信息化时代提升烟草企业档案管理的思考

张碧鑫 田胜奇

（益阳市烟草专卖局，湖南 益阳 413000）

随着互联网、信息系统、5G、物联网等科学技术的深度应用，各类信息化技术在社会生活各个领域运用发展，档案管理开始步入新时代。2020年6月份，档案法第三次修订首次新增了档案信息化建设内容，我国档案信息化建设已开始从项目试点阶段步入全面推广阶段。随着各类信息化基础设施和管理手段开始在档案管理中运用，档案发掘和资源利用能力较传统档案管理时代得到全面提升。对于企业而言，要想推动自身档案管理工作长远发展，就要转变思想观念，充分运用信息化技术的优势，改变传统档案管理工作方法，以更先进的管理理念和办法促进档案管理事业的发展。

1 当前档案管理现状

1）档案业务情况。当前，益阳烟草档案管理整体业务划归办公室管理，设有专职档案管理员5名，兼职档案管理员14名。档案室自1984年11月开始建立档案，主要存储文书档案、设备档案、基建档案、会计档案、声像档案、实物档案及采购档案等档案资料，现有各种门类、各种载体档案约28000卷，设有独立的文书档案室、基建档案室、会计档案室、采购档案室、实物档案室。

2）档案管理情况。当前，湖南省烟草商业系统已统一部署档案管理信息化软件，益阳烟草借此契机实现了30年和永久保存的文书类、基建类、设备类档案的数字化归档工作，目前共有著录条目约2万条、文书30万页、图纸1000页挂接于档案系统。当前，益阳烟草仍然采用“双套制”档案管理办法，机关或业务部门收集工作中形成的归档文件材料，定期整理并进行实物归档；同时，对于OA办公系统中经过CA电子认证的收发文，在流程办结时由档案系统自动获取条目信息与电子文件进行档案立卷归档。在档案资料收集整理过程中，为确保档案的真实性、完整性、可用性和安全性，档案管理员都会将电子文件和纸质文件各留存一份。

2 现有业务流程问题分析

1）档案形成问题。目前，本单位大部分涉及档案形成的流程都通过OA办公系统进行处理，系统办结后，再进行实体和数字化归档。一方面，相关岗位人员仍然停留在实体档案才是真正的档案的传统观念上，如采购档案，在归档过程中习惯性将所有OA系统中生成的电子文档打印成纸质档案进行保存，既造成了大量纸张和实体材质的浪费，也未能发挥信息系统的优势。另一方面，在档案的归档时，需要上传系统的文档会按照要求归档保存，而OA系统中未明确要求，但是对于档案形成非常重要的纸质资料，经常性被遗漏。

2）档案归档问题。在烟草行业，由于当前部分工作需要多部门协作完成，经常会有同一资料多部门共同使用的情况，且根据各个部门工作要求或管理标准，该类资料都需要进行归档。一旦进入归档环节，则会出现多个部门重复提交同一资料进行归档的问题。例如财务部门对某项目进行货款支付，会将所有支付流程中产生的资料进行留存并归入会计档案，而项目承办部门根据采购管理工作要求将该项目付款所产生的文件资料进行归档，待项目办结后统一归入采购档案，这样就会导致同一资料在归档时在档案内重复出现的现象。虽然对各业务部门来说，将所有与本部门相关的资料归档会便于其痕迹化管理，留下参考凭证，但是重复归档会因为留存资料过多浪费档案室空间，也会导致档案调阅时会检索到同一文件多个版本，对资料的准确性产生困扰。

3）档案移交问题。档案的价值是通过其真实性和完整性来保证的，在档案的移交过程中，确保档案的真实性和完整性是档案移交工作的重点。当前，单位人事变动较快，相关岗位工作人员对档案工作不熟悉，导致档案的移交工作出现不规范现象。一是档案不全，目前移交档案主要是以文书、采购、会计档案为主，尚有部分重要的声像、实物档案却往往留存在形成部门，随着岗位变动或办公室搬迁容易造成遗失。二是档案交接程序不规范，如部分基建档案移交过程中，移交方和接交方专业信息不对称，导致出现部分移交档案完整性不足，造成档案价值降低。

4）档案存储问题。因单位存储档案数量庞大，类别复杂，档案用房较多，给档案管理工作带来了较大的困难。一是档案室未集中布置，自成一区，当前，文书档案主要存储于机关办公楼四楼，基建档案存储于机关办公楼三楼，实物档案存储于机关办公楼五楼，采购档案存储于专卖办公楼二楼，会计档案存储于原物流仓库二楼，各类别档案存储位置分散，管理、查询难度较高。二是档案用房不规范，如实物档案库房位于顶楼，不利于档案保管，部分档案用房缺乏科学、系统的环境监测系统，收集的室内环境数据独立、分散，监测数据少，难以确保档案安全。

3 档案管理现状SWOT分析

信息化时代下，随着各种新技术、新管理方法运用于档案管理工作中，一方面提升了档案管理工作的水平，另一方面也凸显了新技术运用不充分、不成熟的短板。因此，需要用科学的方法对新时代档案管理工作的现状进行深入剖析，以提升档案管理水平。

