据技术的帮助，将纸质档案信息收集制作成电子版档案。在将电子档案进行保存的时候还需要通过一定技术进行储存。过于复杂的操作流程，很多人可能注重档案录入效率，却忽视了储存档案系统的安全性。如果储存系统得不到有效的监控，很容易感染网络病毒，严重的时候可能会导致档案丢失。这种情况的发生会给进行档案存储工作的企业带来巨大的损失[2]。

2）缺乏合理的管理制度。为了确保档案管理的安全性，单位领导要对每个工作环节都制定明确的规范制度。任何工作的有序展开都需要依靠科学合理的管理制度作为保障。但是现今很多企业在进行档案管理工作时，却完全地忽视了制度所能带来的帮助。而且虽然有一些单位也制定了管理制度，可是他们从来没有根据员工的实际情况以及社会的发展状态来制定合适的管理制度。这就导致了很多管理制度形同虚设，根本无法对于员工的工作产生积极的影响，反而可能在员工工作过程中产生阻碍。

3）档案管理人员缺少专业素质。当大数据技术在档案资料管理工作中被广泛应用起来，对于档案管理流程的操作步骤也发生了一定的改变。这就要求了进行档案管理的工作人员必须具备一定的信息基础知识。所以在更新档案管理流程，提升档案管理工作效率的同时，也一定要注意到员工个人思想的转变，如果员工不肯接受新型的档案管理技术培训，那么他们的工作将会失去原本的意义，也无法通过大数据技术的引用，让档案管理工作发展更加迅速。要改善员工比较传统的档案管理理念，对员工积极地进行档案信息化技术的学习，在他们学习之后也要着重于讲解档案信息安全的管理，让档案管理工作的安全性得到保障[3]。

4 大数据时代档案信息化的策略

1）完善档案安全管理系统。档案信息资料存储的安全性是开展档案管理工作的前提。构建一个安全的档案管理体系，能够让档案管理工作进行得更加顺利。在储存档案系统的选择上，一定要选择更具有安全性的系统，同时要培养专业的信息技术人员，对档案安全存储系统进行时刻的监督与改善，紧紧跟随现今信息技术网络技术的革新，提升自己的信息技术水平，做好信息档案资料管理的储存系统维护工作[4]。

2）梳理正确的档案信息化工作理念。档案资料管理工作的信息化建设，是当今社会发展的必然趋势。很多员工无法及时地转变自身的工作思想，因此对于新兴技术的应用产生了一定的排斥心理。首先单位应该对档案管理工作的老员工进行积极的思想培训，在培训的过程中与他们讲述大数据时代中档案管理信息化建设的必要性，以及将档案管理信息化能够给档案管理工作带来的优势告诉他们。还可以用其他方便于生活的科技发展商品进行融合总结。要让员工真实地体会到数据时代所能给档案信息化工作产生巨大的便利。让员工意识到，档案管理信息化是一件不管是对于单位还是对于员工来说都是一件十分有益处的事情。在培训的过程中，可以播放档案管理数据储存的步骤视频，让员工在培训中从中学会档案管理信息化的操作流程。档案的信息化管理要让他们清楚，他们也可以将档案管理工作更有效率的展开。要树立员工正确的思想观念，让他们对于档案管理工作有着更加清醒的认知，提升未来的工作效率。

3）培养专业大数据档案人才。为了能够让档案资料管理信息化更有效地实行，提升档案管理工作的整体效率。对于信息技术的人才的培养是一定不能忽视的。任何工作的完成都离不开员工的操作，只有员工的专业水平足够，才能够让工作完成质量提升。单位要积极的招收，具有强大的信息技术作为支撑的专业性技术人才，为数据化的档案信息管理提供相应的安全保障。而且能够通过人才信息技术的运用，建立起专属的档案资料信息保障系统，能够更有效地提升档案管理工作的安全性。在信息技术人才入职后，也要对他们的专业水平及时地进行培训。因为现在的网络技术发展十分迅速，如果缺少了求知精神或者变得安于现状，就很难跟上信息技术发展的脚步。所以应该让处理工作的技术人员及时进行技术的更新，更大程度的加强档案信息化管理。

5 结语

综上所述，在大数据时代来临之后，档案资料管理工作也迎来了一场巨大的革新。将大数据融入进档案资料管理工作，能够大幅度提升档案管理工作效率。但是在提升效率的同时，也会出现很多新的问题。档案信息化后的安全得不到保障、没有一个严格的管理制度约束员工行为、员工的专业素质不高等问题都成为档案管理信息化过程中的难题，所以需要档案管理的单位积极地解决问题，让档案资料管理信息化真正的应用在所有的档案管理工作之上，提升我国档案管理工作的整体效率。