试论数字化信息在人事档案管理中应用的重要性

谢心梅

（四川省九寨沟风景名胜区管理局，四川 阿坝藏族羌族自治州 623402）

就目前来看，大数据和数字化已经成为现代社会发展的名词，信息技术开始被广泛地应用在各行业的管理工作中，并成为极具重要意义的人事档案管理手段。在开展人事档案管理工作的时候，数字化的科学应用不仅能够降低管理者的工作压力，而且还能够极大程度地提升工作质量和管理效率，使得档案管理工作获得巨大变革。当然，由于对数字化信息的应用处于初始阶段，因而我国旅游事业单位所开展的档案管理仍旧面对相应的困境，所以这就要求相关单位可以有意识地进行优化革新，以此来适应时代发展进程。

1 数字化信息在人事档案管理中应用的重要性

首先，将科学化、数字化信息融合在人事档案管理的过程中，综合应用科学数字化信息发展概念，提高其存储空间，为查询资料、存储资料提供更为良好的条件支撑，在充分缓解工作压力的同时还能够有效提升旅游事业单位的档案管理效率，这对旅游事业单位的长远发展来讲，显然是意义非凡的。

其次，人事档案管理数据极为重要，现代社会的飞速发展标志着企业的市场竞争的日渐激烈，如果仍旧采用传统的人事档案管理方法，将会难以有效贴合现代社会发展进程，在资料查阅的过程中往往需要投入大量人力资源和物力资源，但是在数字化信息的应用下，对有关人事档案的查阅时间相当短暂，整体工作效率将会因此而获得 提升。

最后，纸质档案和信息化档案的管理的最大区别便是信息化档案内容要具备更为良好的公开性、公平性和公正性，同时也能够更为有效地推动员工考核工作的建设。此外，人事档案的调用在数字化技术的辅助下，也能够迅速完成对各种棘手问题的处理，在短时间内获取更多信息资源。

2 数字化信息在人事档案管理中的应用策略

2.1 建立完善数据库，推进人事档案转化

数据库是录入各种人事档案管理信息的平台，是存储旅游事业单位曾经各种活动的记录的载体，通过对良好数据库的打造，不仅能够有效完成对人事档案信息的存储处理，同时还能够切实有效地保障人事档案的完整性和科学性。建立完善数据库的方法主要包含以下几种：首先，构建足够标准的档案信息数据库，通过身份证号码来进行检索标识，使得各种既有数据能够被直接录入到数据库当中，从根本上减少重复操作所带来的效率降低的问题，提升工作质量和工作效率。其次，完善数据库的前台操作系统和后台操作系统，优化改善前台对档案资源的管理和检索技术，优化完善后台修改功能，全方位地纸质资源与电子资源的对比率，保证输入数据的准确性和完整性。最后，积极地增强对互联网信息技术的应用，以此来为后续档案信息的录入、信息的查询和信息的备份提供良好支撑作用。

2.2 优化质量管理体系，做好数据分类处理

如果想要积极地强化数字化信息在人事档案管理中的应用，首先需要做好的便是前期数据分类处理工作，用于为后续工作提供充足的查阅依据，其次则是中期储存工作，用于做好对数据资源的存储分析，最后则需要完成对数据的有效利用，将各种数字化档案内容应用在旅游事业单位的各项实际工作中，切实有效地强化各种数据资源的利用率。在前期处理数据资源的过程中，可以科学合理地划分档案内容，包括纸质档案、音频档案、视频档案等等，同时结合档案的具体内容，将其划分为：在编人员档案、学生档案和流动人员档案等等。与此同时，不仅需要完成对档案内容的科学分类处理，还需要积极地强化软件、硬件、制度和人员等方面的管理。在开展中期数据储存工作的过程中，应该充分展现出数字化技术的作用，通过照相机和摄像机等设备，完成对各种数据资源的记录，在后期数据应用的过程中，应该切实有效地强化对人员团队的管理控制，以此来保障录入数据的质量和准确率，从根本上推动旅游事业单位的未来建设与发展。

2.3 强化数字化档案安全，做好存储管理

旅游事业单位在完成数字化信息和档案管理工作的融合应用后，档案管理安全性便成为需要重点关注的话题，其从属于最为重要的环节，将会直接关系到未来企业是否能够持续高效地发展。首先，管理人员需要积极地完成对档案管理设备和系统的维护，同时定期寻找系统当中存在的各种过时软件和系统项目，采用更新的软件来进行代替。其次，旅游事业单位需要聘请专门从事数字化档案安全管理的工作者，积极地强化对设备的运行环境的监督检查，最为重要的是推动相关技术设备的研究讨论，全方位地提升信息存储的科学性和合 理性。

2.4 推动部门交流沟通，促进档案数字化发展

在旅游事业单位当中，人力资源的流动是非常显著的，人事档案的数量则是多之又多，往往会涉猎到各个部门，信息内容也包含人员管理、人员调动、专业培训、绩效考核以及党员统计等各种方面。所以，旅游事业单位的管理层级在开展人事档案管理工作的过程中，首先需要做到的便是凸显出部门合作、多角度联动，制定出科学合理的信息收集、信息维护和信息使用机制，明确界定每个层级、每个部门之间的责任情况，形成更为科学合理、完善具体的运行协调机制，全面强化对人员团队的培训教育，提升信息使用者的实践操作能力，从而为人事档案管理数字化信息建设奠定下更为坚实的支撑作用。

2.5 制定统一管理标准，充分利用科技手段

首先，制定文本、照片和声响等资料的采集标准，完成对文件格式的统一化处理，尽可能地避免出现非必要的转换问题，对系统所涉猎到的其他各种应用项目，也应该制定科学合理的项目标准，以此来保障信息共享以及单位当中的上下层级的交互沟通。其次，积极地强化对领先技术的应用，打造崭新的数字化信息系统，在建设数字化信息系统的时候往往需要应用到多媒体技术、网络技术以及数据库技术等等，此类现代化技术是不容忽视的重要工具。在构建人员档案数据库的时候，最好可以采用先进的分布式多媒体数据库，而并非采取简单文件堆放的方式，切实有效地避免因为图像和视频数据容量较高而引发的卡顿的问题，用于满足在信息数据全面增加情况下的调用处理。最后，注重对数据资源的收集采纳与后期质量管控，利用高清晰度扫描仪以及DVD技术来录入照片、音频和视频等内容，以此来保障信息资源的基本质量，从本质上提升工作效率和质量。

3 结束语

总之，现代数字化信息的应用将会极大程度地提升旅游事业单位的各项管理工作的效率和质量，有效降低人工模式下所出现的各种问题，这就要求相关单位能够积极地强化对数字化信息的应用，在积极地强化对专业人员技术培训的前提下提升相关方面的管理水准和工作质量，这显然是极具时代意义的。可以说对数字化信息技术的应用不仅能够有效此推动人事档案管理工作的安全、稳定、规范发展，而且还能够有效提升管理质量。