机关事业单位文书档案管理要做到“四化”分析

霍春萍

（黑龙江省宝泉岭农场，黑龙江 鹤岗 154211）

在机关事业单位中，文书档案管理工作是非常重要的，对技术和服务有很高的要求，合理高效的档案管理可以提高单位的整体管理水平，也为之后单位的决策提供参考，有助于事业单位更好的运行和发展。因此对机关事业单位而言，文书档案有着不可替代的价值和作用，它记录着单位的发展历程，是机关事业单位运行发展中的重要资源，其管理和工作日常与单位的规划与发展有着密切联系，在档案的日常归类整理中要有一定的规范性，重视信息的收集和分类，掌握科学的管理方式，避免造成误差，给单位的决策和发展带来不便。工作人员对文书档案的储存，要遵循储存标准和单位规定，对后续的相关文书档案进行有序整理和保管，提高文书档案管理效率，同时能够及时去除没用的档案信息，促进文档管理工作的高效管理和机关事业单位的更好发展。

1 机关事业单位文书档案管理的重要作用

1）对机关事业单位和国家的档案工作有着重要影响。统一、有序的管理档案，可以使档案处在安全的环境中，保证档案的完好，为事业单位和国家决策中的各个环节工作提供保障和便利。机关事业单位在国家的发展中有着举足轻重的地位，其档案的保存和记录也是国家事业的一份子，有着不可替代的影响和效益，文书档案的科学管理为国家保存着重要的历史经历和资源，对推动国家事业单位的发展有着重要作用。

2）可做法律依据。机关事业单位的文书档案，多数记录着会议、决策、相关通告、协议等众多重要文件，客观反映着事业单位的发展和管理状态，并且文书档案管理工作有着其合理、科学的性质，是相关部门活动的依据和保障，完好的原始档案资料，可以为相关的一些案件提供凭据，具有法律效力。

3）信息查询更加优质便捷。在当今社会发展中，国家的经济和信息建设也在不断发展和完善，机关事业单位作为国家发展的重要组成，也发挥着自身的作用和价值，其档案资料包含了法人信息、资金来往、业务等多方面的信息资源，如果加以规范和完善，并进行科学研究使用，可以为社会发展提供便捷有效的信息服务，使信息资源更加全面、便捷。

2 机关事业单位文书档案管理中发现的一些问题

1）缺乏对文书档案管理工作的重视。根据目前一些机关事业单位文书档案管理工作的状况来看，多存在对文书档案管理的认知不到位，缺乏重视的现象，单位领导的忽视使其他档案管理工作者也比较随意，使档案管理出现疏漏和资料缺失等问题，特别是小规模的地方单位，问题更是比较严重。分析其原因，大概有：（1）在单位的收入和盈利方面，文书档案管理工作没有直接性的收益，不能为单位带来时效价值；（2）在单位的考核方面，上级部门对文书档案管理工作不做考察，使单位在文书档案管理方面比较懈怠；（3）就文书档案管理的内容和性质来讲，其过程比较长久，在于长时间的积累和储存，是一个单位整体的发展历程和资源财富，而单位的领导相对而言，只是一个阶段内的存在，对于没有直接效益的文书档案管理工作，都不愿去投入过多的时间和精力。所以，在机关事业单位中，对文书档案管理工作的忽视现象还是比较严重的。

2）文书档案工作者缺乏专业能力和素养。机关事业单位在文书档案管理方面，还存在着专业能力不强，档案管理者没有积极的服务意识的问题。在一些单位，文书档案管理多为兼职工作者，他们对于相关的档案知识缺乏了解，同时也没有经过专业培训，其工作经验多数是从事过人事或财务等档案管理经历，而缺少对文书档案的专业认知，认为只要保管好档案就可以了。另外，就是档案管理者缺乏服务意识，没有正确的工作态度和专业素养，不会积极地去处理和解决问题，对一些保密纪要不能够严格遵守，使文书档案管理工作受到更多的阻碍。

3）文书档案管理工作缺乏规范性。可能因为之前所分析的对文书档案管理缺乏重视和专业能力，从而使单位文书档案工作缺乏规范的管理，没有科学有效的方式方法，达不到档案管理的标准和目的。根据一些机关事业单位的文书档案管理工作，可以发现，对文书档案的管理没有确切的规范和标准，相关的制度要求也没有那么的严格，起不到威慑作用，工作人员只是负责文件的收集、整理等事宜，不能够对其鉴定和分类，并进行有效的编录和标引，大大降低了文书档案的利用效率。还有就是在一些单位，文书档案没有固定的管理者和负责人，人员的不停变更，使档案出现缺失的情况，不能够确保文书档案的完好保存。

4）缺乏相关管理条件和设施建设。在一些机关事业单位，档案室的建设达不到档案储存的相关标准和要求，存在着众多安全隐患，使文件出现损坏，或者干脆没有专门的档案室，文书档案的管理室与其他科室共用，给档案的查阅和使用带来不便，甚至有些小一点的单位只在办公室设置档案柜，更没有相关的保护措施，档案的安全和机密性得不到保障，这些都不利于文书档案的管理和保存。

5）对信息化技术应用不足，缺乏数字化管理。现代科技的不断发展，也加强了信息的传播和共享，对互联网技术的应用可以很大程度上增强档案的管理和利用效率，并且可以节约人力，使操作更加快捷有效。但在现实中，机关事业单位对信息技术的应用还比较欠缺，不能够将传统的档案管理方式与现代技术很好地结合在一起，对信息化也没有正确的认知，多数情况下认为只要把纸质档案转化为数字信息保存就可以了，没有真正实现数字化的管理和技术应用。甚至有些单位并没有信息化的建设，多数还是人工操作，对于文书档案的管理和发展有着很大的影响。

