探讨大数据视角下办公室文书档案管理的创新思路

孟 智

（盘锦市城乡建设事业发展服务中心，辽宁 盘锦 124010）

当下，大数据的发展和应用，为档案管理人员的检索以及收集提供了非常多的便利，有效促进了档案资源的整合，降低了文书档案管理的繁琐性。但是，在实际生活中，由于部分单位对大数据技术的应用效率偏低，最终导致档案数字化、信息化建设水平不高，阻碍了办公室文书档案管理有序进行。对此，基于大数据视角下，部门单位必须高度重视，能够强化对现代化信息技术的运用，积极地对管理思路和模式进行改进。

1 大数据视角下办公室文书档案管理存在的问题分析

1.1 数据技术应用效率较低，办公室文书档案管理实效性不强

现阶段，部门单位在组织开展办公室文书档案管理工作过程中，虽然已经强化了对管理模式以及方法的改进，但是，对于大数据技术的应用，整体效率却相对较低，并没有给予这一技术高度的重视，也不能充分意识到大数据技术的价值和作用，使得大数据技术与办公室文书档案管理工作出现了脱节的情况。一方面，部门单位没有将大数据技术与文书档案收集有效融合在一起，致使文书档案资源的挖掘以及收集不够深入，时效性不强，从而阻碍了后期文书档案编撰工作、文书档案专题汇编工作等的开展。另一方面，部门单位对大数据技术的应用效率不高，不能科学与办公室文书档案管理结合，从而导致档案资源无法实现共享，影响了档案成本节约的同时，更无法将文书档案的价值充分发挥出来。

1.2 办公室文书档案管理缺乏安全性，文书档案使用效率不高

依托于大数据视角下，在办公室文书档案管理期间，若想让管理效率能够整体增强，必须要高效地运用物联网或者互联网。但是，在对网络技术加以利用的过程中，非常容易受到网络环境中病毒程序的攻击，最终使得办公室文书档案后期的使用受到了严重影响。一方面，部门单位在开展文书档案管理工作期间，只是借助防火墙技术或者杀毒软件来对病毒程序加以防范，不能满足新时期办公室文书档案管理的具体要求，致使管理存在了很多漏洞，不利于管理效率的提高。另一方面，对于档案备份工作，部门单位也没有做到位，从而使得办公室文书档案在传输期间，经常出现乱码以及遗失等问题。在这些问题出现以后，因为没有可参考以及对比的原始档案，影响了办公室文书档案的真实性以及精准性，无法将文书档案决策咨询的作用和价值高效发挥出来[1]。

1.3 档案管理人员的大数据思维薄弱，大数据技术应用不熟练

当下，档案管理人员在开展文书档案管理期间，并没有树立良好的大数据思维，无法科学地对大数据进行高效利用，也不能将其与办公室文书档案管理科学衔接在一起，最终使得管理质量和效率大大降低[2]。在日常工作开展过程中，部门单位不能定期开展培训工作，缺乏统筹规划，培训内容十分单一，创新性不足，从而导致管理人员在工作期间，因为没有相应的培训，致使大数据技术以及其他信息技术的应用不够熟练，阻碍了办公室文书档案数字化建设进程的推进。同时，部门单位应用的培训模式不够新颖，忽视了人才交流在培训中的作用，档案管理人员无法充分了解大数据技术，更不能科学地将其融入到档案管理中。

2 大数据视角下办公室文书档案管理的创新思路分析

面对现阶段办公室文书档案管理中存在的各类问题，为了能够高效解决，一定要依托于大数据试视角，深入分析问题的成因，并有针对性地制定管理对策，强化创新，保证办公室文书档案管理能够与大数据技术有效融合在一起，从而促进管理效率和质量的提高。

2.1 强化应用大数据技术，促进办公室文书档案管理有效性的提高

基于大数据时代背景下，为了能够让办公室文书档案管理效率有效提升，降低问题出现的概率，一定要强化对大数据技术的应用，能够打造大数据管理模式。一方面，档案管理人员在工作期间，需要科学地对大数据展开应用，积极收集文书档案资源，不断对办公室文书档案的内容加以扩充，以保证部门单位内部的其他部门能够有足够的信息作为参考，档案需求主体的档案需求可以得到满足[3]。并且，档案管理人员应该依照办公室文书档案编撰工作以及档案专题建设工作等的具体要求，深层次的对政策文件以及法律法规等进行挖掘，合理收集，提升文书档案管理有效性。另一方面，高效利用大数据技术，建立健全的档案共享机制，确保档案管理的成本能够得到节约，让办公室文书档案管理的价值链可以进一步延伸。此外，上下级单位以及业务关联单位之间应该构建完善的档案共享服务平台，依托于大数据技术，高效检索文书档案，将符合要求的档案资源及时调取出来，以便信息资源能够实现实时共享。

2.2 加大办公室文书档案安全管理力度，凸显文书档案的价值和作用

为了能够有效解决当前办公室文书档案管理中存在的各类问题，除了要高效运用大数据技术以外，也应该进一步增强文书档案管理的安全，保证文书档案能够具有较强的真实性以及精准性。在日常工作中，档案管理人员应该从多个层面着手，将内网监控技术、数字加密技术以及访问权限技术等与办公室文书档案管理相融合。同时，档案管理人员应该加强事前备份，积极的与微云以及百度云等合作，确保云储存中的资源可以与办公室文书档案管理系统自动关联，让档案可以实现自动备份，进而提升管理的质量和效率。

2.3 强化复合型人才的建设，提高办公室文书档案管理水平

在具体的办公室文书档案管理工作开展过程中，为了能够让管理有效性得到增强，部门单位应该基于大数据视角，做好总体的规划和布局，建立健全的人才培养机制，加大对人员水平以及能力的提高，保证档案管理人员的素质可以得到增强。在日常工作开展阶段，部门单位可以组织开展“大数据时代文书档案管理”专题培训活动，让管理人员能够树立良好的大数据思维。同时，积极开展实践教学以及案例教学等工作，借助真实的案例，让档案管理人员可以对文书档案有所了解。此外，部门单位应该加快与档案馆以及大数据服务商等的交流，建立完善的人才交流平台，主动借鉴其他企业在大数据技术应用领域方面的成功经验，以保证管理人员的创新意识能够增强，进而让办公室文书档案管理工作的开展更加有效、顺利。

3 结束语

综合而言，大数据时代的到来，使得办公室文书档案管理模式以及内容也发生了很大变化。所以，为了能够更好地迎合时代发展步伐，满足现代社会发展需求，档案管理人员一定要加大重视，能够树立良好的创新意识，科学的对档案资源进行利用，有效对文书档案展开管理，以保证文书档案的价值和作用能够充分发挥出来。同时，部门单位也应该强化对软件系统的应用，大力引进硬件设备，确保文书档案管理的基础可以得到夯实。