1）优势（S）。软件基础到位：益阳烟草信息化技术运用成熟，当前已实现OA办公系统和档案管理信息系统的互联互通，可充分运用信息系统进行档案管理，目前，大部分涉及档案形成的流程都可以通过 OA 办公系统进行处理和归档；对于专卖、会计、采购的业务流程均通过信息系统进行处理，各类数据全面，与档案信息系统对接难度较低。

2）劣势（W）。思想认识不足：相关岗位人员对新时代档案管理工作认识不够，仍然以传统观念看待档案管理工作，认为纸质文档才是真正的档案，习惯性打印所有纸质文档进行实体化归档，甚至包括系统流程文件等资料，造成重复归档和纸张浪费。业务流程不科学：各业务部门为了确保自身业务完整性和合规性，会将与自身相关文件全部归档，同一文档容易出现多次归档现象，极大地降低了档案管理效率。此外，档案移交程序不规范、移交方和接交方专业信息不对称，容易导致档案移交不完整现象，造成档案价值降低。 基础设施不到位：由于前期规划不科学导致档案库房不断膨胀，且档案基础设施较为薄弱，如档案用房分散、布局不合理，档案室安全、辅助设施建设不够完善等。

3）机会（O）。政策法律支持：2016年，国家档案局在《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中明确提到，“在有条件的部门开展电子档案单套制（即电子设备生成的档案仅以电子方式保存）、单轨制（即不再生成纸质档案）管理试点”。同时，根据2020年6月20日修订的《档案法》第三十七条规定“电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用”。各类政策法规的颁布，为全面实现档案管理信息化提供了有力保障。现代信息技术支持：随着5G、物联网、区块链等技术的发展，档案管理的信息化发展迎来新的机遇。5G、物联网的发展能够较好的检测档案存储的物理环境，实现纸质文档和实体档案的长期存储；区块链技术的发展对电子档案的保存与管理提供了更好的环境，区块链的不可篡改性能较高程度地保证电子档案信息的真实性与安全性。

4）威胁（T）。档案价值不足风险：档案在行成和归档过程中存在资料缺失和移交不完整现象，会导致档案的价值不足或遗失部分对国家、社会和单位有重要意义的历史记录。档案保存不善风险：存储档案的数量庞大、类别复杂、档案用房较多，为档案存储带来了较大的挑战。档案基础设施不够完备，可能会导致实体档案的材质损坏、产生安全隐患，给国家和单位造成重大损失。

4 创新档案管理模式的思考

1）完善档案基础设施建设（WT战略）。要实现档案存储的科学性，就必须从长远考虑规划档案基础设施建设，特别是运用信息化技术完善档案基础设施。一方面，在建筑和选址方面，档案室面积规划应有长远考虑，以本单位每年新增库存平均数为依据，预留出至少15-20年的发展空间，以避免两三年后就要面临捉襟见肘、需要另行选择库房重新投入使用的窘境；另一方面，随着5G网络的普及和物联网技术的广泛应用，可充分运用物联网技术实现档案室的环境监测，对温湿度、光照强度、粉尘、烟雾等关键数据实时采集、有效融合、深度运用，实现对档案室现场环境实时监控、预警和适度干预，确保档案室的安全性和可靠性。

2）试行“单轨制”档案管理模式（SO战略）。当前，烟草行业拥有成熟的OA自动化办公系统、财务系统、营销系统、专卖系统等业务系统，日常工作中各类文件资料大部分在上述系统产生。同时，目前单位已上线档案管理信息系统，与OA系统无缝集成，可收集多种格式来源的电子文件，实现公文处理、归档整理、档案管理一体化，确保档案信息充分利用、长期保存。同时，2020年新发布的《档案法》第三次修订稿，首次对档案信息化建设做出了规定，标志着我国档案信息化步入高速发展阶段。因此，当前烟草行业已具备 试行“单轨制”档案管理的硬件基础和法律保障。探索档案“单套制”、“单轨制”管理，可以变革传统纸质档案收集、整理、归档的管理模式，将档案管理嵌入至电子文件形成、办理、收集、管理、利用的全生命周期，一方面可加快企业无纸化办公的发展，解决纸质档案数量多、体积大、储存难、查询难的难题；另一方面可实现各部门信息协同，避免归档人员无效作业、文件重复归档，进一步提高档案信息化应用水平。

3）运用信息化技术提升档案质量（SW战略）。要提升档案质量，应充分利用互联网、大数据等信息化手段，规范提升档案收集的完整性和准确性。首先，要充分发挥办公系统的协同作用和检测作用，从系统层面对电子文件的数量及质量进行检测，确保数据收集全面、有效；其次，应充分运用信息手段如OCR识别技术、信息摘要算法比对技术等，比对数据库及办公系统内信息，精准判断档案归档时的准确性，避免资料缺失或重复收集；最后，应当要运用大数据原理，对行业单位新闻报道及工作动态进行整合分析，引导提醒档案管理人员在工作中及时将能生动反映行业发展历史、具备保存价值的声像、实物等历史档案进行归档。

总之，随着信息化时代到来，档案管理工作的进一步发展迎来了新的机遇和挑战，通过运用大数据、物联网等技术，可继续深入发掘档案管理的潜力，有效提高档案的管理效率、管理质量及利用效率。我们应当借用档案管理信息系统部署的契机，充分发挥档案管理人员的主观能动性，充分发掘档案资源，完善档案管理体系，促进企业信息资源与企业档案管理业务深度融合，提升档案管理水平，以更好地适用信息社会发展的步伐。