大数据形势下档案管理工作分析

吴小平

（四川省成都市简阳市平泉街道办事处，四川 成都 641400）

在大数据形势下，社会各行各业都在面临着大数据怎样实现有效管理的问题，档案管理工作同样如此。档案管理的主要工作内容是保存档案、提供档案。所以，在任务方面主要是对各种原始数据的收集、整理、检索以及保存与利用等等。在大数据时代，在我们生活的环境中，每一天都会产生大数的数据，而这些均对档案管理工作带来了巨大的挑战。

1 大数据形势下档案管理工作的变化

1）档案的管理机制变得更为复杂。传统上的档案管理：主要是将档案资料根据各种不一样的需求开展分类，为后续的运用带来方便。在大数据形势下，数据信息相当的庞大，数据类型也分为了结构化数据与非结构化数据两种类型。而非结构化的数据，将会伴着网络的运用表现出几何式的增长，同时不同信息间更是彼此交叉的。档案管理工作在大数据形势下变得更加的复杂，管理的内容更是海量的[1]。所以，传统的档案管理工作方式已经无法适应大数据形势的需求。档案管理工作人员必须要提高大数据的意识，关注数据的收集、整理、筛选等工作，实现对档案的有效管理。

2）对档案管理者提出了更高的要求。传统上面的档案管理工作只要档案管理者可以使用关于管理的基本方法便能够满足要求。然而，在大数据形势下，档案管理工作正面临着信息类型多样，数量海量化的问题。信息的处理手段也是比较复杂的，在这样的形势下，对档案管理人员掌握相关技术，做好档案管理工作提出了更高的要求。另外，除了基本的一些档案管理办法之外，还需要掌握计算机与数据处理的有效整理、查询等技术[2]。所以，要在信息时代做好档案管理工作，工作人员必须不断地学习新知识与技术，增强个人的专业水平，提高办事能力，以适应现今形势的需要。

3）对档案管理的安全性提出了更高的要求。大数据形势下，档案管理工作的信息化，使得工作效率更高，管理工作更加的便利。然而，却提高了档案信息被泄露的可能性。所以，档案管理的安全性便信息时代档案管理工作不可缺少的重要部分。而作为档案管理者在开展工作进程中，必须要有安全意识，保障档案管理工作的安全性。而且，需要结合实际情况，构建安全性能高的信息系统。

2 当前档案管理工作的问题与不足

1）档案储存方面的问题。一直以来，档案管理工作均是使用输入档案信息并进行储存的方式来开展操作的。然而，随着信息数据的越来越多，甚至是海量化。档案储存工作便变成了大数据工作[3]。而且，档案管理工作除了数据的储存还有其他的工作需要开展，这便会导致信息变得越来越多，越来越难以控制。在储存与查询方面均十分的困难。

2）档案资源管理中的问题。档案管理工作，在过去都是使用人手笔录的方式进行记录的。但是，随着信息时代的到来，数据化管理已经在近几年替代的人工管理，实现了对数据进行合理的收集以及整理。然而，直到今天这个技术依然无法满足档案管理工作的需求，影响到档案管理工作的效率。要希望可以提高档案管理的效率，还需要将信息技术工作重视起来，深入挖掘大数据的价值。在大数据形势下，档案资源管理工作里面的数据档案工作便是十分关键的问题。

3）档案管理人员方面的问题。随着信息时代的到来，人们越来越关注大数据技术与信息管理方面的问题。各高校也开设了相关的课程，以为社会培养时代需求的人才。然而，就目前而言，这方面的专业人才依然是十分缺乏的。精通大数据技术的档案管理工作专业人才更是缺乏。

近年来，不管是那个方面数据信息变得越来越多，必须要借助大数据信息技术实现对信息的整理与收集。然则，怎样利用大数据技术开展档案工作的管理的人才却十分短缺。人才是国家与企业发展与创新的关键，只有专业人才得到了保障，档案管理工作才可以紧跟时代的发展，适应时代的需求。

3 大数据背景下企业档案管理工作的创新策略

1）创新档案管理的观念。在大数据形势下，要做好档案管理工作，提高档案管理工作的效率，完善管理工作的关键便是观念的创新与改变。不管是档案工作的管理人员或者是基层人员，均应该要改变传统的管理理念，紧跟时代发展现状，及时地更新管理观念。在大数据形势下，依然有很多的管理者没有意识到信息技术的重要性，甚至是一味的排挤信息技术，而在思想上无法紧跟时代。导致信息技术工作推进中，效率低下，影响到档案管理工作的开展。目前，档案管理的数据类型是十分多的。同时，随着数据信息的海量化，若依然使用传统的观念进行管理，肯定需要花费大量的工作时间，而且让工作无法满足预期。因而，要做好档案管理工作的第一步便是更新档案管理的观念，适应大数据的变化与要求，合理使用信息技术开展工作，将信息技术运用至档案管理工作中，随着时代的发展，不断地更新信息技术手段，提高档案管理工作的效率。

2）创新档案管理的方法。在提高档案管理工作效率，完善档案管理工作的工作的储存问题以及资源管理问题，最关键的地方便是优化管理方式，对传统的管理方法进行时代的优化。以适应现今大数据形势下的需求。改变传统上制约着档案管理工作发展的方式，推动信息技术与档案管理工作更为深入的融合，让信息技术更好地辅助档案管理工作的开展，在不断地实践与尝试中创新档案管理方法，提高档案管理的效率。与此同时，还应该要在档案管理工作中设置激励制度。针对一些效率高，表现突出的档案管理工作者，给予及时的表扬与奖励，以起到更好地表率作用。利用这样的办法，能够有效地激励档案管理工作者的积极性与主动性，让信息技术与档案管理工作的融合更快，效率更高。

3）培养与引入档案管理工作专才。在档案管理工作中，有很多的工作者并非专业的科班出身的。同时，随着信息时代的到来，在大数据形势下，要既掌握信息技术又精通档案管理工作的专才十分的稀缺。即使，更大高校已经开设了专业的课程以适应市场需求。但是，依然是供不应求的。要提高档案管理工作的效率，人是关键的因素。基于此，应该要从两个方面提高大数据形势下档案管理工作人员的水平。一是加强培训，对内部员工进行培训，加强他们在信息技术方面的运用能力。由于内部员工，对于档案管理工作都已经很熟悉，他们缺乏的更多是信息技术方面的能力，可以通过聘请专家开展讲座，或者是安排优秀员工进修等方式培养专业人才。二是从外部引入。具体可以从学校中进行招聘，或者是在互联网中发布招聘信息。从外部引入更多的具备信息技术与档案管理工作能力的专才。在大数据形势下，专业的档案管理团队，对于提高档案管理工作的质量与效率，起到关键性的作用。

4 结语

在大数据形势下，随着信息数量的越来越多，对档案管理工作带来了时代的挑战与压力。面对着海量的信息数量，传统的人手处理方式已经没有办法满足时代需求。而信息技术与档案管理工作的融合过程中，因为多种原因而导致效率不佳，制约了档案管理工作的开展。本文分析了大数据形势下档案管理工作的变化与要求，指出了档案管理的问题与不足，并有针对性地提出了建议，以提前档案管理工作的效率。