信息化环境下企业档案管理与服务模式创新探究

张文秀

（杭州中美华东制药江东有限公司，浙江 杭州 311228）

在进入信息化时代下，企业的发展模式、经营方式和生产理念均出现了较大的变化，档案作为企业在日常运营生产中产生的宝贵资源，其具有较强的参考价值和借鉴意义，档案管理的功能性和作用性日益突出，是现代企业的无形资产，通过科学的档案管理能够为企业制定各项管理和发展决策提供依据和参考。因此，现代制药企业要迎合信息化时代的特点，加速档案管理优化创新，发挥档案的服务 职能。

1 基于信息化环境下优化企业档案管理的价值和意义

1.1 推动文化建设

现代企业想要谋求更好的发展，则需要依靠优秀的文化建设，以文化为内驱力，将企业员工团结在一起，共同为了企业拼搏奋斗。企业档案包含了企业文化建设进程，是企业文化保存和延续的关键载体，利用档案管理能够对企业文化进行提炼和整合，将其作为企业发展的软实力，而引入信息技术有助于发挥档案在文化建设中的价值。

1.2 提供决策依据

在市场经济体制下，制药行业竞争激烈，行业发展瞬息万变，企业要根据自身发展和行业变化，科学制定决策确保发展方向的正确性。在信息时代下，档案信息已经成为一种宝贵的资源，其记录了企业运营生产的历程，而利用信息技术能够挖掘档案中的潜存价值，为企业管理层制定决策提供可靠依据。

1.3 提升管理水平

档案作为企业日常管理工作的关键组成部分，其重要性和作用性日益凸显，企业领导对档案管理也更加重视，但是以往的管理思维和管理手段固化陈旧，难以满足信息时代的需求。通过引入信息技术能够显著提升管理水平，帮助管理人员突破定势思维，加速创新和改革进程，发挥档案的利用价值。

2 信息化环境下企业档案管理与服务模式创新思路

2.1 完善制度建设

档案信息化已经成为重要趋势，信息化管理与以往的纸质档案管理存在一定差异，为了确保各项管理工作有条不紊的开展，需要以完善而系统的制度体系作为支撑，促使管理人员有据可依、有章可循的落实管理工作，因此，制药企业要根据自身实际需求，加速制度体系建设。首先，针对档案管理的相关环节和流程制定管理制度，包含档案资源收集到归档的整个过程，都要形成严谨的制度体系，促使管理行为趋于规范化和标准化；其次，管理制度并非一成不变，要根据岗位需求和企业发展进行动态的调整，尤其对于档案利用服务，要编制科学的制度，发挥档案在企业服务中的价值；最后，制度体系中要包含奖惩制度和监督制度，特别是企业的机密以及重要档案，要加强管理监督，避免档案资源外漏，为企业带来经济损失，通过奖惩制度规范管理人员的意识和行为，做到有错必纠、有功必奖。

2.2 建立信息系统

在“互联网+”提倡下，信息技术在档案领域的应用程度不断深化，而想要充分发挥信息技术的管理优势，企业则要加速信息提供建设进程，摒弃固化的管理模式，发挥信息系统在档案服务和利用中的作用。首先，信息系统要包含所有的企业档案，企业要组织人员将以往的纸质档案通过扫描的方式转变为数字档案，有组织、分批次的完成这一工作，将企业档案集中到信息系统中进行统计保管和管理；其次，在信息系统建设中，档案数据库占据核心地位，数据库内包含了企业所有重要的档案资源，因此，要对访问权限和管理权限进行科学设置，在访问数据库中，需要制定的密码和账户，并且记录每一次数据库登录和访问记录，没有管理人员的授权，不能对档案资源私自拷贝；最后，注重信息系统的日常维护和安全防护，安装杀毒软件、开启防护墙，避免黑客或者病毒入侵，定期对系统进行升级和维护，为档案工作的有序开展奠定基础。

2.3 发挥服务价值

档案是企业在长期运营生产中而产生的宝贵资源，其是企业无形财富，对促进企业发展具有重要价值，档案管理也要突出服务价值，转变以往重视收藏、忽视服务的弊端，充分挖掘档案资源的潜在价值，为企业提供科学的档案服务。首先，管理人员要解放思想，改变以往被动的服务模式，要根据企业需要制定科学的服务机制，掌握企业对档案资源的需求，明确服务方向、服务重点以及服务内容，保证档案服务的针对性和实效性；其次，充分利用云计算、大数据等技术，对档案资源进行整合和挖掘，提炼其中潜存的价值，按照企业管理层的需要以及发展方向，为企业制定各项决策提供参考和依据；最后，管理人员要突出档案价值性和阅读性的基础上，还要通过资源整合提升资源的价值性，尤其是企业生产、市场需求、人事管理等方面的档案，要将简练而重点的信息提供给管理层。

2.4 建设人才队伍

现代制药企业的竞争也是人才力量的竞争，在信息化管理模式下，对档案管理人员的岗位能力、责任意识、职业道德和技术水平提出更为严格的要求，以往的管理经验已经无法使用信息化环境的需求，因此，制药企业要加速人才队伍建设，以人才作为提升管理效能的基础和保障。首先，加强档案人才招聘，招聘工作要面向普通高校和社会，提升岗位工薪待遇，吸引更多具有从业经验、知识背景以及专业能力的人才加入，扩宽其晋升空间，鼓励人才在岗位中积极创新、勇于进取；其次，企业也可从内部选拔具有一定管理能力和管理经验的人才从事档案管理，在入职之前做好专业技术培训，内容要涉及信息技术操作、档案知识、岗位责任以及职业道德等内容，通过培训优化管理队伍的知识结构和能力结构；最后，鼓励管理人员利用平时工作和生活时间学习信息技术，并且将其应用到岗位工作中，尤其是大数据、云端、云计算等高新技术，要发挥其在档案管理中的价值和优势。

3 结束语

总而言之，信息技术已经成为推动社会发展的核心力量，在信息化背景下，制药企业要给予档案管理以高度重视，加速信息化管理进程建设，注重挖掘档案资源中潜存的价值，为企业决策和生产运行提供依据和参考，发挥档案资源的服务和应用价值。