事业单位人事档案管理信息化建设现状及提升

黄 坤

（宁远县应急管理局应急救援指挥中心，湖南 永州 425600）

员工的业绩，背景，履历和重要资料都可以通过人事档案提供。为保证人才开发与人才利用管理在各组织中的重要性，科学的人事管理促进了人才信息的科学利用。伴随着数字化信息的日益成熟，人事管理电脑化、简便易行，人事档案数据管理已成为时代发展的必然趋势。

1 人事档案管理信息化建设的意义

1）有利于查询和阅览人事档案信息。机关人事档案管理信息化建设准确高效，使人事档案的查询、阅读更加方便快捷，更好地发挥其应用价值[1]。

2）有利于开发和利用人事档案信息。要实现人事管理的一体化发展，优化现有人事数据管理，不断引进计算机信息技术，实现个人数据信息的多层次、综合开发利用，以适应现代企业对档案工作的高要求，保证人事档案的质量。

3）有利于保存人事档案的完整性。传统的事业单位人事管理中，纸面行为无法跟上时代，存在诸多问题。如纸张文件氧化、面粉、昆虫生长等，造成大量的信息丢失，不利于准确查找相关信息，浪费大量的时间和人员，而人事档案信息的开发可以有效地解决这些问题。随后，可以快速、清晰地查找需要查找的文件。机关单位实行个人资料管理，促进档案的完整保存，大量档案信息资源可储存于网络存储器，方便快捷。

4）永久保存档案资料。事业单位人事档案，过去绝大多数都是用的。但是，由于气候或环境的影响，纸质档案极易被破坏，造成大量资料和数据的丢失，对资料的需求十分困难。通过人事档案的信息化管理，可以在一定程度上解决纸质档案的问题，为人事档案的永久保存提供了可行的途径。

2 人事档案管理现状

对事业单位的档案环境而言，多数是小档案、旧计算机少、从业人员少、设备更新慢、缺少相关管理人员或管理专家专业化程度低等问题，影响了人事档案数据库信息系统的结构。由于需要使用计算机和其他网络设备来实现个人数据管理的计算机化，但是有些机构缺乏资源和专业技术人员，硬件条件的缺乏直接制约着个人数据收集的进程，档案管理员的专业水平决定着档案的储存方式和利用水平[2]。

新时期我国政治、经济、文化等各方面都有了更快的发展，人事档案管理仍然受制于其传统的纸质行为。目前，纸型档案主要存在利用效率低、主题不突出、地域局限等问题。设立人事档案管理信息系统具有快捷、高效等优点，可节约人力，在人事招聘和人事应急处置方面具有明显优势。但是，信息技术可以快速地转移个人隐私，这是信息时代人事管理的一个安全问题，在大数据时代，防范经济欺诈和个人数据传输带来的安全问题非常普遍，这也对档案管理人员提出了警告。为保障每一位员工的数据安全，就是犯罪分子盗取个人信息进而影响个人的正常生活，必须牢记安全责任意识，筑起个人数据安全屏障。

3 事业单位档案信息化建设措施

1）提高管理人员的素质。人事档案管理的核心是整个人力资源的可操作性。人事档案管理的信息化水平直接关系到人才队伍的质量，首先要提高管理者的信息管理意识。但在信息技术飞速发展的今天，旧观念依然阻碍着人们的思想进步。所以在个人资料管理中融入先进的理念是非常重要的。要从根本上改进，必须要有发展的思路、明确的目标、注重的信息。为了提高机关档案信息管理的质量和专业化水平，必须引起档案管理者的重视。在信息技术不断发展的今天，人事管理人员不仅要懂得档案管理，而且还要懂得信息技术，提高职业素质。二是提高员工道德素质；在人员管理上，要有良好的职业道德，把档案资料传递给各单位，各单位要定期对人员架构师进行职业道德培训，优化人员年龄结构，提高思想政治素质，提高职业道德水平，努力实现档案管理信息化，在人事档案的计算机化建设和管理方面，培养更多的人才，促进计算机化建设的顺利进行[3]。

2）做好人事档案管理信息化的数据库建设与安全防护。在人事档案管理中，事业单位必须将数据库的安全防护问题放在首位，在储存人事档案信息之前需要对其进行正确识别。在档案管理中心，工作人员必须以档案数据库管理规定为基准，严格遵守各项制度，规范档案管理行为，利用先进技术建立规范、准确、科学的档案人员数据库。另外，值得注意的是，虽然信息技术的应用为事业单位的档案管理带来了极大的便利，但是在数据管理中也存在着极大的安全隐患。在档案管理中，必须将人事档案管理信息建设中的信息安全问题放在首位，不断完善信息安全保障体系，建设安全管理标准。此外，在档案管理中，应该对人事档案数据进行备份，设置相应的系统恢复机制，以免出现突发情况造成信息丢失的情况出现。要建立健全人事档案信息安全保障机制；要加强对员工的职业道德教育和安全技术培训；要提高员工的保密意识和安全使用能力；要不断完善管理制度，保证信息安全，为人事档案管理提供重要保障。

3）促进档案信息的资源共享。档案部门之间信息交流的最终目的，就是更好地利用人事档案，为单位发展服务。所以人事档案的利用就显得至关重要。一是要根据实际情况，建立信息系统，实现不同服务与数据之间的信息交流与交换；二是要建立综合数据管理信息服务网页，搭建有效的综合平台，积极拓展个人数据管理信息网站的建设，进一步提高个人数据设置服务水平。管理人员可将云计算技术引入海量存储数据，采用集中存储，克服设备与平台的局限性，有效地开发数据资源，提高工作效率。不管是硬件还是软件支持，都必须根据单位的实际情况来管理，因此参与系统设计的人员必须在系统功能和功能的开发和使用过程中，对单位本身的实际情况进行监测，以提高系统软件操作的兼容性设置的特权。

4）完善人事档案信息化管理制度。在人事档案管理中，制度制约是档案管理信息化建设的前提。当前的人事档案信息复杂、更新速度极快，档案部门对于数据的收集和整理很难做到及时性和标准化。针对这种情况，事业单位各部门应该从实际情况出发，合理制定相关标准，实现人事档案的标准化建设和管理。如，人事部门可以利用电子文档对新的人事信息进行录入和完善，然后通过后台管理传输到档案部门进行保存。其他部门的最新档案信息填写方式也应该以信息化填写方式为主，并提交档案部门进行整理归档。

4 结语

现阶段，随着我国事业单位改革进程的不断加快，在事业单位的人事档案管理中，面临着更多的问题挑战。在快速增加的人事信息背景下，信息数据的复杂程度直线上升，事业单位要想做好人事档案管理，纵容改变人事档案管理现状，就必须对人事档案管理方式进行改进和完善，同时各单位还要对信息技术对档案管理的重要性有全面的认识，注重档案管理人呢元的素质培养，大力推进信息化档案管理建设，实现档案信息的有效管理和资源共享，使本单位的工作与时代发展共同进步。