3 机关事业单位文书档案管理需做到“四化”分析

1）文书档案管理制度化。机关事业单位的运行和发展离不开完善的规章制度，文书档案的管理也要有相关的制度和准则，使文书档案管理工作更加顺利和规范。（1）增强文书档案管理的责任机制，落实各层管理的责任划分，从领导、主管到各部门相关管理人员及工作人员，都要明确实际的工作要求和责任划分，完善单位的管理机制，提高单位整体的责任意识，并能在各个岗位恪尽职守，做好自身的档案工作。（2）制定和完善文书档案在使用过程中的制度，比如文书的归档、收发、保管等多方面的制度，保证文书档案的有序查找和保存。另外在档案管理中的基础条件和硬件设施也要符合要求，做好防护措施，保证文书档案通风防潮等，确保档案的完好储存，避免损坏。（3）制定相关考核制度，落实各环节的制度实行和监督，增强档案工作人员的责任心和工作的积极态度，提高档案管理的效率和质量，切实保证档案管理过程的安全无损，促使机关事业单位文书档案管理工作不断完善和发展。

2）文书档案管理流程的规范化。就目前的机关事业单位文书档案管理来看，大多数流程都比较随意，不规范，比如档案的传阅过程没有固定工作人员，档案缺失等，给档案管理工作带来不便和阻碍，所以，规范文书档案的流程建设就显得尤为重要。（1）档案的收集。该阶段应该明确归档标准、保管期限等，统一文书档案的收集规范，保证文书档案的客观、准确。（2）档案的整理。文书档案的整理也要规范化，文书档案的排列顺序需要根据档案的时间和文件之间的关联性进行合理安排，同时也要考虑到文书档案的重要程度进行归档。归档编制的页码要严谨，不能重复、漏码等，装盒保管也要按照期限排好顺序，归档的注释、目录打印等格式、字号要统一，突出档案整理的整体性和有序性，方便档案的记录和查找。（3）文书档案的借阅查阅。档案的借出和查阅需要加强管理，明确可以查、借档案的人员资格范围，查借档案需要严格按照流程并认真填写单据，特别注意的是机密档案和原始档案，必须要借的话要经过领导批准才可，还要确定好归还时间，做好文件追踪，确保档案能够完好追回。

3）文书档案编录和标引的标准化。在文书档案的管理和保存中，档案的标引和抄录很重要，是归档的基础性操作，同时也具有很强的专业性，需要受到档案管理人员的重视，必须严格要求抄录和标引的用词、格式等，为后续的档案管理工作提供便利。另外，其著录标准需按照国家及事业单位的实行规则来制定，比如档案的编制、整理、主题等要严格统一标准，并有着专业化的要求，从事档案管理的工作人员，需要经受专业化的培训，充分熟悉和掌握档案的著录规则和标准，才能更好地提升档案的管理和利用效率。

4）文书档案信息数字化。文书档案的管理建设也要跟随时代发展，灵活掌握和利用数字信息技术，更方便的文书档案的存取。对于数字化的信息建设一方面是需要完成从纸质档案到数字信息的转化，利用计算机、相机还有扫描仪等配置，实现文书档案在色彩、存储等多方面的进步和需求，使文书档案更具现代化，可以更好地传输和利用。另一方面是加强档案存取的数字化建设，包含档案目录数据和档案全文数据。这两个方面的数据库在档案管理系统中一起建立，并能够相互兼容，确保档案在更改、利用中的信息一致和相通。文书档案的数字化转换和存取，可以使原纸质档案得到保护，减少损坏，同时更方便档案的信息传输和利用，使文书档案管理工作更加高效便捷。

4 提高机关事业单位文书档案管理的建议

1）提高对文书档案管理的重视。基于文书档案的重要影响，要实现文书档案管理的四化要求，就需要机关事业单位加强重视，领导层要主动参与管理和决策，充分调动档案工作人员的积极性，不断落实和监督档案管理工作，对出现的问题和失误严格作出批评和处罚，对优秀的经验和方法也要及时给予表彰和推广，促使每个档案管理工作人员能够认真对待、重视档案管理工作。

2）提升档案管理人员的综合素养。在文书档案管理中，档案管理人员需不断提高自身的专业能力和素养，才能更好地管理档案。单位要对档案工作人员加以培训，使其充分了解相关法规和档案规范，掌握档案管理工作的各项技能，对计算机技术能够熟练运用，同时也要定期考察管理人员的专业能力和水平，积极为单位档案管理工作培养优秀人才，在更加优秀的档案管理下，促进事业单位的平稳发展和不断进步。

3）加强保密措施。文书档案的保管要确保其安全和完整，要设立单独的存档室，并加固防盗，同时与其他的办公和活动区域分开，避免不必要的干扰；另外档案管理人员要固定，并且经过专业培训，专人负责，做好文书档案的保护措施，对日常档案和机密档案区分保管，杜绝出现对单位和国家利益造成损失的事情。

5 结束语

总的来讲，机关事业单位文书档案管理工作是非常关键和重要的，对事业单位的发展和各项工作的展开有着不可或缺的影响。随着现代化发展，文书档案要做到“四化”发展需求，加强文书档案管理人员的综合素质培养，重视文书档案对事业单位发展的影响，进一步促进机关事业单位的创新和发展。