干部人事档案数字化建设研究

李 飞

（内蒙古准格尔旗人力资源和社会保障局，内蒙古 鄂尔多斯 010300）

干部人事档案是组织人事等部门依据党的干部相关政策，在干部培养、选拔和任用等过程中形成的关于干部个人情况的各项记载。干部人事档案资料是国家档案的重要组成部分，也是科学地、历史地、全面地考察了解和正确选拔利用干部的重要依据。在传统的档案管理模式下，干部人事档案的保存、提供、利用主要是以实体档案为主，使得档案管理、查询和利用效率低，工作量大，不适应现代信息社会的发展及档案管理信息化、数字化发展趋势。因此，必须要重视和加强干部人事档案数字化建设，以切实提升干部人事档案管理水平，为组织人事部门培养、选拔干部提供可靠的信息数据支撑。

1 干部人事档案数字化建设的必要性

干部人事档案数字化是指根据国家相关规范，应用信息技术手段对干部人事纸质档案以及干部人事工作中产生的各类信息进行数字化处理，使之成为数字图像和数字文本，并实现数字化收集、整理、保管、统计、查询及借阅等。干部人事档案具有现实性、全面性、动态性、保密性的特点，实现数字化建设的必要性如下：

第一，是保护传统档案载体的所需。纸质档案是传统干部人事档案的主要载体，在干部培养和选拔过程中，需要反复查询、复印和利用，这会极大地影响档案载体的侵扰，甚至会造成档案资料破坏和丢失。实施干部人事档案数字化，就能最大程度地减少对传统档案载体的侵扰，降低磨损概率，对延长纸质档案保存期限、有效保护传统档案载体有积极作用。

第二，是干部人事档案动态化管理的需要。干部的培养、选拔过程中，需要对干部的人事档案进行全面和动态的掌握，以便客观地评价干部的“德能勤绩廉”，为组织人事部门选拔合适人员提供科学参考。实施数字化管理后，利用信息技术、大数据和云计算等可构建干部人事档案信息纵、横关联，及时掌握其人事信息资料。

第三，是提升干部人事档案利用效率的客观要求。传统的干部人事档案利用效率低，而数字建设后，将能提高档案查询、利用的效率，能为组织人事部门提供快速、便捷的人事信息资料，也能避免人事档案在查阅、转递过程中出现异常情况。同时，也便于充分整合人才资源，自动生成翔实、直观的人才信息分析图表，综合分析干部人事档案资料，为人才资源潜力的开发和决策提供可靠的借鉴。

2 干部人事档案数字化建设策略

2.1 创新档案管理机制，夯实档案数字化根基

大数据时代下，鉴于干部人事档案的重要性，相关部门应积极转变思维，将先进技术和理念引入到干部人事档案管理中，重视和强化档案数字化建设，做好顶层设计，立足实际科学制定数字化建设方案。既要对以前已经归档的纸质人事档案进行数字化信息采集、录入、整理、加工、上挂和利用，也要做好新增干部人事档案的实时数字化采集，丰富馆藏资源。要结合干部人事档案工作安全性、保密性强的特点，创建一套契合实际需求的档案管理机制，加强监督管理，使数字化建设工作真正走向效率化和规范化。此外，还要加强干部人事档案数字化相关的软硬件设施建设，在经费预算上强化保障力度，将所需的计算机、扫描仪以及管理软件等配置完备，构建人事档案数字化管理系统，为数字化建设夯实基础。

2.2 完善干部人事档案数字化流程，强化数字安全防护

干部人事档案数字化建设过程中，科学合理的工作流程和管理体系是重要的基础和保障，这就需要对干部人事档案管理流程进行优化更新，使之能符合数字化建设需求。要先对干部人事档案进行查缺补漏，逐份鉴别，保证档案资料的完整性，这是至关重要的基础工作，必须要予以高度重视。在此前提下，整理编码，严格按照人事档案种类及范围进行排序整理；精准地录入目录，并使之与档案内容一致；装订打印后，进行档案扫描和图像制作，并保证其符合数字化归档标准。最后，数据审核。最后，对干部人事档案数字化数据进行审核，做好数字目录、原始及高清图像的检查、校对，无误后再把数据信息挂接至干部人事档案数据库中，以供后续查询和利用。同时，还要加强安全管理，开发方便快捷安全高效的档案管理系统，利用信息加密、访问控制、网络完全密钥等技术，打造安全可靠的运行环境，为推行数字化工作筑牢“防护墙”。构建干部人事档案数字化文件检索、档案查阅审批制度，明确用户责任权限，定期核查授权终端，对阅档过程进行详细的日志记录，提高档案信息安全性、稳定性。

2.3 深化干部人事档案专项审核成果应用，配备专业人才

干部人事档案专项审核是在全面审核档案的基础上进行的，不仅要明确审核重点，还要特别注意档案是否存在涂改造假等问题，所录入的信息资料是否真实准确，所依据的原始依据材料是否规范完整等。根据专项审核的结果，再对干部人事档案进行数字化录入，以提高档案管理工作质量。此外，还要加强档案资源深度开发，做好干部人事档案数字化应用。对于中层、少数民族、女性、业务型专家以及离退休人员的档案信息，要进行深度、动态的统计、分析和预测数据分析，确保其档案信息准确、完整，提高档案信息的利用率。开发编研干部人事档案数字信息资源，深化档案信息的开发利用，增强干部人事档案利用的前瞻性、积极性和主动性。加强档案管理队伍建设，为干部人事档案数字化建设配备专业人才。干部档案管理部门应定期组织人才培训，实现人才队伍常态化教育，以提高队伍综合素能，为干部人事档案数字化提供坚强人才支撑。要采用讲座、继续教育等方式，对现有人才强化信息技术与安全管理等方面的知识培训，提高档案管理人员的信息素养。还要重视引进综合素质高的青年人才，构建具有复合型专业结构的高素质人员队伍。

3 结语

综上所述，干部人事档案数字化建设意义重大，将能提升档案信息采集、处理、传输、利用能力，实现档案资料管理与开发利用安全、便捷、共享、高效。在实践中，应结合实际，以目标和问题为导向去践行干部人事档案数字化工作，使之能为组织人事管理提供更加高效便捷的服务。